Легко запрошуйте учасників на заплановані зустрічі Microsoft Teams і відстежуйте їхні відповіді.
Віртуальні зустрічі можуть бути виснажливими. Це всі знають. Тож, як організатор зустрічі, ви несете відповідальність якомога сильніше згладити процес. Величезна частина цього зводиться до того, щоб не проводити постійно імпровізованих зустрічей.
У кожного в календарі багато справ. І заздалегідь попередити – це не тільки уважно, але й професійно. На щастя, запросити людей на зустрічі Microsoft Teams надзвичайно легко. Коли ви плануєте зустріч у Microsoft Teams, ви можете запросити людей на зустріч одразу.
Примітка: Для безкоштовних і персональних облікових записів Microsoft Teams немає можливості додавати учасників під час планування зустрічі. Посилання на зустріч потрібно надіслати вручну. Опція надсилання запрошень на зустріч доступна лише для облікових записів Microsoft 365.
Перейдіть на вкладку «Календар» на панелі навігації зліва.
Натисніть кнопку «Нова зустріч» у верхньому правому куті екрана. Відкриється вікно планування.
Дайте назву зустрічі та виберіть час і дату події. Потім перейдіть до «Додати необхідних учасників», щоб додати людей, яких ви хочете запросити на зустріч. Ви можете запрошувати користувачів як з вашої організації, так і за її межами.
Щоб запросити користувачів із вашої організації, введіть їхні імена. Команди нададуть пропозиції від членів вашої організації. Натисніть їх ім’я, щоб додати їх.
Щоб запросити користувачів не з вашої організації, вам потрібно буде ввести повну адресу електронної пошти цієї особи. Натисніть клавішу Enter після введення адреси електронної пошти або натисніть пропозицію «Запросити», щоб додати їх як учасників зустрічі.
Для користувачів, присутність яких не обов’язкова, натисніть кнопку «Необов’язково» в кінці текстового поля.
Розшириться нове поле. Введіть необов’язкових учасників тут так само, як і з обов’язковими учасниками. Для членів організації введіть їх ім’я, а потім виберіть його з пропозицій Teams. Для членів за межами вашої організації введіть повну адресу електронної пошти.
У Teams також є помічник із планування, який дозволяє порівнювати свій календар з календарями інших учасників (у будь-якому випадку для яких він доступний), щоб знайти час, який підходить всім. Перейдіть на вкладку «Помічник із планування», щоб отримати допомогу від Teams, щоб знайти відповідний час.
Після введення всіх деталей у вікні планувальника зустрічей натисніть кнопку «Надіслати».
Запрошення буде надіслано всім учасникам наради (обов’язкові та необов’язкові) або на їхню поштову скриньку Outlook (для людей в організації) або на адресу електронної пошти (для сторонніх). Користувачі можуть відповісти на зустріч і додати її до свого календаря за допомогою надісланого вами запрошення.
Ви можете переглянути їхні відповіді в деталях зустрічі. Щоб переглянути деталі зустрічі, двічі клацніть зустріч у календарі. Праворуч розташована панель «Відстеження», яка показує статус відповіді кожного.
Ви також можете запросити більше людей на зустріч після початкового планування зустрічі. Відкрийте деталі зустрічі з календаря, двічі клацнувши її або вибравши «Редагувати» у меню накладання.
Потім додайте ім’я або електронні адреси учасників у розділі «Обов’язкові» або «Необов’язкові» та натисніть кнопку «Надіслати оновлення». Користувачі, які вже були додані, також знову отримають запрошення.
Ви також можете скасувати зустріч, і всі отримають електронний лист із оновленням, що зустріч скасована.
Відкрийте деталі зустрічі та натисніть кнопку «Скасувати зустріч» у верхньому лівому куті панелі інструментів наради.
З’явиться діалогове вікно. Ви можете додати повідомлення про скасування, якщо у вас є повідомлення для передачі учасникам. В іншому випадку просто натисніть кнопку «Скасувати зустріч».
І ось так. Розсилати запрошення на зустріч Microsoft Teams – це просто. Все, що вам потрібно зробити, це додати користувачів, яких ви хочете запросити, до планувальника зустрічей. Microsoft також дозволяє надзвичайно легко відстежувати статус ваших запрошень або взагалі скасувати зустріч.