Використовуйте функцію «Порівняти» Microsoft Word, щоб порівняти версії документа Word, щоб побачити їх схожість та відмінність.
Іноді вам може знадобитися порівняти два документи Word, щоб побачити їх відмінності. Можливо, ви і ваш співробітник працюєте над одним документом, але окремо, або ви редагували свій документ, не ввімкнувши режим відстеження змін, або ви можете бути юристом і хочете відзначити зміни, внесені між двома копіями контракту.
Незалежно від причини, коли у вас є дві або більше версій одного документа, вам не потрібно вручну порівнювати їх, пов’язуючи вихідний документ із переглянутим документом слово за словом. Ви можете просто скористатися функцією «Порівняти» Microsoft Word, щоб порівняти два документи Word, щоб побачити, чим вони відрізняються.
Коли ви порівнюєте два документи в Word, з’являється новий третій документ, що показує порівняння між двома документами, які ви можете зберегти як окремий документ. Це корисно, якщо ви не хочете змінювати оригінальний і переглянутий документ і хочете зберегти обидві копії документа для подальшого використання.
Він також показує, які зміни були внесені та хто їх вніс. Ця функція особливо корисна для юридичних фахівців для створення юридичних документів чорної лінії. Ось як ви порівнюєте два документи в Microsoft Word.
Порівняння двох версій документа Microsoft Word
Спочатку відкрийте один із двох документів, які потрібно порівняти (Або це може бути будь-який файл документа, навіть порожній документ). Потім перейдіть на вкладку «Огляд» на стрічці.
Потім натисніть кнопку спадного меню «Порівняти» на панелі інструментів і виберіть опцію «Порівняти».
Після цього на екрані відкриється діалогове вікно «Порівняти документи». Вікно Порівняння документів має два розділи: Оригінальний документ і Переглянутий документ. Вам потрібно буде вибрати оригінальні та переглянуті документи, які ви хочете порівняти тут.
Клацніть спадний список під «Оригінальний документ» і виберіть оригінальний документ, який потрібно порівняти з переглянутим документом (NEET (2020).docx у нашому прикладі).
Якщо ви не бачите свого документа в спадному списку, клацніть піктограму папки праворуч у спадному меню «Оригинальний документ».
У діалоговому вікні «Відкрити» перейдіть до цього документа, виберіть його та натисніть кнопку «ОК».
У розділі «Переглянутий документ» виберіть переглянуту версію документа зі спадного меню (у нашому випадку NEET (2021)-Revised Document.docx).
У полі «Зміни мітки» введіть те, що ви хочете відображати поруч зі змінами в документі (це може бути ім’я або примітка). Ми позначимо цього «Старком», оскільки саме він вніс правки в оригінальний документ.
Ви також можете змінити документи, натиснувши піктограму подвійної стрілки, щоб порівняти документи в інший спосіб.
Натисніть кнопку «Більше >>» у нижньому лівому куті, щоб переглянути розширені параметри. Це необов’язково, ви також можете натиснути «ОК», щоб побачити порівняння.
У розділі «Налаштування порівняння» вкажіть параметри, які ви хочете використовувати для порівняння документів (за замовчуванням вибрано всі параметри).
У розділі «Показати зміни» ви можете вибрати, чи хочете ви відображати зміни для одного символу за раз або для одного слова за раз. Крім того, ви можете вибрати, де ви хочете відобразити зміни, це може бути вихідний документ, переглянутий документ або новий документ. Рекомендується використовувати «Новий документ».
Після того, як ви завершите налаштування, натисніть «ОК», щоб порівняти документ.
Це відкриє нове вікно з чотирма панелями. «Порівняний документ» посередині показує та виділяє всі зміни, внесені червоними позначками на лівому полі. У правій частині екрана на подвійній панелі відображаються оригінальні та перероблені документи в стопці. Ліворуч на панелі «Ревізії» відображається список усіх і всіх внесених редакцій, включаючи видалені, додані та змінені.
Натисніть червону лінію на лівому полі порівнюваного документа, щоб переглянути деталі про кожну зміну.
Після перегляду відстежених змін, якщо ви хочете прийняти конкретну редакцію, ви можете клацнути правою кнопкою миші на зміненому/доданому тексті та вибрати «Прийняти вставку» або «Відхилити вставку», щоб зберегти або скасувати зміну відповідно.
Щоб прийняти всі зміни одночасно, натисніть кнопку «Прийняти», у групі «Зміни» на вкладці «Перегляд» і виберіть параметр «Прийняти всі зміни». Ви також вибираєте інші параметри у спадному меню залежно від ваших уподобань.
Щоб відхилити всі зміни відразу, натисніть кнопку «Відхилити» поруч із кнопкою «Прийняти» на вкладці «Перегляд» і виберіть «Відхилити всі зміни».
Коли ви закінчите, не забудьте зберегти цей порівнюваний документ як окремий файл за допомогою параметра «Зберегти як» на панелі інструментів.