На робочому місці дуже важливо заздалегідь спланувати та запланувати свої зустрічі. Це дає змогу вашим співробітникам підготуватися до зустрічі та зробити всі необхідні підготовки. Сьогодні все важче знайти час для телефонних дзвінків або планування особистих зустрічей. Набагато простіше запланувати зустріч у службах відеоконференцій, як-от Google Meet.
Для цього вам потрібно спочатку налаштувати подію в Календарі Google. Планування в Календарі Google дозволяє надсилати запрошення безпосередньо вашим контактам. А щоб зробити це ще простіше, тепер ви можете планувати зустрічі в Календарі безпосередньо з розмов у чаті Google.
Планування зустрічі в Календарі Google із чату Google на комп’ютері
Спочатку перейдіть на chat.google.com і ввійдіть у свій обліковий запис Google. Потім, щоб запланувати зустріч у Календарі Google, ви можете просто навести курсор на назву особи/групи (у лівій частині екрана), з якою ви хочете провести зустріч, і натисніть значок «Календар» у спливаюче вікно.
Якщо ланцюжок чату відкритий, ви також можете натиснути значок календаря праворуч від поля, де ви вводите повідомлення.
Після натискання на піктограму в правій частині екрана відкриється панель календаря. У нижньому правому куті ви знайдете можливість редагувати час події в Календарі. Натисніть на опцію «Редагувати в календарі».
Ця дія призведе вас до Календаря Google. У верхній частині екрана ви можете змінити назву зустрічі на будь-яку, що стосується мети зустрічі.
Трохи нижче ви можете встановити дату зустрічі. Ви можете ввести дату вручну або вибрати з календаря, який буде надано.
Далі ви можете встановити, коли почнеться ваша зустріч і коли вона закінчиться. Так само, як і дату, ви також можете ввести час вручну або вибрати один із запропонованих варіантів.
Якщо зустріч, яку ви плануєте, буде щоденною, щотижневою, щомісячною або щорічною, вам не потрібно налаштовувати її знову і знову. Просто виберіть опцію «Не повторювати» під часом, щоб вирішити, як часто буде зустріч.
У розділі «Деталі події» ви можете вибрати, коли ви хочете отримувати сповіщення про зустріч. Ми пропонуємо вам вибрати час ближче до зустрічі (5-10 хв.).
Далі нижче ви знайдете поле «Опис». Ви можете використовувати цю область, щоб донести до членів, що буде обговорюватися на зустрічі. Це дасть членам уявлення про те, чого очікувати і чого від них очікують.
У правій частині екрана в розділі «Гості». Ви можете додати більше учасників до своєї зустрічі.
Якщо ви зробили помилку і додали когось, кого не було призначено для участі в зустрічі, ви можете легко видалити його, натиснувши значок хрестика (x) біля його імені.
Тепер ви можете зберегти зустріч у своєму календарі, натиснувши «Зберегти» у верхній частині екрана.
Потім Google Календар запитає вас, чи хочете ви надіслати електронний лист учасникам зустрічі та сповістити їх. Натисніть «Надіслати».
Це воно. Якщо ви відкриєте Календар Google, ви побачите, що вашу зустріч збережено.
Натисніть на нього, і він надасть додаткові параметри.
Ви можете приєднатися до зустрічі безпосередньо з Календаря Google.
Планування зустрічі в Календарі Google із програми Google Chat на мобільному пристрої
Якщо ви використовуєте телефон для налаштування зустрічі, все, що вам потрібно зробити, це запустити програму Google Chat і відкрити чат людини (або кімнати), з якою ви хочете провести зустріч. Потім торкніться значка Календаря Google під зоною введення, щоб створити та запланувати зустріч Календаря.
Після натискання значка «Календар» у нижній частині екрана ви перейдете до програми Google Calendar з невеликою панеллю внизу екрана з кількома деталями. Вам потрібно перетягнути панель вгору, щоб відкрити її повністю та розкрити більше деталей.
Провівши пальцем вгору, встановіть дату та час зустрічі. Щоб вибрати частоту зустрічі, потрібно натиснути «Інші параметри».
Виберіть «Не повторюється» як частоту зустрічі, якщо це одноразова подія.
Далі прокрутіть униз, щоб вибрати, коли отримувати сповіщення від Календаря. Натисніть на час за замовчуванням, вибраний програмою, щоб відкрити додаткові параметри.
Виберіть, коли ви хочете отримувати сповіщення. Біля вибраної опції з’явиться синя галочка.
Вибравши бажану кількість часу, поверніться на головну панель і натисніть «Зберегти та поділитися».
Програма запитає вас, чи хочете ви повідомити учасників події електронною поштою перед збереженням. Натисніть «Зберегти та поділитися», щоб підтвердити.
Заплановані зустрічі відображаються у вашому Календарі Google, а також у Google Meet, де зустріч насправді відбудеться.