Що таке файл CSV і як його відкрити або створити?

Вичерпний посібник про те, що таке файл CSV та як його створити, відкрити, імпортувати чи експортувати.

Файл CSV відноситься до розширення файлу «Значення, розділене комами», яке дозволяє зберігати табличні дані для керування наборами даних або базами даних. Це звичайний текстовий файл, який може містити лише числа та текстові значення, розділені або розділені комами.

CSV – це дуже популярний і універсальний формат файлів, який часто використовується для обміну даними між різними програмами. Оскільки файли CSV легко організовувати й маніпулювати, вони широко використовуються у споживчих, ділових, фінансових та наукових додатках. Багато програм пропонують варіанти імпорту або експорту файлів у форматі CSV.

У цій статті ми обговоримо, що таке файл CSV, як його створювати та редагувати, як відкрити файл CSV та як імпортувати/експортувати файл CSV.

Що таке файл CSV і яка його структура?

Файл CSV, який іноді називають значеннями, розділеними символами, або файлом із роздільниками комами — це будь-який файл, який закінчується на «.csv». Це звичайний формат обміну даними, який використовується програмами електронних таблиць або баз даних, такими як Microsoft Excel, Google Sheets, MySQL тощо. CSV дозволяє легко передавати складні дані між програмами, які не можуть спілкуватися один з одним, якщо обидві програми підтримують Формат CSV.

Файли CSV можуть містити лише літери, цифри та символи (символи ASCII або Unicode для друку), розділені (або розділені) символами коми. Оскільки це звичайні текстові файли, файли CSV легко імпортувати або експортувати. За допомогою файлів CSV ви можете легко експортувати велику і складну інформацію з однієї програми, а потім імпортувати інформацію з цього файлу CSV в іншу програму.

У файлах CSV значення зазвичай розмежовуються комами, але іноді вони можуть використовувати інші символи для розділення значень, зокрема:

  • Крапка з комою (;)
  • Вкладка (\t)
  • пробіл ( )
  • Одинарні або подвійні лапки (") ("")
  • труба (|)

Структура файлу CSV

Файл CSV має просту структуру, і насправді він прописаний його назвою (значення, розділені комами). Файли CSV використовують кому для відокремлення кожного конкретного значення даних (стовпців) в одному рядку, а різні рядки відображаються в різних рядках. Наприклад, коли ви перетворюєте таблицю даних у файл CSV, перший рядок/рядок містить заголовки стовпців (розділені) таблиці, а потім кожен рядок містить рядок таблиці.

Це буде краще зрозуміти на прикладі. Припустимо, у вас є ця електронна таблиця, що містить таблицю даних:

Ось як виглядають наведені вище дані у файлі у форматі CSV:

Ім'я, Прізвище, Стать, Країна Франклін, Невідомо, Чоловік, Франс Лорета, Куррен, Жінка, Франс Філіп, Гент, Чоловік, Франс Шавон, Беніто, Жінка, Франс Шавон, Піа, Жінка, Франція

Файл CSV може бути складнішим, ніж цей, з більшою кількістю полів або значень у кожному рядку і може містити тисячі рядків. Файли CSV не підтримують жодних шрифтів, дизайну чи форматування, вони містять лише звичайний текст. Ця простота робить файл CSV найкращим для експорту та імпорту даних в інші програми.

Створення файлу CSV

Існує два способи створити файл CSV: один, ви можете створити файл CSV, експортувавши або зберігши файл у форматі CSV за допомогою програм; по-друге, створіть файл CSV за допомогою текстового редактора.

