Ідеальна шпаргалка, щоб стати професійним користувачем Microsoft Teams
На даний момент Microsoft Teams не потребує представлення. Якби це був 2019 рік, звичайно. Але це був рік відеоконференцій і додатків Workstream Collaboration. І Microsoft Teams надійно зарекомендував себе як один із найкращих в екосистемі WSC.
Це тому, що це не просто додаток для відеоконференцій. У Microsoft Teams є набагато більше. І школи та офіси люблять його за віддалену роботу саме з цієї причини. Це програма для найефективнішої співпраці з вашими товаришами по команді. Але величезний обсяг функцій у Microsoft Teams іноді може здаватися приголомшливим. Якби тільки було щось, що могло б допомогти вам швидко зорієнтуватися.
Неважливо, чи є ви віковим або відносно новим користувачем Microsoft Teams; кожен любить маленьку шпаргалку, щоб підвищити свою продуктивність, стати професіоналом і, можливо, навіть продемонструвати свої навички. Це саме те, що ви можете зробити за допомогою цього списку порад і підказок для майже всього, що ви можете робити в Microsoft Teams.
Поради щодо підвищення продуктивності
Зробити більше роботи за менший час, хто б цього не хотів? Звичайно, не ви чи ваші роботодавці! Ці поради та рекомендації напевно покращать вашу концентрацію та підвищать рівень продуктивності.
Будьте попереду своїх завдань
Програма Tasks в Microsoft Teams була найочікуванішою програмою для фанатів, але це не означає, що всі отримали повідомлення. Якщо ви були в команді, яка якось пропустила це, вам потрібно сісти на цей потяг прямо зараз, тому що, повірте, ви втрачаєте.
Tasks by Planner and To-Do поєднує в собі функціональність обох програм Microsoft – Planner і To-Do – прямо в Microsoft Teams. Тож ви можете відстежувати свій прогрес і керувати своїми завданнями, не перемикаючись між кількома додатками. Тож більше не потрібно вибирати між розсудливістю чи розкладом.
Програма Tasks поєднує ваші особисті завдання із To-Do та спільні завдання з програми Planner прямо в Microsoft Teams. Ви можете додати його як особисту програму або навіть як вкладку для спільного керування командними завданнями. Програма Завдання доступна всім, хто має підписку на Microsoft 365.
👉Опануйте, як використовувати «Завдання планувальника» та «Справи» в Microsoft Teams.
Обробляйте інформацію, як майстер зі списками
Якщо ви знаєте правильні програми в Microsoft Teams, ніхто не зможе вас зупинити. Microsoft Lists — це одна з таких програм, якою потрібно скористатися. За допомогою списків ви можете відстежувати будь-яку інформацію, як особисту, так і спільну. Додаток Lists може бути корисним, якщо ваша команда має інформацію, яку потрібно відстежувати, працювати над організацією або керувати робочими процесами.
А щоб пришвидшити роботу, існують шаблони для галузей і конкретних випадків, які спрощують створення цих списків. Ця еволюція списків SharePoint може допомогти вам відстежувати практично все – проблеми, активи, процедури, події, інвентар або контакти. Щоб покращити ситуацію, ви навіть можете мати умовне форматування, щоб об’єкти у ваших списках автоматично з’являлися або зникали, коли виконуються певні умови. Використання цієї програми неодмінно підвищить вашу продуктивність в геометричній прогресії.
👉Дізнайтеся, як створювати та використовувати списки в Microsoft Teams, як професіонал.
Пересилайте електронні листи прямо на свої канали
Електронна пошта є однією з найбільш використовуваних форм комунікації в корпоративному світі. Обсяг листування, який відбувається через електронні листи, величезний. Але це також означає, що коли ваша організація використовує Microsoft Teams, ви іноді опиняєтеся між двома різними середовищами. А копіювання всього вмісту з ваших електронних листів, щоб опублікувати його на каналі в Microsoft Teams, може бути дуже виснажливим.
