Ви вражені величезною кількістю функцій, доступних у Google Chat Spaces? Потрібен швидкий і простий посібник? Ну, вас щойно обслужили!
З тих пір, як сталася пандемія, ефективна комунікація стала серйозною проблемою майже для кожної організації. Хоча ми не можемо це визнавати, ми всі винні в поганому спілкуванні, так чи інакше. Або занадто багато комунікації перешкоджає виконанню будь-якої роботи, або занадто мало комунікації призводить до неправильної роботи.
Що ж, Spaces — це відповідь Google на цю проблему спілкування. Spaces завжди був найкращим місцем, коли командам було потрібно центральне місце, де люди можуть обмінюватися файлами, призначати завдання та залишатися на зв’язку для довгострокових проектів.
Оскільки Gmail охоплює 1,8 мільярда людей, жодна інша платформа для співпраці не зрівняється з конкуренцією. Це стане в нагоді, якщо ви хочете співпрацювати із зовнішнім ресурсом для спільної роботи над проектом, і нікому не потрібно завантажувати іншу програму, особливо для відстеження цього окремого проекту.
Ця величезна популяція платформ також може стати причиною того, що Google вирішив зберегти ліміт учасників у «Просторі» до 8000 людей.
Або ви тільки приєднуєтеся до цієї постійно зростаючої платформи, або хочете швидко ознайомитися з її функціями, цей посібник допоможе всім.
Створіть простір у Google Chat Spaces
Спочатку перейдіть на chat.google.com і увійдіть у свій обліковий запис. Щоб створити простір, торкніться значка «+» на вкладці «Пробіли». Потім натисніть на опцію «Створити простір».
Тепер дайте відповідну назву простору. Ви також можете вибрати піктограму/емодзі, якщо хочете. Далі введіть ім’я або адреси електронної пошти людей, яких ви хочете додати до цього простору.
Коли ви закінчите додавати людей, натисніть кнопку «Створити», щоб створити простір.
Приєднання до групи в Google Chat Spaces
Швидше за все, ви приєднаєтеся не тільки до створення простору. Тому важливо знати, де шукати запрошення.
Щоб приєднатися до Space, перейдіть до значка «+» на вкладці Spaces на бічній панелі. Потім натисніть у списку опцію «Огляд пробілів».
Тепер ви побачите всі групи, до яких вам було запропоновано приєднатися. Натисніть значок «+» на певній вкладці «Пробіл», щоб приєднатися. Ви також можете шукати конкретне запрошення, ввівши назву простору в полі «Назва простору».
Попередній перегляд місця перед приєднанням
У Space можуть бути запрошення, які ви не впізнаєте або просто хочете подивитися на учасників і повідомлення, перш ніж прийняти рішення.
Щоб попередньо переглянути простір перед приєднанням, перейдіть до параметра «Огляд простору», вибравши значок «+» на бічній панелі.
Тепер, коли ви наведете курсор на назву простору, ви зможете побачити опцію «Попередній перегляд». Натисніть опцію «Попередній перегляд», щоб швидко побачити простір.
Ви зможете «Приєднатися» або «Заблокувати» місце за допомогою опцій, доступних у нижньому правому куті вікна попереднього перегляду.
Щоб побачити повний список учасників, присутніх у просторі. Натисніть на іконку перевернутого карата, розташовану прямо біля назви групи. Потім виберіть опцію «Переглянути учасників» зі спадного списку.
Ви зможете побачити список присутніх членів, а також учасників, яких просять приєднатися.
Перевірка спам-запрошень
Як і пошта, деякі законні запрошення в Space можуть опинитися в списку спаму. Обов’язково перевірте його, якщо ви не можете знайти запрошення, яке очікуєте.
Як і попередні кроки, виберіть опцію «Огляд пробілів» зі списку на бічній панелі.
Тепер натисніть на меню шашлику (три вертикальні точки). Потім натисніть опцію «Спам-запрошення», щоб побачити всі запрошення, які опинилися як спам.
Згадування когось у чаті Google
Майже завжди у вашому Google Chat Space буде багато людей, і ви не можете просто надіслати повідомлення, не згадуючи зацікавлену особу. Таким чином, щоб контролювати бурхливість, ви можете направити своє повідомлення конкретній людині.
Щоб згадати конкретну особу, введіть «@», а потім — її ім’я. Ви також зможете вибрати відповідну особу зі спливаючого списку, натиснувши Введіть або натиснувши параметр.