Створіть файл CSV за допомогою текстового редактора

Для створення файлу CSV не потрібне спеціальне програмне забезпечення для електронних таблиць або бази даних, ви можете створити файл CSV за допомогою будь-якого можливого текстового редактора, такого як Notepad, Vim, Notepad++ тощо. Все, що вам потрібно зробити, це ввести рядок значень ( стовпці), які відокремлюються комами, а рядки — новими рядками. Ось як:

Спочатку відкрийте текстовий редактор, наприклад Блокнот, потім введіть назви стовпців або перший рядок даних (запис), розділені комами, у першому рядку. Наприклад, ми вводимо такі заголовки в рядок файлу:

Ім'я, стать, країна, вік

І переконайтеся, що ви вводите без зайвих пробілів у рядку.

Потім введіть значення в другий рядок, використовуючи той самий формат, що й у першому рядку. Тут ми вводимо справжнє ім’я, потім стать, потім країну, а потім вік. 

Дульсе, жінка, Сполучені Штати, 32

Продовжуйте записувати значення для кожного елемента в кожному наступному рядку. Якщо ви хочете залишити будь-які поля (значення) порожніми, обов’язково додайте кому, інакше поля, що залишилися в рядку, будуть зміщені ліворуч, коли ви імпортуєте файл у таблицю. У наведеному нижче прикладі ми пропустили поле країни в 7-му рядку, але додали кому, щоб залишити порожню клітинку, коли ми приховуємо дані в таблиці.

Правила створення файлів CSV

Інженерна група Інтернету (IETF) визначає, як файл CSV має бути структурований та відформатований за стандартом «RFC4180». Відповідно до цього існує ще кілька правил, яких потрібно дотримуватися для форматування даних у файлі CSV. Тут «CRLF» означає «повернення каретки» та «переведення рядка», що означає розрив рядка.

  • Зберігайте кожен рядок даних в окремому рядку, розділяючи їх розривом рядка (CRLF).
Філіп, чоловік, Франція, 36
  • Вам не потрібно слідувати за останнім рядком даних (рядком) з розривом рядка.
Філіп, Чоловік, Франція, 36 Мара, Жінка, Великобританія, 25
  • Ви можете включити додатковий рядок заголовка зі списком імен стовпців у першому рядку файлу в тому ж форматі, що й інші рядки. Заголовки можуть містити імена, пов’язані з полями у файлі.
Ім'я, Прізвище, Стать, Країна Філіп, Чоловік, Франція, 36 Мара, Жінка, Великобританія, 25
  • Переконайтеся, що кожне поле в списку заголовків і кожен запис розділені комами. Кожен запис/рядок повинен містити однакову кількість полів у всьому файлі. І після останнього поля в рядку не повинна стояти кома.
Ім'я, Прізвище, Стать, Країна Шавон, Беніто, Жінка, Франція
  • Якщо ви берете поля в подвійні лапки, то подвійні лапки можуть не відображатися всередині полів.
«Шеррон», «Жінка», «Велика Британія», «65» Белінда, Жінка, Ісландія, 68
  • Якщо ви хочете, щоб у полях з’являлися коми, подвійні лапки, крапки з комою або розриви рядків, візьміть поля в подвійні лапки.
Шавон, жінка, «Франція», «10 000»

Після того, як ви закінчите зв’язувати свої дані в Блокноті (текстовому редакторі), натисніть меню «Файл» і виберіть параметр «Зберегти» або натисніть Ctrl+S.

Потім введіть назву свого файлу та закінчіть назву файлу розширенням «.csv».

Далі виберіть опцію «Усі файли (*.*)» у спадному меню «Тип збереження», а потім натисніть кнопку «Зберегти».

Це все, що потрібно, щоб створити файл CSV за допомогою текстового редактора.

Створіть файл CSV за допомогою програм для електронних таблиць

Найпростіший спосіб створити файл CSV – експортувати файл у формат CSV або зберегти його у форматі CSV. Більшість електронних таблиць, баз даних та інших програм надають вам можливість експортувати дані у файли CSV або зберегти їх як файли CSV. Ви також можете завантажити набір даних у файлі CSV. У багатьох програмах файл CSV створюється, натиснувши на меню «Файл» і вибравши опцію «Експорт» або «Зберегти як».

