Назавжди видаліть конфіденційну інформацію, щоб вона не потрапила в чужі руки.
Документи часто містять конфіденційну та конфіденційну інформацію, яка не призначена для всіх. Перш ніж ви зможете поділитися таким документом, ви повинні відредагувати цю інформацію. Якби це був фізичний документ, було б досить легко назавжди відредагувати будь-яку конфіденційну інформацію – все, що вам потрібно, це товстий перманентний маркер.
Але редагування в цифрових документах дещо складне. Ви не можете просто малювати чорні ящики, імітуючи постійний маркер над конфіденційною інформацією в Word або інших подібних програмах. Це не вирішить проблему. Вірте чи ні, але видалити вказані поля, щоб відкрити текст під ними, надзвичайно легко. Крім того, він нічого не впливає на метадані.
Вам потрібне постійне виправлення, а функція Redact в Adobe Acrobat є відповіддю на ваші потреби.
Як редагувати в Adobe Acrobat
Перш за все, щоб використовувати функцію редагування в Adobe Acrobat, вам потрібна підписка Pro. Ця функція доступна в Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 і Adobe Acrobat DC, але з підпискою Pro.
Відкрийте документ, який потрібно відредагувати, в Adobe Acrobat. Якщо у вас є багато інформації, яку ви хочете відредагувати, перейдіть до меню «Інструменти».
Виберіть «Відредагувати» з параметрів у меню «Інструменти».
Ви також можете перейти до «Редагувати» з рядка меню та вибрати «Редагувати текст та зображення» з меню.
Набір інструментів редагування з’явиться у вашому документі на додатковій панелі інструментів.
Тепер виберіть текст або зображення, які потрібно відредагувати. Вони відображатимуться червоними полями, що означає, що вони позначені для редагування. Ви можете позначити весь текст, який хочете відредагувати, перш ніж застосовувати зміни.
Якщо в документі є редагування, які з’являються в одному місці на всіх або багатьох сторінках, як-от водяний знак, верхній/нижній колонтитул тощо, вам не потрібно позначати їх окремо. Після позначення одного такого тексту клацніть по ньому правою кнопкою миші та виберіть у меню «Повторити позначку на сторінках».
Постійне видалення тексту не буде завершено, доки ви не застосуєте редагування. Якщо ви позначили якийсь текст помилково, ви можете видалити його, поки він ще позначений. Але як тільки ви застосуєте зміни та відредагуєте текст, ви не зможете його видалити.
Щоб видалити маркування, клацніть на ньому правою кнопкою миші та виберіть у меню «Видалити».
Після того, як ви позначили весь текст, який потрібно відредагувати, натисніть кнопку «Застосувати» на додатковій панелі інструментів.
З’явиться діалогове вікно з попередженням про те, що ви збираєтеся остаточно відредагувати текст, і після того, як ви збережете документ, ви не зможете його скасувати. Натисніть «ОК», щоб продовжити.
Відкриється діалогове вікно для збереження документа. Якщо ви хочете, щоб документ замінив вихідний документ, збережіть його з такою ж назвою в тому самому місці. В іншому випадку змініть назву, місце розташування або обидва.
Якщо ви хочете відредагувати лише невелику кількість тексту, скажімо, один рядок, ви також можете виділити текст, а потім або натиснути «Відредагувати» у плаваючому контекстному меню.
Або виділіть текст і клацніть його правою кнопкою миші. А потім виберіть «Відредагувати» у контекстному меню, що з’явиться, клацнувши правою кнопкою миші.
Тепер натисніть «Застосувати» та збережіть документ.
Налаштування зовнішнього вигляду позначок редагування
За замовчуванням позначки редагування відображатимуться як чорні ящики без будь-якого накладеного тексту. Але ви можете змінити зовнішній вигляд позначок редагування. Перейдіть до набору інструментів редагування на додатковій панелі інструментів і натисніть стрілку спадного меню поруч із кнопкою «Редагувати текст та зображення».