Спільний доступ до файлів у Google Chat Spaces
Спільний доступ до файлів у Space є дуже корисним і важливою функцією, оскільки вона стане в нагоді в багатьох ситуаціях.
Завантажте локальний файл
Спочатку перейдіть до «пробілу», куди ви хочете завантажити файл. Далі натисніть значок «стрілка вгору» у нижній частині екрана.
Тепер перегляньте файл зі свого диска, яким хочете поділитися. Двічі клацніть файл, щоб вибрати його.
Після вибору ви можете додати деяку текстову інформацію для надання контексту для файлу або натиснути кнопку надіслати, щоб поділитися файлом з усіма.
Додайте файл із Диска
Спочатку перейдіть до «пробілу», куди ви хочете завантажити файл. Після цього натисніть значок «Диск» у нижньому правому куті екрана.
Тепер перегляньте файл зі свого диска, яким хочете поділитися. Двічі клацніть файл, щоб вибрати його.
Після вибору ви можете додати деяку текстову інформацію для надання контексту для файлу або натиснути кнопку надіслати, щоб поділитися файлом з усіма. Google Chat Spaces автоматично оновить параметри файлу, щоб усі могли його переглядати.
Створити новий документ
Ви можете створити новий документ прямо з вікна чату Space. Воно буде збережено на вашому Диску й миттєво опубліковано з поточними учасниками цього конкретного простору.
Щоб створити новий документ для простору. Натисніть значок «Створити новий документ» у нижньому правому розділі вікна чату.
Ви зможете вибрати тип документа, який хочете створити. Доступні параметри: Google Таблиці, Документи та Презентації. Натисніть на бажаний варіант.
Далі введіть назву спільного документа та натисніть кнопку «Поділитися», щоб поділитися документом.
Після цього документ відкриється в режимі перегляду пліч-о-пліч із чатом, щоб запропонувати максимальний досвід спільної роботи.
Пошук файлу в чаті
Часто вам потрібно швидко знайти файл і побачити повідомлення, якими з ним поділилися. Ну, Google не дозволить вам прокручувати сотні повідомлень.
У вікні чату певного простору перейдіть на вкладку «Файли», розташовану у верхній частині екрана.
Ви зможете побачити список усіх файлів, які спільно використовують у Space. Тепер натисніть опцію «Переглянути в чаті», яка є в дальній правій частині певного файлу.
Додавайте та призначайте завдання в Google Chat Spaces
Додавання та призначення завдань – чудова функція Google Chat Spaces. Давайте розглянемо його детально.
Щоб створити завдання, перейдіть на вкладку «Завдання» у верхній частині екрана.
Тепер натисніть опцію «Додати завдання місця», щоб додати завдання. Крім того, ви можете натиснути Введіть також створити завдання.
Примітка: Розділ завдань підтримує комбінації клавіш для більшості дій. Щоб відкрити список підтримуваних ярликів, натисніть Ctrl+/.
Далі дайте задачі відповідну назву та додайте деякі деталі про неї, якщо такі є. Ви можете натиснути Введіть щоб вставити новий рядок у розділ деталей.
Тепер натисніть табл або натисніть опцію «Додати дату/час», щоб встановити кінцевий термін для виконання завдання.
Після цього виберіть дату та час дня для виконання завдання, а потім натисніть «ОК» для підтвердження.
Примітка: Щоб скасувати будь-яку дію, натисніть Ctrl+Z
Тепер натисніть табл або натисніть «Призначити», щоб призначити призначеного для виконання завдання.
Тепер введіть ім’я або адресу електронної пошти людини, якій ви хочете призначити завдання.
Після цього натисніть табл тоді Введіть. В іншому випадку натисніть кнопку «Додати», щоб додати завдання.
Видалити завдання
Щоб видалити завдання, натисніть значок «Кошик» у крайньому правому куті елемента завдання зі списку.
Тепер натисніть «Видалити», щоб підтвердити видалення вибраного завдання.
Сортування завдань
Завдання також можна відсортувати, щоб мати кращу видимість і забезпечити відносно більше відстеження.
Щоб відсортувати завдання, перейдіть на вкладку «Завдання» та натисніть меню шашлику (три вертикальні точки). Далі виберіть «Дата», «Призначений» або «Простір», щоб переглянути завдання в цьому конкретному порядку.
Додавання події календаря в Google Chat Spaces
Календарні події можуть служити багатьом цілям. Нехай це буде загальні збори команди, чи найближчий термін, чи день заснування організації. Функція календарних подій ніколи не підведе вас.
