Ви можете перевірити орфографічні помилки в одній клітинці, кількох клітинках, цілій аркуші, кількох аркушах або всій книзі Excel.
Більшість людей знають про функції перевірки орфографії та автовиправлення в Microsoft Word і Powerpoint, але чи знаєте ви, що MS Excel також полегшує функцію перевірки орфографії. Він не такий потужний і просунутий, як Word, але він пропонує основні функції перевірки орфографії. Це дозволяє вам перевірити написання слів у клітинках аркушів і переконатися, що ваші аркуші не містять помилок.
На відміну від Microsoft Word і PowerPoint, Excel не перевіряє автоматично на наявність граматичних проблем і не перевіряє орфографію під час введення (підкреслюючи їх червоним кольором). MS Excel повідомить вас про орфографічні помилки, лише якщо ви запустите функцію перевірки правопису вручну. Крім того, Excel не перевіряє граматичні помилки.
У більшості випадків ми ігноруємо орфографічні помилки в Excel, оскільки часто працюємо з числами та формулами. Але іноді вам потрібно перевірити, чи не допустили ви орфографічних помилок під час створення деяких звітів і наборів даних, які можуть містити такі тексти, як мітки стовпців і рядків, або на всьому аркуші. Давайте дізнаємося, як виконати перевірку орфографії в одній клітинці, кількох клітинках, цілій аркуші, кількох аркушах одночасно або всій книзі.
Як виконати перевірку орфографії в Excel
Ви можете легко виконати перевірку орфографії в Microsoft Excel, виконавши такі дії:
Є два способи запустити функцію перевірки орфографії в Excel: ви можете отримати доступ до інструмента зі стрічки Excel або за допомогою комбінації клавіш.
Спочатку відкрийте таблицю з орфографічними помилками та виберіть будь-яку клітинку. Перейдіть на вкладку «Перегляд», натисніть кнопку «Орфографія» ліворуч у групі Перевірка на стрічці Excel.
Крім того, ви також можете натиснути функціональну клавішу F7, щоб відкрити діалогове вікно Правопис. Якщо ви виберете будь-яку окрему клітинку в електронній таблиці, Excel автоматично перевірить орфографічні помилки у всій поточній електронній таблиці.
У будь-якому випадку відкриється діалогове вікно Правопис. Excel почне перевіряти орфографічні помилки у вашому робочому аркуші та надасть пропозиції щодо правильного написання.
У діалоговому вікні «Орфографія» виберіть пропозицію з поля «Пропозиції:» і натисніть кнопку «Змінити», щоб виправити помилку в написанні слова. Після виправлення орфографії відбувається перехід до наступної помилки. Це поле з’явиться лише для клітинок із помилковими словами. Тут ми виберемо перше слово «Вірогідність» зі списку пропозицій, щоб замінити неправильно написане слово «Вірогідність», і натисніть кнопку «Змінити».
Коли всі орфографії виправлено, Excel покаже вам «Перевірку правопису завершено». Повідомлення готово. Натисніть «ОК» у вікні підказки, щоб продовжити.
Excel покаже діалогове вікно Правопис, лише якщо на аркуші були виявлені помилки. Якщо помилки не знайдено, Excel покаже вам те саме повідомлення вище.
Якщо функція перевірки орфографії не працює (тобто кнопка «Орфографія» на вкладці «Перегляд» неактивна), це, ймовірно, тому, що ваша електронна таблиця захищена. «Зніміть захист» зі свого робочого аркуша, перш ніж перевіряти орфографічні помилки.
Різні параметри діалогового вікна орфографії
Перш ніж ми навчимося виконувати перевірку орфографії для комірок, цілих аркушів, кількох аркушів або всієї книги, ми повинні зрозуміти різні параметри діалогового вікна «Правопис» і як їх налаштувати. Під час виправлення слів потрібно вибрати відповідні варіанти.