Використання Microsoft Excel

Microsoft Excel дозволяє зберегти файл у форматі CSV за допомогою функції «Зберегти як». Щоб створити файл CSV за допомогою Microsoft Excel, відкрийте Excel, а потім відкрийте наявний файл, який потрібно зберегти у форматі CSV, або створіть новий документ.

Щоб створити новий документ для CSV, спершу додайте заголовок стовпця або назву поля для кожного фрагмента даних, який потрібно вставити (наприклад, ім’я, прізвище, адреса, місто, штат та поштовий індекс) у клітинки, розташовані в рядок 1 у верхній частині аркуша.

Потім введіть свої дані в електронну таблицю у відповідні стовпці. У рядку має бути лише один запис.

Щоб зберегти електронну таблицю як файл CSV, натисніть «Файл» і виберіть опцію «Зберегти як».

На сторінці або у вікні «Зберегти як» введіть назву вашого файлу в поле «Назва файлу».

Потім виберіть формат «CSV UTF-8 (розділений комами) (*.csv)» або «CSV (розділений комами) (*.csv)» зі спадного меню «Зберегти як тип:» і натисніть кнопку «Зберегти». .

Коли ви натискаєте «Зберегти», лише активний аркуш буде збережено як файл CSV. Тепер ви створили файл CSV за допомогою Excel.

Використання Google Таблиць

Google Таблиці дозволяють завантажувати електронну таблицю як файл CSV за допомогою функції завантаження. Для цього відкрийте електронну таблицю, яку ви хочете завантажити як файл CSV в Google Таблицях. Або ви можете створити нову електронну таблицю в Google Таблицях, як ми зробили в розділі вище.

Після того, як ви закінчите вводити свої дані в електронну таблицю, натисніть меню «Файл», потім розгорніть підменю «Завантажити» та виберіть параметр «Значення, розділені комами (.csv, поточний аркуш)».

Це завантажить поточний аркуш у електронній таблиці як файл CSV. Таблиці Excel і Google можуть містити формули, стилі, зображення, форматування та інші речі, але вони не переносяться у файл CSV.

Примітка. Хоча більшість програм для роботи з електронними таблицями підтримують кілька аркушів, формат CSV не підтримує «аркуші» чи «вкладки», і інформація на доданих аркушах не буде записатися в CSV під час експорту або збереження файлу. Зберігається лише поточний аркуш.

Відкриття файлу CSV

Оскільки файли CSV дуже прості, їх можна легко відкрити за допомогою будь-якого текстового редактора (наприклад, Блокнота) або програми для роботи з електронними таблицями (наприклад, Microsoft Excel, Google Таблиці). У більшості цих програм ви можете просто натиснути «Файл» > «Відкрити» та вибрати файл CSV, щоб відкрити його.

Відкрийте файл CSV в текстовому редакторі (блокнот)

Завдяки своїй простоті будь-який текстовий редактор, який може відкрити файл «.txt», може відкрити файл «.csv». Коли ви відкриваєте файл CSV в текстовому редакторі, як-от Блокнот, він не відображатиме відформатовані чи структуровані дані. Натомість він просто покаже вам значення, розділені комою або іншим роздільником.

Однак у Блокноті можуть виникнути проблеми з відкриттям файлу CSV, якщо це великий файл CSV (файл розміром у ГБ). У цьому випадку спробуйте використовувати більш потужний текстовий редактор, як-от Notepad++, Vim, Sublime Text тощо. Блокнот дає простий і легкий спосіб переглянути файл CSV.

Щоб відкрити файл CSV в Блокноті або текстовому редакторі за замовчуванням, клацніть правою кнопкою миші файл CSV в Менеджері файлів або Провіднику Windows, а потім виберіть «Редагувати» (Якщо у вас Windows 11, виберіть «Показати додаткові параметри», а потім виберіть «Редагувати». '). Крім того, ви можете клацнути файл правою кнопкою миші, перемістити курсор на параметр «Відкрити за допомогою», а потім вибрати «Блокнот» або будь-який інший текстовий редактор.

