Використовуйте налаштування статусу в Microsoft Teams, щоб повідомити своїй команді, чи доступні ви
Microsoft Teams стала однією з найпопулярніших програм Workstream Collaboration. А для організацій, які використовують його, тепер це основний спосіб спілкування між членами команди, що обганяють електронну пошту. І правильно. Microsoft Teams має багато інструментів, щоб зробити спілкування та співпрацю більш ефективними та продуктивними, ніж традиційні засоби.
Навіть коли ви працюєте вдома і перебуваєте не в тому самому фізичному просторі, є багато інструментів, які допоможуть уникнути непорозумінь і зберегти продуктивність. Один із таких інструментів, який ви, можливо, не помічали, але на який варто звернути увагу, — це різні параметри статусу, доступні в Microsoft Teams, і всі способи їх використання.
Які параметри стану доступні в Microsoft Teams
У вашому розпорядженні в Teams є два типи налаштувань статусу – статус присутності користувача та спеціальний статус.
Що таке статус присутності користувача
Статус присутності користувача — це частина вашого профілю в Microsoft Teams (а також у Microsoft 365), яка дозволяє іншим користувачам знати ваш стан доступності. Він відображається у вигляді маленької точки зеленого/червоного/жовтого/сірого кольору поруч із зображенням вашого профілю.
Один погляд на статус, і інші члени вашої команди зрозуміють, чи перебуваєте ви в мережі, на нараді, щоб вас не турбували тощо. Ви зрозуміли суть. Строго кажучи, це покликане повідомити іншим загальний стан вашої доступності.
Що таке спеціальний статус
Окрім статусу присутності користувача, у Microsoft Teams також є спеціальний статус, який ви можете використовувати, щоб повідомляти іншим про точну обставину вашої доступності. Якщо статус присутності користувача може повідомити комусь лише те, що ви не на робочому столі, користувацький статус може вказати точні підстави для цього статусу, як-от повідомити комусь, що ви немає на обід і повернетеся через годину.
Це невелике власне повідомлення, яке ви можете відображати протягом короткого періоду часу. Інші користувачі можуть побачити його, наводячи курсор на ваше зображення профілю. Він також з’являється, коли хтось надсилає вам повідомлення через особистий чат або @згадує вас, якщо ви цього бажаєте.
Використання параметрів стану в Microsoft Teams
Налаштувати свій статус у Microsoft Teams, щоб показувати вашу доступність іншим користувачам, досить легко.
Встановлення статусу вашої присутності
Можливо, ви помітили, що, незважаючи на те, що ви ніколи раніше не змінювали свої налаштування статусу, ваш статус присутності змінюється автоматично. Це тому, що Microsoft Teams автоматично відображає ваш статус залежно від різних обставин.
Ви також побачите, що певні параметри статусу недоступні для встановлення як ваш статус, але ви можете бачити їх як стан присутності інших користувачів. Наприклад, «На зустрічі», «Представлення», «Зосередження» тощо. Ці параметри не просто «недоступні» для вас, вони не доступні для самостійного налаштування. Ці статуси налаштовуються програмою, тобто Microsoft Teams змінює ці статуси. Він може змінити їх на «На зустрічі», коли ви, ну, на нараді, або на «Представляєте», коли ви ділитеся екраном на нараді, тощо.
Але варіанти для вас обмежені. Щоб встановити налаштований користувачем статус присутності, натисніть кнопку профілю на рядку заголовка програми Teams.
З’явиться контекстне меню. Перейдіть до пункту «Статус» (поточний статус) у меню.
З’явиться підменю з такими параметрами статусу: «Доступний», «Зайнятий», «Не турбувати», «Повернутись» і «З’явитися на місці». Натисніть на статус, який ви хочете відобразити. Існує також параметр «Скинути статус», якщо ви хочете повернути присутність до стану, налаштованого додатком.