Нижче наведено деякі функції, які ви побачите в діалоговому вікні Правопис:
- Один раз проігнорувати - Коли перевірка орфографії зустрічає слово, яке вона ідентифікує як помилку, і це слово насправді правильне для ваших цілей, натисніть кнопку «Проігнорувати один раз», щоб проігнорувати поточну пропозицію про помилку перевірки орфографії. напр. Імена, адреси тощо.
- Ігнорувати все – Виберіть цей параметр, якщо ви хочете ігнорувати всі екземпляри поточних слів з помилкою та зберегти вихідні значення. Наприклад, якщо одне й те саме ім’я повторюється кілька разів, натискання цієї опції призведе до пропуску всіх цих слів, не змінюючи їх, і заощадить ваш час.
- Додати до словника – Якщо Excel розцінює поточне слово як помилку, але це правильне слово, яке ви використовуєте досить часто, ви можете додати це слово з помилкою до словника Microsoft Excel, якщо це слово вживається правильно. Це зробить це слово частиною словника MS і в майбутньому не буде позначено як помилку в жодній робочій книзі, а також в інших продуктах Microsoft.
- Змінити – Коли буде виявлено помилку перевірки орфографії, Excel покаже вам список пропозицій. Виберіть одне із запропонованих слів і натисніть цю кнопку, щоб замінити вибране слово з помилкою на правильне.
- Змінити все – Ця опція замінить усі випадки написання з помилкою, а також поточне слово на вибрану пропозицію.
- Автозаправка – Якщо натиснути цей параметр, Excel автоматично виправить орфографічну помилку за допомогою вибраної пропозиції. Крім того, воно додасть слово до списку автовиправлення, що означає, що якщо ви введете те саме слово з помилкою в майбутньому, Excel автоматично перетворить його у вибрану пропозицію.
- Мова словника – Ви можете змінити мову словника Excel за допомогою цього спадного меню.
- Параметри – Ця кнопка переведе вас до «Параметри Excel», де ви можете відповідно переглянути або змінити налаштування перевірки орфографії за замовчуванням.
- Скасувати останній – Натисніть цю кнопку, щоб скасувати останню дію.
Налаштування параметрів перевірки орфографії Excel
Якщо ви хочете змінити стандартні параметри перевірки орфографії в Excel, натисніть «Параметри» у діалоговому вікні «Правопис» або перейдіть на вкладку «Файл» і натисніть «Параметри».
На вкладці «Проверка» параметрів Excel ви знайдете параметри перевірки орфографії за замовчуванням, які можна налаштувати відповідно до ваших потреб і вимог.
Excel ігнорує слова, написані у верхньому регістрі (HEETHEN), текст, що містить цифри (Rage123), IP-адреси/адреси файлів або Інтернет-коди, і вони не розглядатимуться як помилка. Крім того, він позначає повторювані слова як помилку. Наприклад, якщо ви введете «Привітайся з моїм маленьким другом», він позначить додаткове «до» як помилку. Ви можете ввімкнути або вимкнути ці параметри, якщо хочете.
Якщо ви хочете додати або відредагувати словник Excel, натисніть опцію «Спеціальні словники».
Потім, щоб відредагувати список слів у користувацьких словниках, виберіть «CUSTOM.DIC» у списку словників і натисніть кнопку «Редагувати список слів…».
Введіть слово, яке ви хочете додати до словника, у поле «Слово:» і натисніть «Додати». Якщо ви хочете видалити вже додане слово зі списку, виберіть слово та натисніть «Видалити» або «Видалити всі», щоб видалити всі слова. Потім двічі натисніть «ОК», щоб закрити обидва діалогові вікна.
Крім того, будь-яке слово, додане до спеціальних словників, не буде позначено як помилку в інших продуктах Microsoft. Якщо ви додали слово до спеціального словника в Excel, воно не вважатиметься помилкою в Word або Powerpoint і навпаки.
Якщо ви хочете змінити параметри автозаміщення, натисніть «Параметри автозаміщення» в параметрах Excel.