Тепер ви побачите дані всередині файлу CSV у відкритому тексті.

Ви також можете відкрити текстовий редактор на ваш вибір, потім натиснути «Файл», а потім «Відкрити».

У діалоговому вікні «Відкрити файл» перейдіть до файлу CSV та виберіть його. Потім натисніть «Відкрити»

Тепер ви можете читати та редагувати дані, як і з будь-яким іншим файлом.

Відкрийте файл CSV в Microsoft Excel

Хоча ви можете легко переглядати файл CSV за допомогою простого текстового редактора без необхідності в програмі для роботи з електронними таблицями, як-от MS Excel, він не є естетично привабливим. Більшість програм для електронних таблиць можуть відкривати та змінювати файли CSV, що також полегшує їх розуміння.

Якщо на вашому комп’ютері встановлено Microsoft Excel, то це буде програма за замовчуванням для відкриття файлів «.csv». Просто двічі клацніть файл CSV, щоб відкрити його в Excel. Якщо він не відкривається в Excel, ви можете клацнути правою кнопкою миші файл CSV та вибрати «Відкрити за допомогою» та вибрати «Excel».

Крім того, якщо у вас уже відкрито Excel, натисніть вкладку «Файл», а потім натисніть «Відкрити».

У вікні «Відкрити» перейдіть до розташування, яке містить ваш файл CSV. Якщо ви не можете знайти файл, який хочете відкрити, натисніть спадне меню поруч із полем «Ім’я файлу» та змініть тип файлу на «Текстові файли (*.prn, *.txt, *.csv)». . Це відобразить лише текстові файли у вибраному місці.

Знайшовши файл, виберіть його та натисніть «Відкрити», щоб відкрити його в Excel.

Примітка. Якщо значення у файлі CSV не розділені комою (,), значення можуть не розділятися на окремі клітинки в стовпцях, а всі значення в рядках можуть бути згруповані в один стовпець.

Відкрийте файл CSV в Google Таблицях

Якщо у вас немає платної програми для роботи з електронними таблицями, як-от Microsoft Excel, ви можете використовувати безкоштовні програми для роботи з електронними таблицями, як-от Google Таблиці, щоб переглядати/редагувати файл CSV онлайн. Відкрити файл CSV в Google Таблицях так само просто, як Microsoft Excel.

Спочатку відкрийте порожній файл електронної таблиці в Google Таблицях. У рядку меню натисніть «Файл» і натисніть «Відкрити».

У діалоговому вікні «Відкрити файл» виберіть вкладку «Завантажити» та натисніть кнопку «Виберіть файл зі свого пристрою». Або, якщо ви вже завантажили файл CSV на свій Google Диск, виберіть його на вкладці «Мій диск» і натисніть «Відкрити». Ви також можете перетягнути файл зі свого комп’ютера в діалогове вікно «Відкрити файл».

Потім знайдіть файл CSV, який потрібно відкрити, на локальному диску, виберіть його та натисніть «Відкрити», щоб завантажити файл.

Після завершення завантаження файл буде автоматично відформатовано та завантажено на поточний чистий аркуш. Тепер ви можете редагувати файл, як і будь-який інший файл.

Ви також можете встановити та використовувати безкоштовний офісний пакет LibreOffice Calc для відкриття та редагування файлів CSV.

Перегляньте файл CSV за допомогою PowerShell

Ви також можете переглядати та читати наявний файл CSV у Windows PowerShell за допомогою Імпорт-CSV командлет. Ось як:

Спочатку відкрийте Windows PowerShell і скористайтеся командою «cd», щоб змінити каталог на той, де знаходиться ваш файл CSV. Наприклад, ми використовуємо такий каталог зміни команд у нашій системі:

компакт-диск C:\Users\rajst\Documents

Потім введіть таку команду та натисніть Enter:

Імпорт-Csv .csv

У наведеній вище команді обов’язково замініть на ім’я файлу CSV:

Імпорт-Csv Contact.csv

І ім’я файлу не повинно містити жодного роздільника (наприклад, пробіл) всередині імені. Наведена вище команда перетворить вміст файлу CSV і покаже його вам у списку, як показано нижче.