Коли ви встановлюєте статус самостійно, він у більшості випадків замінює статус, налаштований додатком, оскільки його пріоритет високий. Наприклад, якщо ви встановите статус «Не турбувати», команди не змінять його на «На зустрічі» або «На дзвінку», як це було б зазвичай.
Однак не всі статуї, налаштовані користувачем, є доказом перевизначення. Навіть якщо ви встановите статус «Доступний», команди замінять його на «Немає» після виявлення бездіяльності протягом більш ніж п’яти хвилин більшу частину часу.
Крім того, коли ви самі встановлюєте статус у Microsoft Teams, усі стани мають термін дії за замовчуванням. Тож навіть якщо ви забудете змінити свій статус, ви не залишитеся на режимі «Не турбувати» чи «Зайнятий» назавжди.
| Налаштований користувачем стан | Термін дії за замовчуванням |
|---|---|
| Зайняте | 1 день |
| Не турбувати | 1 день |
| інші | 7 днів |
Встановлення користувацького статусу
Щоб налаштувати власне повідомлення про статус, натисніть кнопку профілю, а потім перейдіть до «Встановити повідомлення про статус» у меню.
Відкриється вікно створення повідомлення про статус. Складіть статус, який ви хочете показати іншим; максимальна довжина спеціального статусу становить 280 символів. Ви також можете @згадати когось у своєму статусі.
Після створення статусу поставте прапорець «Показувати, коли люди мені надсилають повідомлення», якщо хочете. Коли цю опцію ввімкнено, щоразу, коли хтось надсилає вам приватне повідомлення або @згадує вас у каналі, Teams відображатиме ваш статус над вікном створення. Тож у пекла не буде жодних шансів, що вони пропустять ваш статус і потім звинувачують вас у тому, що ви не відповіли.
Ви також можете встановити дату закінчення терміну дії статусу, після завершення якого Teams автоматично очистить ваш статус. За замовчуванням в якості вибраного параметра відображатиметься «Сьогодні». Натисніть на нього, щоб розгорнути спадне меню. Потім виберіть один із варіантів: «Ніколи», «1 година», «4 години», «Сьогодні», «Цього тижня». Ви також можете вибрати «Спеціальний», щоб вказати дату та час.
Тепер натисніть «Готово», щоб зберегти статус.
Ваш спеціальний статус буде встановлений і видимий для інших разом із вашим станом присутності.
Порада: У Microsoft Teams також можна встановити статус «Не в офісі», який, забавна історія, насправді неможливо встановити з Microsoft Teams. Прочитайте, як налаштувати вихід з офісу в Microsoft Teams, у нашому докладному дописі в блозі тут.
Слідкуйте за статусом інших користувачів у Microsoft Teams
Окрім встановлення власного статусу, щоб інформувати інших, ви також можете стежити за статусом інших користувачів у своїй організації. Коли ви стежите за статусом людини, ви отримуватимете сповіщення щоразу, коли вона з’являється «Доступний» або «Не в мережі». Ви повинні визнати, що отримувати сповіщення краще, ніж одержимо стежити і чекати, поки вони з’являться в мережі, коли у вас є важлива справа.
Натисніть кнопку профілю в Microsoft Teams і перейдіть до пункту «Налаштування» з меню.
Перейдіть до «Сповіщення» з навігаційного меню ліворуч.
Знайдіть опцію «Люди» та натисніть кнопку «Редагувати» поруч із нею.
Тепер додайте осіб, статус яких ви хочете стежити, і отримувати сповіщення.
Ви можете будь-коли припинити ці сповіщення, натиснувши кнопку «Вимкнути» поруч із іменем особи.
Налаштування стану в Microsoft Teams — це безцінний інструмент, доступний для вас, щоб переконатися, що немає місця для непорозумінь. Ви також можете використовувати різні параметри, як-от «Не турбувати», «Зосереджено» тощо, щоб переконатися, що ви можете зосередитися на завданні, і ніхто не зможе вам заважати. Ви все ще отримуєте повідомлення від людей, лише не сповіщення, тож можете залишатися у своїй зоні.