Тут ви можете налаштувати параметри автозаправки.
Набираючи текст, ви часто можете помилково вводити деякі слова кілька разів у своєму робочому аркуші. Ви можете виправити ці помилки, додавши ці слова до списку автовиправлення. Таким чином, Excel автоматично виправлятиме ці слова під час написання.
Для цього введіть слово з помилкою в розділі «Замінити» та виберіть правильне слово зі списку нижче або введіть його в розділі «З». Потім натисніть «ОК», щоб застосувати.
Перевірка орфографії однієї клітинки/тексту в Excel
Excel дозволяє перевірити одне значення комірки (Word) на наявність орфографічних помилок.
Щоб перевірити правопис будь-якої окремої клітинки в документі Excel, виділіть клітинку та двічі клацніть на ній або натисніть F2, щоб увійти в режим редагування. Переконайтеся, що ви перебуваєте в режимі редагування в комірці. Якщо ви перебуваєте в режимі редагування, ви побачите текстовий курсор у клітинці та «Редагувати» у рядку стану в нижньому лівому куті вікна Excel (як показано нижче).
Потім натисніть кнопку «Орфографія» на вкладці «Огляд» або натисніть F7.
Якщо Excel виявить орфографічні помилки, він відобразить вікно пропозицій, інакше відобразиться повідомлення з повідомленням «Перевірку орфографії завершено».
Виберіть правильне слово та натисніть «Змінити», щоб виправити написання. Потім натисніть «ОК» у діалоговому вікні «Перевірка орфографії завершена».
Перевірка орфографії кількох клітинок/слів на одному аркуші
Якщо ви хочете разом перевірити орфографію в кількох клітинках, ви можете зробити це, виділивши лише ці клітинки та скориставшись діалоговим вікном Правопис. Цей метод корисний, коли ви хочете пропустити стовпець імені або адреси з перевірки помилок, оскільки імена та адреси зазвичай позначаються як орфографічні помилки.
Спочатку виберіть клітинки, діапазони, стовпці чи рядки, які потрібно перевірити на орфографію. Якщо ви виділяєте сусідні клітинки, ви просто перетягуєте мишею або Shift + клавіші зі стрілками, щоб зробити виділення.
Якщо ви хочете виділити несуміжні клітинки (комірки, які не знаходяться поруч), ви можете натиснути і утримувати клавішу Ctrl і клацнути клітинки, які потрібно виділити. Якщо у вас є велика кількість комірок для виділення, натисніть і відпустіть Shift + F8, а потім клацніть на стільки комірок, скільки ви хочете їх виділити. Потім знову натисніть Shift + F8, щоб вимкнути режим виділення.
Вибравши клітинки, перейдіть на вкладку «Перегляд» і виберіть «Орфографія» на стрічці або натисніть F7.
З’явиться діалогове вікно Правопис з деякими пропозиціями щодо заміни першого слова з помилкою (якщо Excel знайшов таке) у вибраних клітинках або діапазонах.
Потім виберіть правильну пропозицію, натисніть опцію «Змінити» або скористайтеся «Автозаміщенням», щоб автоматично вибрати правильний варіант написання та перейти до наступного слова з помилкою.
Або ви також можете натиснути «Проігнорувати один раз», щоб відхилити пропозицію та перейти до наступного слова з помилкою.
Після того, як перше слово з орфографічною помилкою буде виправлено, воно покаже вам пропозиції щодо наступного слова з помилкою в тому самому діалоговому вікні. Виберіть відповідні параметри, щоб виправити помилку. Аналогічно, ви можете виправити всі слова з помилками по одному.
Після того, як усі орфографічні помилки виправлені, ви побачите підказку «успіх».
Перевірка орфографії всього робочого аркуша
Щоб перевірити орфографію всього аркуша в Excel, виділіть будь-яку клітинку на аркуші, яку потрібно перевірити, або клацніть вкладку аркуша, на якому потрібно запустити перевірку орфографії, і клацніть параметр «Правопис» (або натисніть F7 ) на вкладці "Огляд".