Це тому, що ви робите це неправильно! Чи знаєте ви, що кожен канал у Microsoft Teams має унікальну адресу електронної пошти, на яку можна напряму пересилати електронні листи? Так, ви правильно почули. Усі електронні листи, які ви надсилаєте на цю адресу, відображатимуться як публікації безпосередньо в каналі. Як це ефективно!
Щоб отримати адресу електронної пошти для каналу, перейдіть до значка «Інші параметри» (меню з трьома крапками). Потім у меню натисніть «Отримати адресу електронної пошти».
Буде згенерована електронна адреса. Скопіюйте його, щоб використовувати.
Використовуйте панель команд
Панель команд у Microsoft Teams має бути найбільш недостатньо використовуваною функцією. Але вона може стати вашою найбільш використовуваною функцією, якщо ви знаєте, як її правильно використовувати. Панель команд може значно прискорити роботу.
Хочете знайти старе повідомлення, розпочати чат або подзвонити, перейти на канал, переглянути свої файли? Використовуйте панель команд, щоб зробити все це та багато іншого. Вам навіть не потрібно запам’ятовувати всі команди, щоб їх використовувати. Microsoft Teams надає його вам. Все, що вам потрібно пам’ятати, якщо завдання, яке вам потрібно виконати, має команду для нього, щоб ви могли виконати його швидко.
Перегляньте докладний посібник щодо використання команд у Microsoft Teams, щоб підвищити продуктивність і заощадити час.👆
Розбивка мовних бар'єрів
Сьогодні глобальні команди не є новинкою. Натомість у цю епоху все більше і більше команд розкидані по всьому світу. А це вимагає можливості розуміти мову один одного, щоб ефективно спілкуватися. З Microsoft Teams вам не потрібно переходити до Google Translate і копіювати/вставляти будь-які повідомлення. Microsoft Teams пропонує власний перекладач саме для цієї мети.
Натисніть значок «Додаткові параметри» (меню з трьома крапками) на повідомленні, яке потрібно перекласти. У меню ви побачите опцію «Перекласти»; клацніть його, щоб швидко перекласти повідомлення мовою за замовчуванням.
Закладка повідомлень
На перший погляд це може здатися невеликою функціональністю, але це може заощадити вам багато часу. Замість того, щоб намагатися знайти старі повідомлення за допомогою рядка пошуку, ви можете зберегти будь-які повідомлення та отримати до них доступ із розділу «Збережені».
Перейдіть до повідомлення та натисніть значок «Інші параметри» (меню з трьома крапками). Потім натисніть опцію «Зберегти повідомлення».
Щоб отримати доступ до збереженого повідомлення, ви можете скористатися командою /збережено на панелі команд або клацніть зображення профілю на панелі завдань і виберіть «Збережено» у меню, що з’явиться.
Використовуйте комбінації клавіш
Якщо ви прагнете підвищити свою продуктивність, не уникайте використання комбінацій клавіш. Комбінації клавіш можуть заощадити багато часу, але не багато людей скористаються ними в повній мірі. Не будь одним із таких людей. Вивчіть комбінації клавіш для завдань, які ви виконуєте найчастіше, і швидко виконуйте завдання.
🤸♀️ Перейдіть сюди, щоб знайти список усіх комбінацій клавіш у Microsoft Teams для Windows, Web та Mac.
Поради щодо кращих зустрічей
Окрім використання Microsoft Teams для співпраці з товаришами по команді, люди найчастіше використовують цю програму для проведення зустрічей. І ви, безумовно, хочете бути професіоналом у цьому.
Використовуйте режим Together для захоплюючого досвіду зустрічі
Коли вам важко брати участь у нараді, як це часто трапляється: онлайн-зустрічі – це, зрештою, не те саме, що зустрічі в реальному світі. Режим Together Mode від Microsoft руйнує бар’єри та віртуальні стіни, створюючи відчуття, що ви разом перебуваєте в спільному просторі.