Щоб додати подію календаря. Натисніть значок «Календар» у нижній частині вікна чату Spaces.
Тепер торкніться значка карата, щоб відкрити всі можливі налаштування для події календаря.
Щоб встановити дату та час для календарної події, клацніть дату або час відповідно, щоб встановити кожен компонент окремо.
Якщо подія, яку ви додаєте, повторюється, натисніть опцію «Не повторюється», щоб встановити повторення події зі спадного меню.
Щоб додати більше місць або людей для події, натисніть опцію «Додати гостей» та введіть назву простору або адресу електронної пошти для людини, яку ви хочете додати.
Щоб встановити рівень дозволу для гостей, торкніться опції «Дозволи для гостей», щоб побачити надані дозволи. Установіть або зніміть прапорці з відповідних елементів у списку, щоб надати або заборонити доступ гостям.
Тепер, якщо це зустріч на відкритому повітрі в певному місці. Ви також можете вибрати місцезнаходження за допомогою опції «Додати розташування».
Якщо ви хочете включити посилання для Google Meet, оскільки більшість частин світу або заблоковані, або небезпечно виходити на вулицю. Натисніть опцію «Додати відеоконференцію Google Meet», і посилання на зустріч буде включено в запрошення, надіслане всім гостям.
Після цього, якщо ви хочете додати деяку інформацію про зустріч, наприклад, попросити всіх принести свої ноутбуки на зустріч на відкритому повітрі або просто описати теми зустрічі. Ви можете зробити це, натиснувши та ввівши деталі в опцію «Додати опис».
Далі, якщо ви не хочете, щоб інші люди бачили цю зустріч у вашому календарі або хочете приховати учасників через конфіденційний характер зустрічі. Ви можете зробити це, натиснувши опцію «Видимість» і змінивши її на «Приватне», щоб приховати зустріч та учасників.
Нарешті, ви також можете встановити час для надсилання нагадування про зустріч усім гостям. Виберіть бажаний варіант зі спадного списку.
Тепер натисніть «Зберегти та поділитися» у нижньому правому куті панелі.
Далі, щоб надіслати учасникам лист із запрошенням, натисніть опцію «Надіслати». Якщо ви не хочете розсилати запрошення, натисніть опцію «Не надсилати» або, якщо ви хочете щось змінити, натисніть опцію «Назад до редагування».
Створюйте або приєднуйтесь до зустрічей Google Meet з Google Chat Spaces
Meet від Google дуже надійний, і особливо в такі часи, це одна з найкращих альтернатив бесіди віч-на-віч без колег. Після оновлення Google Chat Meet було чудово інтегровано з Spaces, щоб підвищити продуктивність і зменшити перемикання додатків.
Існує два способи включення Google Meet у свій простір. Давайте перевіримо їх обох.
Зустріч у чаті в один клік
Бувають ситуації, коли ви не можете чекати до вечора або наступного дня, щоб обговорити нещодавні події в проекті. Будь то відгук від клієнта щодо конкретного модуля або ви щойно виявили серйозну помилку. Скликати зустріч настільки легко, наскільки це можливо.
Для імпровізованої зустрічі перейдіть у вікно чату певного простору. Потім додайте текстовий контекст, щоб люди могли розумово підготуватися до цієї ночі.
Тепер натисніть на піктограму відеокамери в нижньому правому куті вікна. Після цього натисніть «Надіслати», щоб надіслати посилання для приєднання до Meet.
Додайте Meet до наявної події
Ми знаємо, що ви збираєтеся сказати, ми щойно показали вам спосіб включити Google Meet під час створення нової події в календарі. Але що робити, якщо ви вже створили подію і тепер хочете вставити посилання на Meet? Ну, читайте разом.
Щоб додати посилання Google Meet до наявної події. Натисніть значок «Календар», який знаходиться в крайньому правому кутку екрана під значком вашого облікового запису.
Тепер натисніть посилання на наявну подію, до якої ви хочете додати Google Meet.
Далі натисніть значок «Редагувати подію», щоб відкрити конфігурації події.
Після цього натисніть опцію «Додати конференцію Google Meet», щоб додати посилання на Meet.
Тепер натисніть «Зберегти», щоб підтвердити зміни.
Після цього ви можете надіслати запрошення всім гостям із оновленою інформацією. Для цього натисніть на опцію «Надіслати». Ви також можете додати деякий контекст для додавання посилання Meet, щоб учасники знову знали, чому вони отримали запрошення.