Excel почне перевірку помилок і надасть пропозиції щодо їх виправлення.
Коли ви запускаєте перевірку орфографії, вона перевіряє орфографію від поточної вибраної комірки і далі до кінця робочого аркуша. Якщо ви виберете клітинку A1, Excel почне перевіряти всі клітинки в першому рядку (зліва направо), потім перейде до другого рядка і перевірить усі клітинки в другому рядку (зліва направо), а потім перейде до третій ряд і так далі.
Наприклад, якщо вибрати A4, він просто пройде всі клітинки рядка 4 (по горизонталі), а потім рядки під ним. Після перевірки всіх клітинок після A4 Excel покаже вам вікно підказки «Бажаєте продовжити перевірку на початку аркуша?». Натисніть «Так», щоб продовжити перевірку орфографії з самого початку, як показано нижче.
Перевірка орфографії кількох аркушів одночасно
У Excel ви можете разом перевірити орфографію для кількох аркушів. Ось як:
Щоб перевірити орфографію кількох аркушів, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl і виберіть вкладки кількох аркушів, які потрібно перевірити. Почніть перевірку орфографії, натиснувши кнопку «Орфографія» на вкладці «Перегляд» або натиснувши F7.
Це розпочне процес перевірки орфографії, і одна за одною всі помилки з’являться у діалоговому вікні.
Виберіть відповідні параметри, щоб виправити всі помилки, і діалогове вікно запропонує вам сповістити повідомлення з підтвердженням.
Перевірка орфографії відразу на всіх аркушах робочої книги
Якщо у вашій робочій книзі багато аркушів, ви можете легко перевірити їх правопис за один раз.
Щоб перевірити орфографію всіх аркушів у книзі, клацніть правою кнопкою миші вкладку будь-якого робочого аркуша та виберіть «Вибрати всі аркуші» з контекстного меню.
Це дозволить вибрати всі аркуші у вашій книзі. Потім натисніть F7 або кнопку «Орфографія» на вкладці стрічки «Огляд». Коли всі аркуші вибрано, всі вкладки відображатимуться на білому фоні, як показано нижче.
Тепер Excel перевірить орфографію всіх аркушів у книзі.
Перевірка орфографії слів у формулі
Якщо ви спробуєте перевірити текст, який є частиною формули, він не спрацює, і перевірка орфографії повернеться на початок аркуша. Ви можете перевірити лише текст, який знаходиться всередині оболонки формули в режимі редагування.
Якщо ви хочете перевірити написання слів у формулі, двічі клацніть клітинку з формулою або виберіть слова всередині формули в рядку формул. Потім натисніть клавішу F7 або кнопку «Орфографія» на вкладці «Перегляд», щоб запустити перевірку орфографії.
Виділіть орфографічні помилки за допомогою макросу Excel VBA
Ви навіть можете використовувати макрос Excel, щоб знайти та виділити слова з помилкою на поточному аркуші. Для цього потрібно створити макрос у редакторі VBA. Ось як ви це робите:
Спочатку відкрийте аркуш, на якому потрібно виділити слова з помилкою. Потім натисніть кнопку «Visual Basic» на вкладці «Розробник» або натисніть комбінацію клавіш Alt + F11, щоб відкрити редактор Excel VBA.
У редакторі Microsoft VBA клацніть меню «Вставка» та виберіть параметр «Модуль».
Потім скопіюйте та вставте наступний код в редактор модулів:
Sub ColorMispelledCells() Для кожного cl в ActiveSheet.UsedRange Якщо не Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Тоді _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubПісля вставки коду натисніть кнопку «Виконати» на панелі інструментів або натисніть клавішу «F5», щоб запустити макрос.
Після того, як ви запустите макрос, перевірте свій аркуш. І всі клітинки з помилковими словами були б виділені, як показано нижче.
Це все, що вам потрібно знати про перевірку орфографії в Excel.