Якщо на зустрічі 5 або більше людей, ви можете увімкнути режим Together. Перейдіть на панель інструментів зустрічі та натисніть значок «Більше параметрів» (меню з трьома крапками). Потім виберіть у меню «Режим разом», щоб увімкнути його.
Наразі ви можете мати режим Together у режимі перегляду аудиторії, що створює відчуття, ніби ви всі разом сидите в спільній аудиторії.
👉Дізнайтеся більше про режим Together в Microsoft Teams, а також про те, як його ввімкнути та використовувати.
Проведіть групові дискусії з секційними кімнатами
Незалежно від того, викладаєте ви клас або проводите офісні зустрічі, групові обговорення є важливою частиною процесу. А за допомогою кімнат сеансів у Microsoft Teams ви можете легко об’єднати учасників наради в різні групи.
І тепер вам більше не потрібно створювати кімнати сеансів вручну в Microsoft Teams. Корпорація Майкрософт додала невід’ємну підтримку цієї бажаної функції на нарадах. Організатори зустрічі можуть розділити учасників на кімнати (до 50) випадковим чином або вручну вирішити, хто куди йде. Функціонал Breakout Room доступний як платним, так і безкоштовним користувачам.
Щоб створити кімнати для сеансів, перейдіть на панель інструментів наради у верхній частині екрана та натисніть значок «Комната для сеансів». Потім розділіть учасників на кількість кімнат, яку ви хочете.
Використовуйте нотатки наради
Це дуже недооцінена функція, яка не отримує уваги та оцінки, на яку вона заслуговує. Нотатки наради в Microsoft Teams можуть зробити ваші зустрічі більш безперебійними. Якщо ви хочете зафіксувати всі важливі деталі, які обговорюються на зустрічі, або створити порядок денний для речей, які потрібно обговорити, нотатки наради повинні бути вашою функцією.
І головне, вони доступні не тільки під час зустрічі, а й після і до (для запланованих зустрічей). Повірте, вам потрібно почати використовувати їх зараз, якщо ви цього не робили раніше.
Перейдіть, щоб ознайомитися з усіма деталями використання Нотаток наради в Microsoft Teams.🏃♀️
Зберігайте прикрасу на зборах і натомість підніміть руки
Зберігати порядність у віртуальних зустрічах може бути дуже важко. І як наслідок, майже скрізь став етикетом зустрічей — тримати мікрофон вимкненим. Але що робити, коли потрібно говорити? Увімкнення мікрофона без запиту все одно перериває зустріч.
У Microsoft Teams це не повинно бути таким непристойним. Замість цього використовуйте кнопку «Підніміть руку», коли вам потрібно щось сказати. Це вказує на мовця, що у вас є щось на думці, і він може попросити вас увімкнути звук і говорити так, щоб не заважати. Це краще, ніж фактично підняти руку, оскільки немає гарантії, що оратор випадково подивиться на ваш відеоканал, але є гарантія, що він подивиться на «підняту руку» на панелі учасників.
Перейдіть на панель інструментів зустрічі та натисніть значок «Підніміть руку», щоб підняти руку.
Записуйте свої зустрічі
Якщо ви коли-небудь хотіли розшифрувати всю вашу зустріч, але вважали це неможливим, ви не можете помилятися. У Microsoft Teams є досить швидкий спосіб отримати транскрипцію зустрічей, але він працює, лише якщо вашою мовою за замовчуванням є англійська та коли на зустрічі розмовляли англійською.
Крім того, політика вашої організації повинна дозволяти вам мати стенограми зустрічей. Є ще одна хитрість – транскрипція доступна лише для записаних вами зустрічей. Ви навіть можете редагувати ці стенограми, перш ніж ділитися ними.
