Створіть розкривний список елементів у Excel, щоб зробити введення даних легшим, швидшим і безпомилковим. За допомогою функції перевірки даних Excel ви можете легко створювати спадні списки для введення даних на аркуші або книзі.
Розкривний список або спадне меню Excel — це графічний елемент керування, який дозволяє користувачам вибрати параметр зі списку попередньо визначених параметрів. Це полегшить, пришвидшить введення даних і зменшить неточність і опечатки.
Наприклад, користувачі можуть легко вибрати статус роботи як ЗАВЕРШЕНА зі спадного меню. Але якщо ви надасте їм можливість ввести його вручну, вони можуть ввести все слово ЗАВЕРШЕНО, ЧІКАЄ, ТІЙ, або НЕ ВДАЄТЬСЯ. На введення статусу кожної роботи буде потрібно багато часу, але якби це був список, що випадає, це прискорить процес введення даних.
У цій публікації ми покажемо вам швидкий і простий спосіб створити розкривний список, використовуючи дані з клітинок, або вводячи дані вручну, або використовуючи формули в Excel.
Створення розкривного списку за допомогою даних із клітинок
Наприклад, ви можете створити спадне меню, щоб відстежувати статус кожної з поїздок, які ви плануєте здійснити (як показано на зображенні нижче).
Спочатку введіть елементи, які ви хочете відобразити у спадному меню в масиві комірок. Ви можете зробити це на аркуші, який містить спадні списки, або на іншому аркуші.
У цьому прикладі ми ввели список елементів для розкривного списку на аркуші 2.
Поверніться до аркуша 1, а потім виберіть клітинку B2 (це клітинка, де ви налаштуєте спадне меню).
Далі перейдіть на вкладку «Дані», натисніть значок «Перевірка даних» і виберіть «Перевірка даних» зі спадного меню.
У діалоговому вікні «Перевірка даних» виберіть «Список» у спадному меню «Дозволити:» і натисніть «ОК».
Клацніть у полі «Джерело», і ви зможете вибрати список елементів, які ви хочете додати, як параметри, які з’являться у списку.
Тепер виберіть список елементів (A1:A5) з аркуша 2.
І місце, де значення для спадного меню будуть автоматично додані до поля Джерело. Тепер натисніть «ОК». Якщо ви знімете прапорець «Ігнорувати чорний», Excel змусить користувачів вибрати значення зі списку.
Тепер ви створили розкривний список у клітинці B2 стовпця «Статус».
Щоб скопіювати розкривний список до всіх 5 рядків, просто клацніть на маленькому зеленому квадратику в нижньому лівому куті спадного списку та перетягніть його до клітинки B6.
Тепер розкривний список скопійовано з клітинки B2 до B6.
Створення розкривного списку шляхом введення даних вручну
Крім того, ви можете додати елементи безпосередньо до спадного меню, ввівши їх вручну в полі «Джерело» діалогового вікна «Перевірка даних».
У цьому прикладі ви додаєте розкривний список для сезону, в якому ви відвідуєте міста. Отже, виберіть клітинку C2, щоб створити розкривний список.
Відкрийте діалогове вікно «Перевірка даних» на вкладці «Дані».
Виберіть «Список» із критеріїв перевірки та введіть свій список у полі «Джерело». Усі пункти слід вводити без пробілів, відокремлюючи їх комами.
Тут введіть «Весна, літо, осінь, зима» у полі джерела та натисніть «ОК».
Тепер усі елементи (параметри), введені в полі Джерело, відображатимуться в різних рядках у спадному списку. Потім ви можете перетягнути та скопіювати список до решти рядків, як у попередньому методі.
Створення розкривного списку за допомогою формул
Інший спосіб створити розкривний список — це використовувати формулу OFFSET у полі джерела.
У цьому прикладі ми створюємо розкривний список у стовпці Рік. Виберіть клітинку D1 і перейдіть до Дані –> Інструменти даних –> Перевірка даних.
У вікнах перевірки даних введіть це поле джерела формули замість посилання на клітинку або введених вручну елементів:
=OFFSET(посилання, рядки, стовпці, [висота], [ширина])Тепер введіть список елементів для розкривного списку (Рік) на Аркуші 2.
У формулі вкажіть посилання на клітинку як B1 (початкова точка списку), вкажіть рядки та стовпці як 0, щоб уникнути зміщення посилання, і вкажіть як Висоту як 5 для елементів у списку.
=OFFSET(Аркуш2!$B$1,0,0,5)Тепер, якщо ви введете цю формулу в поле джерела, вона поверне масив зі списком років (B1:B5).
Це створить спадний список, який показує всі роки в діапазоні комірок B1:B5 на аркуші 2.
Видалення розкривного списку
Ви також можете видалити спадний список у Excel. Щоб видалити розкривний список, виділіть клітинку зі спадним списком. Потім перейдіть до Дані –> Інструменти даних –> Перевірка даних.
Натисніть кнопку «Очистити все» у нижньому лівому куті діалогового вікна «Перевірка даних» і натисніть «ОК». Це призведе до видалення розкривного списку у вибраній комірці.
Якщо ви хочете видалити всі спадні списки на аркуші, поставте прапорець «Застосувати ці зміни до всіх інших комірок з тими самими налаштуваннями», перш ніж натиснути кнопку «Очистити все». Потім натисніть «ОК», щоб застосувати.
Тепер ви можете створювати та видаляти спадні списки, дотримуючись цього покрокового посібника.