Керувати своїми завданнями стало набагато простіше.
Минулого року Microsoft анонсувала програму Tasks для Microsoft Teams, і можна з упевненістю сказати, що це одна з програм, появи якої люди з нетерпінням чекали. Відслідковувати різні завдання, про які ми маємо подбати протягом дня або до кінця тижня чи місяця, може бути дуже складно. Звичайно, для цього в Microsoft є різні програми.
Але саме в цьому проблема. Або, принаймні, так було. Програми були окремі. І вам доведеться перемикатися між кількома додатками, щоб відстежувати все. Було справді важко зберегти розсудливість, роблячи це. Але з Tasks Microsoft змінює це.
Програма Tasks об’єднує всі можливості окремих програм Microsoft для відстеження прогресу та керування завданнями в одному місці. Новий додаток Tasks поєднує ваші особисті завдання із To-Do та спільні завдання з програми Planner прямо в Microsoft Teams. Тож ви можете відстежувати всі свої завдання з одного місця.
Додавання завдань у Microsoft Teams
Додаток Tasks почав розгортатися раніше цього року поетапно, і тепер він, як правило, доступний для всіх, хто має підписку на Microsoft 365. Користувачі Microsoft Teams Free не мають доступу до програми.
Ви можете додати програму Tasks як загальносистемну програму в Microsoft Teams або як вкладку в канал. Коли ви додаєте Завдання як вкладку в каналі, вона не включатиме ваші особисті завдання із To Do.
Перш ніж додати програму Tasks в Microsoft Teams, потрібно пам’ятати одну річ. Ви не знайдете програму під назвою «Завдання». Наразі ви знайдете його під назвою «Планувальник».
Поступово назву зміниться на «Завдання за планувальником і завданнями», перш ніж нарешті перетворитися на «Завдання». Зміна до попередньої вже почалася, і деякі користувачі можуть знайти програму під цією назвою замість «Планувальник». Але незалежно від назви, функціональність однакова.
Щоб скористатися програмою «Завдання», натисніть опцію «Інші додані програми» (три крапки) на панелі навігації зліва.
Потім натисніть на рядок пошуку «Знайти програму» та знайдіть «Планувальник». Натисніть на програму, щоб додати її до свого списку Microsoft Teams.
Відкриється вікно опису програми. Натисніть кнопку «Додати», щоб встановити програму.
На навігаційній панелі з’явиться планувальник (або, у деяких випадках, Завдання планувальника та завдання). Ви також можете закріпити програму на панелі навігації для подальшого доступу. Клацніть правою кнопкою миші програму та виберіть «Закріпити» у меню параметрів.
Використання завдань у Microsoft Teams
Програма «Завдання» в Microsoft Teams відображає ваші завдання у двох розділах: «Мої завдання» та «Спільні плани».
Розділ «Мої завдання» містить ваші списки з програми Microsoft To-Do, а також усі завдання, які ви додали в To Do та Outlook. Він також містить розділ «Призначено мені», який показує будь-які завдання з Планувальника, призначені вам спеціально, щоб ви завжди могли мати список завдань під рукою.
Розділ «Спільні плани» містить завдання або плани з програми «Планувальник», які були додані в Teams.
Розділ «Мої завдання» також містить категорії «Важливі» та «Заплановані». У категорії «Важливі» відображаються всі завдання, які ви позначили зірочкою, від «Справи», а також завдання, призначені вам у Планувальнику.
Категорія «Заплановані» показує всі ваші завдання, які мають термін виконання, від «Справи», а також «Планувальник», які призначені вам, відсортовані за датою, щоб ви могли відстежувати свій розклад. Він також показує завдання з планів, які не є частиною ваших команд, але присутні у рідному додатку Planner.
Створення нових завдань
Програма Завдання просто не відображає всі ваші завдання з цих інших програм; Ви також можете створювати нові завдання.
Натисніть опцію «Новий список або план» у нижній частині екрана, щоб створити нові списки або плани.
З'явиться вікно для створення нового завдання. Дайте свій список або сплануйте назву. Потім перейдіть до спадного меню в розділі «Створити в» і виберіть, який тип завдання це буде. Виберіть «Мої завдання», якщо ви хочете створити приватний список або назву команди, і канал, якщо хочете створити спільний план.
Потім натисніть кнопку «Створити».
Щоб створити нове завдання в наявному списку або плані, спочатку перейдіть до цього списку/плану. Припустимо, ви хочете створити нове особисте завдання для To-Do, перейдіть до «Завдання» в розділі «Мої завдання».
Потім натисніть на опцію «Додати завдання».
Введіть назву завдання та статус пріоритету або термін виконання, якщо він є. І натисніть кнопку «ОК» (значок галочки), щоб зберегти завдання.
Щоб відредагувати додаткову інформацію про завдання, наприклад додати опис або підзавдання, натисніть завдання.
Відкриється вікно редагування. Перейдіть до «Контрольного списку» та додайте підзавдання для завдання, де написано «Додати елемент».
Аналогічно, для нового завдання спільного плану перейдіть до назви плану та натисніть опцію «Додати завдання». Єдина відмінність для нового завдання в плані – це категорії стовпців. Ви можете ввести деталі для категорій «Призначено» та «Ковш» під час створення нового завдання для Планувальника.
Перегляд ваших завдань
Завдання To Do можна переглядати лише як список, але завдання Планувальника підтримують 4 типи перегляду. Ви можете відобразити свої завдання у вигляді списку, дошки, діаграми або розкладу.
За замовчуванням буде видно подання «Список».
Подання "Дошка" відображає всі завдання у вигляді карток на дошці, що є поданням за замовчуванням у рідній програмі Планувальник у Microsoft 365.
Подання діаграми відображає всю статистику, пов’язану з планом, у вигляді діаграм, що робить його більш наочним і, отже, легше відстежувати всю інформацію.
А у режимі перегляду розкладу всі ваші завдання відображатимуться в календарі, що полегшує відстеження термінів.
Щоб змінити вигляд, натисніть відповідний параметр у правому куті панелі інструментів над завданнями.
Використання завдань як вкладки
Ви також можете додати Завдання як вкладку в канал Teams. Після додавання в канал програма не включатиме ваші особисті завдання із To-Do. Завдяки додатку Tasks у каналі ваша команда може спільно створювати плани й упорядковувати всі завдання.
Перейдіть до каналу, до якого ви хочете додати Планувальник, і натисніть значок «+» угорі, щоб додати нову вкладку.
Знайдіть у додатках «Планувальник» і натисніть на нього. Ви можете створити новий план або додати існуючий. Виберіть перемикач, що відповідає потрібному варіанту, а потім або введіть назву плану (щоб створити новий план), або виберіть існуючий план зі спадного меню. Потім натисніть опцію «Зберегти».
Нова програма «Завдання» в Microsoft Teams перетворить управління як командними, так і особистими завданнями. І в найближчі місяці програма лише покращиться, а також буде додано більше доповнень, як-от повторювані завдання, список My Day тощо.