Щоб отримати транскрипцію, перейдіть до Microsoft Stream, щоб переглянути запис. Потім натисніть значок меню з трьома крапками та виберіть «Оновити відомості про відео» з параметрів.
Виберіть мову зі спадного меню «Мова відео».
Тепер поставте прапорець біля пункту «Автоматично генерувати субтитри», щоб вибрати його, і натисніть кнопку «Застосувати», щоб отримати транскрипцію.
Проводити приватні незаплановані зустрічі
Незаплановані зустрічі не завжди мають бути в каналі. Або вам не завжди потрібно планувати зустріч, якщо ви хочете залишити її приватною. Ви можете проводити імпровізовані зустрічі, які є повністю приватними і відкритими не для всіх учасників каналу. І ні, ми не говоримо про дзвінки 1:1 або групові дзвінки з групових чатів. Ці приватні зустрічі подібні до інших зустрічей, на яких у вас можуть бути гості не з вашої організації, на відміну від 1:1 або групових дзвінків.
У меню навігації перейдіть до «Календар» (для користувачів Microsoft 365) або «Зустрічі» (для користувачів Microsoft Teams Free).
Потім натисніть опцію «Зустріч зараз» у верхньому правому куті. Ці зустрічі не відбуваються в каналі, і члени вашої команди не можуть знати, що зустріч триває, не кажучи вже про приєднання до неї без запрошення на зустріч.
Поради щодо більшої залучення
Microsoft Teams — це програма для спільної роботи Workstream. А щоб краще співпрацювати зі своїми товаришами по команді, вам потрібно привернути їхню увагу. Використовуйте ці поради, щоб зробити ваші повідомлення та іншу взаємодію більш привабливою, що призведе до загального підвищення продуктивності.
Проведіть опитування, щоб збільшити залучення
Опитування — це перевірений спосіб підвищити зацікавленість, але оскільки в Microsoft Teams немає прямої функції створення опитувань, багато людей вважають, що це неможливо. Що ж, половина краси Microsoft Teams полягає в сотнях інтегрованих програм, які вона пропонує!
І дві такі інтегровані програми – Forms і Polly – можуть допомогти вам проводити опитування у ваших каналах. Єдиний недолік, який ви можете виявити, полягає в тому, що ви не можете проводити опитування під час зустрічі, але коли ви почнете використовувати ці програми, ви зрозумієте, що це все одно не має великого значення. Ви навіть можете проводити спільні опитування, де інші члени команди також можуть внести свою лепту в питання опитування.
👉Ось повний посібник зі створення опитувань у Microsoft Teams.
Створюйте розширені повідомлення за допомогою параметрів форматування
Незалежно від того, чи йдеться про приватні чати чи спілкування в каналі, відформатуйте свої повідомлення, щоб позбавити всіх від тяжкого становища читання простих, нудних повідомлень. Таких у світі вже достатньо. Натисніть піктограму «Форматувати» (A з пензлем) під вікном повідомлення, щоб відкрити параметри форматування та виділити курсивом, жирним шрифтом, підкресленням і зробити багато іншого зі своїми повідомленнями.
Використовуйте теми в повідомленнях каналу
Повідомлення є однією з найважливіших форм спілкування в Microsoft Teams. Більше інформації передається через повідомлення, ніж у дзвінках і зустрічах. Тому важливо інвестувати час у правильні повідомлення та переконатися, що вони не загубилися в морі неважливих повідомлень.
Тематичні рядки – це найшвидший спосіб додати їм трішки родзинки та переконатися, що вони привертають увагу потрібної людини. Ви можете додати тему з параметрів форматування для повідомлень, які хочете опублікувати в каналі. Очевидно, що повідомлення особистого чату насправді не потребують суб’єктів, тому ви не можете додати їх до них.