Імпорт файлу CSV до програми

Багато програм використовують файли CSV для імпорту даних. Незалежно від того, чи це список контактів із Контактів Google, набір даних із програми електронних таблиць чи велика кількість інформації з програми бази даних, ви можете використовувати файли CSV для експорту даних. Потім ці файли CSV можна використовувати для імпорту даних у будь-яку програму, яка підтримує цей тип даних. Крім того, якщо поля або значення у файлах CSV розмежовані будь-якими іншими роздільниками (окрім коми), найкращий спосіб відкрити файл — імпортувати його в програму.

Ви можете знайти опції «Імпорт», «Імпорт CSV», «Імпорт/експорт» або «Імпорт значень, розділених комами» у програмах, які підтримують файли CSV для імпорту даних до них. Давайте подивимося, як імпортувати файли CSV в різні програми.

Імпортуйте файл CSV в Excel

Іноді, коли ви отримуєте файли з Інтернету або отримуєте файли від колеги, вони можуть бути у форматі CSV. Крім того, коли ви намагаєтеся відкрити файли CSV безпосередньо в Excel, це може викликати проблеми. Отже, найкращий спосіб відкрити файл у Excel — імпортувати дані в Excel, щоб вони не змінювалися.

Щоб імпортувати дані в Excel, відкрийте програму Excel і створіть нову книгу або відкрийте наявну. Перейдіть на вкладку «Дані» та натисніть кнопку «З тексту/CSV» у розділі «Отримати та трансформувати дані» на стрічці.

У діалоговому вікні «Імпорт даних» виберіть файл CSV, який потрібно імпортувати до програми Excel, і натисніть «Імпорт».

З’явиться інше вікно, тут виберіть роздільник (кома) і натисніть кнопку «Завантажити».

Файли CSV буде імпортовано на новий аркуш Excel у вигляді таблиці.

Зазвичай, коли ви імпортуєте файл CSV в книгу Excel, дані імпортуються на новий аркуш з такою ж назвою. Але якщо ви хочете імпортувати дані в конкретне місце в поточній електронній таблиці, виконайте такі дії:

Щоб імпортувати файл CSV у певне місце в поточній електронній таблиці, відкрийте аркуш, куди потрібно імпортувати дані. Потім перейдіть на вкладку «Дані» та натисніть кнопку «З тексту/CSV». Потім виберіть файл CSV, який потрібно імпортувати.

У наступному вікні натисніть стрілку спадного меню поруч із кнопкою «Завантажити» та виберіть опцію «Завантажити до».

З’явиться невелике діалогове вікно імпортування даних. Тут виберіть параметр «Існуючий аркуш» і натисніть кнопку вибору діапазону (стрілка вгору), щоб вибрати діапазон комірок.

Потім виберіть діапазон комірок, куди потрібно вставити вміст файлу CSV на поточний аркуш. Вибравши діапазон, клацніть маленьку «стрілку вниз» у згорнутому вікні імпортування даних.

Нарешті, натисніть «ОК», щоб імпортувати дані.

Тепер файл CSV імпортується в наявний аркуш у вибраному місці.

Імпортуйте файл CSV в Google Таблиці

Імпортувати файли CSV в Google Таблиці простіше, ніж Excel. Крім того, Google Таблиці надають кілька більше опцій імпорту, ніж Excel. Ось як ви можете імпортувати файли CSV в Google Таблиці:

Спочатку відкрийте нову електронну таблицю або наявний файл у Google Таблицях. У рядку меню виберіть меню «Файл», а потім натисніть опцію «Імпорт».