Розкривне меню розгорнеться. Натисніть на «Властивості».
Відкриється діалогове вікно «Властивості». Залишайтеся на вкладці Зовнішній вигляд. Щоб змінити колір позначки редагування, клацніть кольоровий квадрат біля опції «Колір заливки відредагованої області» та виберіть колір, який потрібно використовувати.
Щоб також мати накладений текст на позначку редагування, поставте прапорець для того ж самого. Налаштування для накладання тексту, які раніше були сірими, можна буде налаштувати. Введіть текст і виберіть інші атрибути, такі як колір, шрифт тощо.
Нарешті, натисніть «ОК», щоб застосувати зміни.
Будь-які зміни, які ви внесете у зовнішній вигляд позначок редагування, застосовуватимуться лише до нових редакцій. Тобто, якщо документ містить редагування, які ви вже позначили або застосували, це не вплине. Таким чином, зміни буде застосовано до тексту, який ви позначите або відредагуєте в майбутньому.
Пошук і видалення тексту
Ви також можете одночасно знайти текст з одного або кількох PDF-файлів і відредагувати його за допомогою інструмента «Знайти текст». Клацніть стрілку спадного меню поруч із пунктом Редагувати текст і зображення з набору інструментів Редактування та виберіть у меню «Знайти текст і редагувати».
Відкриється діалогове вікно пошуку. Тут ви можете вказати, чи бажаєте ви шукати лише поточний документ чи всі PDF-файли в певному місці.
Указавши PDF-файл, виберіть, чи хочете ви шукати одне слово чи фразу чи декілька фраз. Щоб шукати одне слово/ фразу, виберіть опцію та введіть фразу в текстове поле.
Щоб шукати кілька слів, виберіть відповідний параметр, а потім натисніть опцію «Вибрати слова».
Введіть слово або фразу в текстове поле та натисніть кнопку «Додати». Ви також можете імпортувати текстовий файл зі списком слів для пошуку.
Нарешті, виберіть опцію «Шаблони», щоб знайти таку інформацію, як номери кредитних карток, номери телефонів, адреси електронної пошти, дати, номери соціального страхування тощо. Виберіть один із доступних шаблонів зі спадного меню. Ви також можете змінити мову для шаблонів на одну з доступних країн.
Дезінфекція документа
Кожного разу, коли ви збираєтеся застосувати будь-які редагування, ви побачите, що автоматично вибирається параметр перемикання «Очистити та видалити приховану інформацію». Що це саме означає?
Документ містить багато прихованої інформації, як-от метадані, прихований текст або шари, текст, що перекривається, вкладені файли, закладки, коментарі тощо, яку ви не хочете, щоб інші бачили, коли ви публікуєте або ділитеся документом.
Наведений вище варіант очищення документа назавжди видаляє всю приховану інформацію, пов’язану з документом.
Ви також можете вказати та вибрати, яку приховану інформацію ви хочете видалити, а яку зберегти. Для цього, перш за все, під час застосування редагування вимкніть перемикач «Очистити та видалити приховану інформацію».
Тепер перейдіть до параметра «Очистити документ» на панелі інструментів редагування.
З’явиться діалогове вікно. Натисніть опцію «Натисніть тут» поруч із заявою «Щоб вибірково видалити приховану інформацію».
Відкриється панель «Видалити приховану інформацію», і в ній буде перерахована вся прихована інформація, знайдена в документі після його ретельного вивчення. За замовчуванням буде вибрана вся прихована інформація. Натисніть на прапорці поруч із ними, щоб зняти їх вибір. Потім натисніть кнопку «Видалити», щоб видалити елементи, які все ще вибрані.
Діліться конфіденційною інформацією з людьми, які не повинні її бачити, може призвести до великих неприємностей. Тепер, перш ніж публікувати або ділитися будь-якими документами, ви можете належним чином відредагувати конфіденційну інформацію та очистити документ, щоб уникнути будь-яких невдач за допомогою Adobe Acrobat.