Заплануйте важливі зустрічі, щоб усі члени могли бути присутніми
Платформи для співпраці, такі як Microsoft Teams, повністю змінили гру віддаленої роботи, і це правильно. Багато організацій переходять від електронної пошти до таких програм, як Microsoft Teams, для спілкування між колегами через чудові функції, які пропонують ці платформи.
Однією з таких функцій, яку Microsoft Teams пропонує користувачам у всьому світі, є можливість проводити заплановані зустрічі на платформі. Окрім тимчасових зустрічей, користувачі також можуть планувати зустрічі. Раніше лише передплатники Microsoft 365 Business могли проводити заплановані приватні зустрічі або зустрічі на каналі. Але тепер Microsoft також додала опцію для користувачів Microsoft Teams Free. А планувати зустрічі в Teams з членами організації та сторонніми особами (загалом відомими як гості у світі зустрічей Microsoft Teams) настільки просто, наскільки це можливо.
Як запланувати зустріч, якщо ви безкоштовний користувач Microsoft Teams
Відкрийте настільну програму Microsoft Teams або перейдіть на teams.microsoft.com. Виберіть опцію «Зустрічі» на панелі навігації ліворуч.
Примітка: Якщо опції «Зустрічі» немає, спробуйте оновити програму Microsoft Teams для настільного ПК, оскільки нова опція лише розпочалася. Якщо оновлення до останньої версії все ще не відображає цю опцію, залишається лише дочекатися, поки функція стане доступною для вас.
Відкриється вкладка Зустрічі. Ви побачите два варіанти: «Зустріч зараз» і «Запланувати зустріч». Натисніть «Запланувати зустріч», щоб відкрити вікно планувальника.
Дайте назву зустрічі та вкажіть дату й час її тривалості. Потім натисніть кнопку «Розклад».
Команди планують зустріч. На екрані з’явиться кілька варіантів надання доступу до запрошення. Ви можете поділитися інформацією про зустріч, скопіювавши її та надіславши посилання електронною поштою або будь-яким додатком для обміну повідомленнями, або ви можете надіслати запрошення за допомогою Календаря Google або Календаря Outlook, створивши подію. Виберіть потрібний варіант.
Важлива примітка: Не пропускайте цей крок, принаймні не скопіювавши інформацію про зустріч. Закривши це вікно, ви більше не зможете отримати доступ до інформації. Ви також повинні мати під рукою посилання на зустріч, якщо ви вирішили не створювати подію в календарі, оскільки наразі Microsoft Teams не має вбудованого календаря, щоб безкоштовні користувачі могли відстежувати заплановані зустрічі. Тобто ви не зможете приєднатися до зустрічі або запросити інших на зустріч, яку ви щойно запланували, якщо пропустите цей крок.
Наразі безкоштовні користувачі можуть проводити лише заплановані зустрічі приватно, а не в каналах. Тож до зустрічі можуть приєднатися лише люди з посиланням на запрошення на зустріч.
Як запланувати зустріч, якщо ви користуєтеся Microsoft 365 Business
Передплатники Microsoft 365 Business можуть запланувати зустріч із програми Microsoft Teams або використовувати Outlook для планування зустрічі в Teams.
Заплануйте нараду від Microsoft Teams
Відкрийте настільну програму Microsoft Teams або перейдіть на teams.microsoft.com і ввійдіть у свій обліковий запис Microsoft. Потім виберіть опцію «Календар» на панелі навігації зліва.
У календарі натисніть кнопку «Нова зустріч», щоб запланувати зустріч.
Відкриється екран для створення нової зустрічі. Додайте назву зустрічі, а потім введіть імена учасників у полі «Додати обов’язкових учасників», щоб запросити людей.
Якщо ви хочете, щоб до зустрічі приєднався хтось із інших осіб, введіть його адресу електронної пошти в поле, щоб надіслати їм посилання для запрошення на зустріч.
Після того, як ви додасте всіх учасників, установіть час зустрічі. Ви також можете використовувати «Помічник із планування», щоб знайти вільний час у календарі кожного, щоб встановити час зустрічі, який підходить для всіх.
Microsoft Teams також дозволяє повторювати зустріч за певним розкладом. Виберіть відповідну опцію зі спадного меню. Якщо ви не хочете повторювати зустріч, залиште параметр «Не повторюється».
Далі йде налаштування «Додати канал», яке визначає налаштування конфіденційності зустрічі. Залиште його порожнім, щоб ваша зустріч була приватною. Щоб відкрити зустріч для членів команди, виберіть канал. Ви також можете вибрати кілька каналів для зустрічі.
Зустріч буде опублікована на каналі, який ви виберете на вкладці «Публікації», де учасники команди можуть встановлювати порядок денний, ділитися файлами або додавати свої коментарі.
Натисніть кнопку «Надіслати» або «Зберегти» (залежно від того, чи є учасники у вашому списку), щоб запланувати зустріч.
Заплануйте зустріч Teams з Outlook
Користувачі також можуть запланувати зустріч Teams з Microsoft Outlook. Відкрийте програму Outlook і перейдіть до перегляду календаря. Щоб переключитися, натисніть значок «Календар» у нижній частині лівої навігаційної панелі.
За замовчуванням у Microsoft Teams є надбудова Outlook. Натисніть «Нова зустріч команд» у поданні календаря Outlook.
Відкриється екран для планування зустрічі. Встановіть назву зустрічі, додайте учасників, яким потрібно надіслати запрошення, встановіть час зустрічі та натисніть кнопку «Надіслати», щоб надіслати запрошення на зустріч.
Примітка: Наразі користувачі можуть планувати зустрічі з Outlook, але не можуть мати їх у жодному каналі.
Проводити зустрічі в Microsoft Teams дуже зручно. Користувачі можуть планувати зустрічі з Microsoft Teams або за допомогою програми Outlook. Користувачі Teams із підпискою на Microsoft 365 Business також можуть використовувати помічник із планування, який дозволяє користувачам знайти час для зустрічі, який підходить для всіх.
Планувальник для користувачів Microsoft Teams Free на даний момент є досить простим, але оскільки це нещодавно реалізована функція, можливо, він отримає важливі оновлення в найближчі місяці. Ви також можете надіслати посилання на запрошення людям, які не є частиною вашої організації, щоб вони могли приєднатися до зустрічі як «гості».