У діалоговому вікні «Імпорт файлу» виберіть вкладку «Завантажити» та натисніть кнопку «Виберіть файл зі свого пристрою» або перетягніть файл сюди з локального диска.

Після завантаження файлу з’явиться інше діалогове вікно «Імпорт файлу». Тут виберіть місце імпорту та тип роздільника (роздільник) і натисніть кнопку «Імпортувати дані», щоб імпортувати файл CSV.

У спадному меню Імпортувати місцеположення у вас є різні варіанти того, куди ви хочете завантажити дані CSV у Google Таблицях. Виберіть відповідний варіант.

  • Створіть нову електронну таблицю – Виберіть цей параметр, щоб створити новий файл електронної таблиці на диску Google та імпортувати в нього дані файлу CSV.Ім’я файлу буде таким же, як ім’я вашого файлу CSV.
  • Вставити новий аркуш(и) – Виберіть цей параметр, щоб вставити новий аркуш (з назвою файлу CSV) у поточну електронну таблицю та завантажити в неї дані.
  • Замінити таблицю – Ця опція замінить поточну всю електронну таблицю лише одним аркушем даних файлу CSV.
  • Замінити поточний аркуш – Цей параметр дозволить замінити лише поточний аркуш/вкладку електронної таблиці вмістом файлу CSV.
  • Додати до поточного аркуша – Виберіть цей параметр, якщо ви додаєте дані файлу CSV в кінці поточних даних аркуша.

Скажімо, у вас є неповний список контактів або дані клієнтів, і ваш колега надіслав вам файл CSV, який містить решту даних. Ви можете використовувати цю опцію, щоб об’єднати дані вашого колеги в кінці ваших даних на поточній аркуші.

Наприклад, у вашій електронній таблиці є цей неповний список контактів:

Щоб додати файл CSV до цього поточного аркуша, виберіть файл CSV у діалоговому вікні «Імпорт даних», виберіть параметр «Додати до поточного аркуша» для розташування імпорту та натисніть «Імпортувати дані».

Це додасть дані файлу CSV в кінець набору даних поточного аркуша, як показано нижче.

  • Замінити дані у вибраній комірці – Цей параметр замінить дані у вибраній комірці даними файлу CSV.

Для цього спочатку виберіть клітинку або діапазон, де потрібно замінити дані.

Потім виберіть опцію «Імпорт» у меню «Файл» і виберіть файл CSV. У діалоговому вікні «Імпорт файлу» виберіть «Замінити дані у вибраній комірці» для розташування імпорту та натисніть кнопку «Імпортувати дані».

Це замінить дані у вибраній комірці даними з вашого файлу CSV.

Імпортуйте файл CSV в Контакти Google

Google приймає лише файл «.CSV» або файл «Vcard» для імпорту списку контактів у Контакти Google. Якщо ви хочете імпортувати список контактів із файлу CSV в Контакти Google, виконайте такі дії:

Спочатку відкрийте Контакти Google, натиснувши кнопку вафлі на сторінці Google і вибравши «Контакти» зі спадного меню.

На сторінці Контактів Google натисніть кнопку «Імпортувати» на панелі навігації.

З’явиться вікно імпорту контактів. Там натисніть кнопку «Вибрати файл».

Потім виберіть файл CSV у вікні завантаження файлу та натисніть «Відкрити».

Після завантаження файлу ім’я вашого файлу CSV з’явиться поруч із кнопкою «Вибрати файл». Потім натисніть опцію «Імпорт».

Список контактів із файлу CSV буде імпортовано у вашу програму Контакти Google.

Більшість програм для роботи з електронними таблицями, програм баз даних та інших програм надають можливість імпортувати файли CSV, але єдині кроки для доступу до цієї опції можуть дещо відрізнятися. Ви можете знайти функцію імпорту в меню «Файл» більшості програм.

Це все, що вам потрібно знати про файли CSV, як їх створювати, як їх відкривати, а також як їх імпортувати та використовувати.