Поради щодо кращої організації
Утримувати речі в порядку, не втрачаючи розсудливості, іноді може здатися дещо складним. І всі ми хотіли, щоб все було легше. Краща організація також веде до більшої продуктивності. За допомогою цих порад ви можете підвищити свої організаторські здібності, краще впоратися зі справами та справити враження на всіх, поки ви цим займаєтесь.
Перетягніть команди, щоб змінити порядок
Спочатку всі ваші команди впорядковуються випадковим чином у порядку їх створення. У довгому списку команд важко потрапити до важливих команд. Але в Microsoft Teams є маловідомий факт, який професіонали використовують, щоб привести свої команди в порядок і заощадити час.
Ви можете перетягувати свої команди, щоб розташувати їх у будь-якому порядку. Таким чином, ви можете мати ваші найважливіші команди на вершині, що прискорює доступ до них.
Закріпіть канали та приховайте команди
Іноді просто організувати команди недостатньо. Можливо, ви розташували свої важливі команди вгорі, але вас продовжують додавати до нових команд, і вся ваша організація переходить до вовків. Ну, це не повинно бути таким чином. Є інші способи організувати ваші команди, які позбавлять вас головного болю.
Ви можете закріпити канали, щоб вони завжди відображалися вгорі в окремому розділі. Перейдіть до значка «Додаткові параметри» (меню з трьома крапками) праворуч від каналу та натисніть його. Потім виберіть у меню «Закріпити».
Ви також можете приховати будь-які непотрібні команди, щоб очистити меню команд. Натисніть значок «Додаткові параметри» праворуч від назви команди та виберіть у меню опцію «Сховати». До всіх ваших прихованих команд можна отримати доступ у будь-який час знизу навігаційного меню для команд.
Поради щодо плавного управління
Незалежно від того, чи є ви керівником команди чи просто відповідальним за проведення наради, керівництво не повинно бути проблемою. Але найчастіше це так. Ну, вважайте ці поради засобом.
Розподіл ролей на нараді
Коли на нараді присутні кілька учасників, надзвичайно важливо мати можливість контролювати, що може робити кожен. Наприклад, ви не завжди хочете, щоб усі мали змогу презентувати та поділитися вмістом на зустрічі. Бувають також випадки, коли ви хочете зробити когось іншого співведучим, який може робити все, що ви можете робити, наприклад, допускати людей із вестибюля, вимкнути звук інших учасників тощо.
Тепер ви можете призначати ролі людям на нараді Microsoft Teams. Люди можуть бути доповідачами або учасниками; доповідачі мають повний контроль, а учасники мають лише обмежений доступ.
Ви можете призначити ролі наради перед нарадою (для запланованих зустрічей) або під час. Щоб призначити ролі під час зустрічі, перейдіть на панель учасників і натисніть значок «Додаткові параметри» праворуч від імені учасника, щоб отримати доступ до меню з трьома крапками. Потім клацніть «Зробити доповідачем» або «Зробити учасником» відповідно.
Економте час і додавайте учасників масово
Скільки разів під час створення команд ви бажали, щоб була можливість масового додавання людей? Ті з вас, кому доводилося створювати команди з більш ніж 10 людьми без груп Office або попередніх команд, які могли б використовувати як відправну точку, знають, наскільки це може бути головним болем.
Що ж, якщо ви використовуєте веб-програму Microsoft Teams, ви можете пропустити цю біль і додати учасників масово. Єдина загвоздка: це вимагає використання розширення Chrome. За допомогою цього розширення ви також отримуєте додатковий бонус від перегляду ваших команд на дисплеї з 2 колонками. Таким чином, ви можете переглядати більше команд, прокручуючи менше.
👉Дізнайтеся, як використовувати розширення Chrome «Refined Microsoft Teams» для масового додавання учасників.
Поради щодо покращення загального досвіду
Ці кілька порад можуть кинути виклик категоризації, проте вони вам потрібні у вашому житті, щоб зробити ваш досвід роботи з Microsoft Teams нескінченно кращим.