Короткі поради щодо Google Chat Spaces
Ось кілька коротких порад щодо Google Chat Spaces. Ці поради допоможуть вам використовувати Spaces ефективніше, ніж будь-коли, оскільки ви будете знайомі з кожним їх куточком.
Змініть назву простору та смайли
Спочатку торкніться назви пробілів у верхній частині екрана. Потім натисніть опцію «Редагувати ім’я та смайли».
Керування сповіщеннями про простір
Багато випадків, коли Space є особливо балакучим, або сотні повідомлень сипають і перешкоджають вашій продуктивності.
Повідомляти менше
Щоб отримувати сповіщення лише тоді, коли вас згадують. Натисніть на меню шашлику (три вертикальні точки), розташоване поруч із назвою пробілу на бічній панелі. Далі натисніть у списку опцію «Сповіщення».
Тепер натисніть опцію «Сповіщати менше», щоб отримувати сповіщення лише тоді, коли вас згадують. Далі натисніть «Зберегти», щоб підтвердити зміни.
Вимкніть сповіщення
Ви також можете повністю вимкнути сповіщення для певного простору. Однак Google надішле вам електронний лист із будь-якими непрочитаними згадками.
Спочатку натисніть на меню шашлику (три вертикальні точки), розташоване поруч із назвою пробілу на бічній панелі. Після цього натисніть у списку опцію «Сповіщення».
Потім натисніть опцію «Сповіщення вимкнено» та натисніть «Зберегти», щоб підтвердити зміни.
Переглянути поточних онлайн-учасників
Якщо коли-небудь виникне необхідність побачити, хто з учасників Space зараз онлайн. У Google додали для цього положення.
У вікні чату Space натисніть назву Space. Потім клацніть опцію перегляду учасників зі списку.
Тепер, щоб ідентифікувати учасників, які зараз онлайн, зверніть увагу на зелену крапку біля їх імені в списку.
Відкрийте спільний файл у режимі перегляду «пліч-о-пліч» у чаті
Бувають випадки, коли ви хочете побачити спільний файл у просторі чату Google і відкрити вікно чату, щоб швидко прийняти відповідне рішення.
Щоб відкрити файл у режимі перегляду пліч-о-пліч, знайдіть файл у чаті та натисніть значок «Відкрити в чаті», щоб відкрити документ, а також закріпити вікно чату збоку.
Згорніть вікно простору чату Google
Вікно чату Google Space за замовчуванням відкривається розгорнутим. Це може створити певні незручності, коли ви намагаєтеся вести більше однієї розмови. Однак ви можете мінімізувати та змінювати розмір відповідно до ваших потреб.
Щоб мінімізувати вікно чату певного простору, клацніть значок стрілки всередину.
Тепер космічний чат буде згорнутий і розташований у нижній частині екрана.
Змініть розмір вікна чату
Зміна розміру вікна може стати в нагоді, коли повідомлення, що надходять у простір, є дещо довгими, і тому читання у меншому вікні стає трохи громіздким.
Змінити розмір по вертикалі
На згорнутій вкладці певного простору наведіть курсор миші на верхній край вікна. Коли ви побачите піктограму зі стрілкою вгору, клацніть і утримуйте кнопку миші та перетягніть вгору, щоб змінити розмір вікна.
Змінити розмір по горизонталі
На згорнутій вкладці певного простору наведіть курсор миші на обидві сторони вікна. Коли ви побачите значок зі стрілкою вбік, клацніть і утримуйте кнопку миші та перетягніть вбік, щоб змінити розмір вікна.
Змінити розмір по діагоналі
На згорнутій вкладці певного простору наведіть курсор миші на кутовий край вікна. Коли ви побачите піктограму діагональної стрілки, клацніть і утримуйте кнопку миші та перетягніть по діагоналі, щоб змінити розмір вікна.
Закріпити пробіл
Ви завжди можете закріпити пробіл у верхній частині розділу пробіл, щоб він завжди відображався, незалежно від непрочитаних повідомлень із вашого пулу пробілів.
Щоб закріпити пробіл, клацніть меню шашлику (три вертикальні точки), розташоване поруч із назвою простору, і натисніть опцію «Закріпити» зі списку.
Ну, це все, що потрібно знати про Google Chat Spaces. Тепер будьте ефективним комунікатором і не менш ефективним співавтором.