Ви можете імпортувати файли Google Таблиць і Excel (.xslx) у таблиці Notion, експортувавши їх як файли CSV.
Notion — це універсальне рішення для продуктивності для написання, планування, управління знаннями, управління даними, командної співпраці тощо.
Поняття є одним із найдосконаліших і найкорисніших інструментів баз даних, доступних сьогодні. Notion дозволяє створювати два типи баз даних: повносторінкову базу даних або вбудовану базу даних (що означає компонент бази даних, наприклад таблицю в середині тексту або іншого документа). Крім того, існує п’ять важливих типів баз даних, які ви можете створити на Notion, це список, галерея, таблиця, дошки та календар.
Все більше користувачів переходять з Google Таблиць і Microsoft Excel на Notion завдяки його гнучкості та можливостям налаштування. Якщо ви вирішили перенести свої бази даних на Notion, але не знаєте як. Тут, у цій публікації, ми збираємося показати, як імпортувати ваші таблиці Google і файли Excel (.xslx або .xls) у таблиці Notion.
Імпорт Google Sheet або файлу Excel в Notion
Notion — це чудова онлайн-платформа баз даних, яку можуть використовувати як окремі особи, так і професіонали.
Notion дозволяє імпортувати дані з таких типів файлів:
- Відкритий текст (.txt)
- Markdown (.md або .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
Ви також можете імпортувати дані з різних програм у Notion.
Крім цього, ви також можете вставити таблиці Google у Notion. Але проблема з вбудовуванням Google Таблиць полягає в тому, що ви втрачаєте доступ до файлу або файл видаляється на диску Google, або якщо URL-адреса порушується, вбудовування також порушується.
Найкращий спосіб імпортувати файл Excel або аркуш Google — спочатку конвертувати їх у файл CSV (.csv) і завантажити в Notion.
Як імпортувати файл Excel в Notion
Оскільки Notion не підтримує файли .xslx (Excel), вам потрібно експортувати їх у файл .csv, а потім завантажити/імпортувати в Notion.
Спочатку відкрийте книгу Excel, яку потрібно імпортувати в Notion. Потім перейдіть на вкладку «Файл», щоб відкрити Excel Backstage, і виберіть «Зберегти як».
На сторінці «Зберегти як» виберіть «CSV UTF-8 (розділені комами) (*.csv)» як тип файлу для збереження. Цей формат також підтримує неанглійські символи та символи Unicode-8. Або ви можете вибрати простий тип файлу «CSV (розділені комами) (.*csv)», який не підтримує спеціальні символи. Обидва будуть добре працювати, якщо ваша таблиця містить лише тексти, числа та дати.
CSV – це текстовий файл із роздільниками, який містить список даних. Вони часто використовуються для імпорту та експорту даних у додатках.
Потім натисніть кнопку «Зберегти». Якщо у книзі є лише один аркуш, він буде збережено відразу. Або якщо у книзі є кілька аркушів, Excel покаже вам це попередження, мовляв, натисніть «ОК», щоб зберегти лише активний аркуш як файл CSV, а якщо у вас є кілька аркушів, збережіть їх окремо з різними іменами.
Після збереження даних у файлі CSV відкрийте програму Notion або відкрийте Notion у своєму браузері. Потім відкрийте сторінку поняття, куди ви хочете імпортувати файл CSV, і натисніть «Імпортувати» на лівій панелі, як показано нижче.
Відкриється діалогове вікно Імпорт. Виберіть опцію «CSV» у діалоговому вікні.
Тепер перейдіть до папки, що містить ваш файл CSV, у засобі вибору файлів, виберіть його, а потім натисніть «Відкрити».
Файл CSV буде імпортовано в Notion, і ваші дані Excel відображатимуться у вигляді таблиці.
Зміна типу властивості в поняттях
Після успішного імпортування даних вам потрібно зробити ще одну річ, а саме перевірити, чи відповідають типи властивостей (типи даних) кожного стовпця даним. У більшості випадків ви отримаєте правильні типи даних, але іноді дані надходять до Notion у вигляді текстів. Наприклад, якщо ви імпортуєте дані про валюту або нерозпізнаний формат дати тощо, вони надходять у вигляді тексту.
Тому, коли це станеться, вам потрібно буде перетворити стовпці на відповідний тип властивості. Ви можете дізнатися тип даних стовпця, подивившись на піктограму перед заголовком стовпця. Якщо у вас є тексти, це буде значок абзацу, значок календаря для дат і решітка для чисел тощо.
Як ви можете бачити нижче, коли ми імпортували цю таблицю з файлу Excel, стовпець «Комісія» зі значеннями валюти відформатовано як текстовий стовпець. Тепер нам потрібно змінити тип властивості (тип даних) стовпця «Комісія» на число.
Для цього натисніть на заголовок стовпця, і ви побачите спадне меню. При цьому натисніть «Текст» у розділі «Тип властивості» та виберіть відповідний тип даних (число).
Тепер ми конвертували значення, але втратили формат валюти. Не хвилюйтеся, це легко додати. Щоб перетворити число в певний формат, просто наведіть курсор на одне зі значень стовпця, і ви побачите 123 кнопку.
Натисніть на 123 і виберіть зі списку бажаний формат числа.
Тепер числові значення в стовпці Комісія відформатовано як валюта.
Як імпортувати таблицю Google у Notion
Щоб імпортувати таблиці Google у Notion, спершу потрібно завантажити електронну таблицю як файл CSV.
Щоб завантажити таблиці Google, відкрийте електронну таблицю Google, яку потрібно імпортувати, і натисніть меню «Файл» на панелі меню. У спадному меню розгорніть параметр «Завантажити» та виберіть «Значення, розділені комами (.csv, поточний аркуш)», щоб завантажити файл у форматі CSV.
Далі відкрийте сторінку поняття, куди ви хочете імпортувати файл CSV, і натисніть «Імпортувати» у нижній частині лівої бічної панелі.
Виберіть свій файл із засобу вибору файлів та натисніть «Відкрити», щоб імпортувати цей файл CSV до Notion.
Тепер ваш аркуш Google імпортується в Notion і відображається у вигляді таблиці.
Додавання файлу Excel або таблиці Google до бази даних Notion
Замість того, щоб імпортувати дані в нову таблицю Notion, ви можете об’єднати вміст файлу Excel або аркуша Google в існуючу таблицю Notion. Пам’ятайте, що це можна зробити лише за допомогою повносторінкових таблиць, а не вбудованих таблиць.
Але спочатку вам потрібно переконатися, що і ваша таблиця Excel/Google Sheet, і таблиця Notion мають спільні назви стовпців (наприклад, обидві мають містити стовпці «Ім’я», «Прізвище», «Дата» тощо).
Спочатку експортуйте аркуш таблиць Excel/Google у файл CSV, як ми зробили для імпорту таблиць Excel/Google у Notion.
Далі відкрийте сторінку Поняття, що містить таблицю, з якою потрібно об’єднати, і клацніть на горизонтальній крапці (…) у верхньому правому куті вікна Notion.
Потім перейдіть до папки, що містить експортований файл CSV, у Провіднику файлів і виберіть його. І натисніть «Відкрити», щоб об’єднати файл.
Тепер файл CSV об’єднано (додано) з вашою таблицею Notion, а його вміст буде додано в кінець існуючої таблиці Notion (див. нижче).
Таким чином ви імпортуєте бази даних таблиць Excel та Google у Notion.