Не ігноруйте свій статус
Статус у Microsoft Teams може бути потужним інструментом у вашому розпорядженні. Оскільки ваш статус відображає ваш справжній стан доступності, можна уникнути багатьох непорозумінь, які можуть виникнути через те, що ви не працюєте в тому самому фізичному просторі. Тому завжди використовуйте його, щоб повідомляти іншим членам вашої команди, чи є ви доступні, відсутні, зайняті чи перебуваєте у дзвінку, щоб вони могли знати, чого очікувати під час зв’язку з вами.
Ви можете використовувати як статуси «Присутність користувача», так і статуси «Спеціальний», щоб максимально використовувати цей інструмент. Хоча в більшості випадків Microsoft Teams автоматично налаштовує ваш статус на основі вашого стану (який, як відомо, створює проблеми для багатьох), ви також можете встановити свій статус самостійно.Перейдіть до фотографії профілю на панелі завдань, а потім виберіть статус у меню, щоб встановити його.
Гаряча порада: Ви навіть можете встановити статус «Немає офісу» на індивідуальний період часу, незалежно від того, йдете ви просто на обід чи йдете у відпустку. Дізнайтеся, як налаштувати цей новий параметр статусу, який інакше недоступний у Microsoft Teams.👆
Уникайте проблем, які може створити ваш статус
Microsoft Teams автоматично змінює ваш статус, і загалом це добре. Але для багатьох людей, які страждають від мікроуправління на роботі, це стає неприємністю, коли Teams автоматично змінює свій статус на «Немає» з «Доступно» протягом п’яти хвилин бездіяльності.
Якщо ви хочете уникнути ситуації, коли ваш керівник в кінцевому підсумку думає, що ви майже не працюєте, а не наполегливо працюєте, скористайтеся програмою Mouse Jiggler, щоб уникнути проблем, зберігаючи свій статус протилежним.
Надсилайте термінові повідомлення
Хочете переконатися, що одержувач бачить ваше повідомлення? Позначте це як термінове, і вони отримуватимуть сповіщення кожні дві хвилини протягом двадцяти хвилин поспіль. Це десять сповіщень, і вони не пропустять це. Тепер, якщо це здається занадто великим, але повідомлення все одно важливе, ніж стандартне повідомлення, ви можете позначити його як просто важливе. Одержувач не отримуватиме сповіщення так постійно, але він все одно знатиме, що повідомлення важливе.
Натисніть «знак оклику» під вікном повідомлення в особистому чаті та виберіть пріоритет із варіантів перед відправленням повідомлення.
Налаштуйте свої сповіщення для більш персоналізованого досвіду
За замовчуванням Microsoft Teams надсилає сповіщення про всі нові повідомлення, реакції та згадки. Але Teams пропонує широкі можливості налаштування, тому ви можете отримувати сповіщення лише про те, про що хочете отримувати сповіщення.
Відкрийте налаштування та перейдіть до «Сповіщення» з навігаційного меню ліворуч.
Тут ви можете змінити свої сповіщення відповідно до ваших потреб майже для всього: команд і каналів, чатів, зустрічей, людей тощо.
Використовуйте темний режим, коли тягнете All-Nighter
Незалежно від того, чи збираєтеся ви цього разу провести всю ніч, чи вам потрібно регулярно працювати допізна, не дозволяйте цьому вплинути на ваші очі чи режим сну. Використовуйте темний режим у Microsoft Teams, щоб захистити очі від сліпучого світла ноутбука вночі.
Перейдіть до налаштувань із настільного додатка Microsoft Teams і змініть тему з «За замовчуванням» на «Темна».
У Microsoft Teams є багато речей, щоб виявити, що часом це може бути непосильним. Ці поради можуть допомогти вам приймати речі по одному, щоб краще справлятися з ними. Ви швидко оволодієте способами Microsoft Teams, не заблукаючи в лабіринті.