Як використовувати Power Automate у Windows 11

У цьому посібнику описано все, що вам потрібно знати про налаштування та використання інструмента Power Automate Desktop у Windows 11.

Microsoft Power Automate, раніше називався Microsoft Flows, є безкоштовним інструментом автоматизації, включеним до Windows 11 як рідний додаток. Power Automate — це програма з низьким кодом, яка дозволяє користувачам автоматизувати повторювані й трудомісткі ручні завдання, використовуючи можливості роботизованої автоматизації процесів. Він працює так само, як макроси в Excel, але може допомогти вам автоматизувати будь-що в середовищі Microsoft.

Наприклад, ви можете використовувати power automate desktop для переміщення даних між системами за розкладом або надсилання електронного листа вищому органу, викликаного певною подією, або для обробки складних бізнес-процесів тощо.

Power Automate — це хмарний інструмент, який має 370 попередньо вбудованих дій (коннекторів), які дозволяють будувати потоки в різних програмах, щоб замість цього ви могли зосередитися на більш важливих завданнях. На додаток до попередньо вбудованих конекторів, ви також можете створювати власні сценарії або автоматизацію. Цей посібник покаже вам, як налаштувати та використовувати інструмент Power Automate у Windows 11.

Налаштування Power Automate в Windows 11

Power Automate можна використовувати для автоматизації завдань у різних програмах Microsoft і додатках сторонніх розробників, використовуючи попередньо створені дії (шаблони) або записуючи серію кроків, які автоматизують конкретну дію чи завдання, а потім дають змогу відтворювати цю автоматизацію за потреби.

Щоб запустити Power Automate, вам знадобиться дійсна ліцензія Windows 10 або 11, мінімум 2 ГБ оперативної пам’яті та 1 ГБ сховища, .NET Framework 4.7.2 або новішої версії, оновлений веб-браузер і активне підключення до Інтернету. На додаток до цього вам знадобиться підтримувана мова та розкладка клавіатури. Перегляньте на офіційній сторінці списки підтримуваних мов і розкладок клавіатури, які можна використовувати в інструменті Power Automate.

Якщо ви користуєтеся Windows 10, цю програму потрібно завантажити та встановити з flow.microsoft.com або Microsoft Store. Але для комп’ютерів з Windows 11 він поставляється як вбудована програма.

Щоб отримати доступ до програми Power Automate Desktop, знайдіть «Power Automate» у пошуку Windows. Потім натисніть на результат, щоб відкрити програму.

Якщо ви запускаєте Power Automate вперше, він перевірить наявність оновлень і завантажить останню версію програми. Отже, дочекайтеся завершення оновлення.

Після оновлення програми з’явиться вікно Power Automate Desktop з проханням увійти за допомогою облікового запису Microsoft. Для цього натисніть кнопку «Увійти», щоб ввести облікові дані свого облікового запису.

Введіть свою електронну адресу в поле та натисніть «Увійти».

Потім введіть свій пароль і знову натисніть «Увійти».

Далі виберіть свою країну/регіон та натисніть «Почати».

Після завершення налаштування відкриється нове вікно, як показано нижче, де ви можете створити свою автоматизацію.

Створення автоматизації в Power Automate у Windows 11

Як тільки ви перебуваєте у вікні Power Automate Desktop (PAD), ви можете почати будувати процеси автоматизації, і вони будуть називатися «Потоки».

Щоб створити нову автоматизацію (Flow), натисніть кнопку «+ Новий потік» у верхньому лівому куті, щоб почати процес побудови.

Введіть назву для свого потоку та натисніть «Створити»

Це відкриє два вікна. Однією з них є сторінка Мої потоки, де ви можете створювати потоки та керувати ними.

А інше вікно — це редактор потоків, де ви можете записувати/редагувати робочі процеси (як показано нижче). Якщо редактор потоку не відкривається автоматично, просто двічі клацніть назву потоку на сторінці Мої потоки.

Вікно редактора потоків розділене на три розділи. Ліва панель називається розділом «Дії», де ви можете знайти всі 370 попередньо створених дій. Середній розділ — це розділ «Основний», де ви можете редагувати робочий процес. А права панель — це «Змінні», яка зберігає змінні введення/виведення та потоку, коли ви створюєте завдання.

Ви також помітите кнопки «Зберегти», «Виконати», «Зупинити», «Виконати дію за дією», «Веб-рекордер» і «Рекордер на робочому столі» у верхній частині основного розділу.

Ви можете будувати потоки двома різними способами: або перетягуючи дії з попередньо створених дій, доступних на лівій панелі, або записуючи кроки завдання. Ви також можете поєднати ці два способи для створення блок-схеми.

Створіть робочий процес і автоматизуйте завдання за допомогою настільного Recorder

Ви можете використовувати Power Automate Desktop (PAD) у багатьох розширених сценаріях для автоматизації складних завдань, ніж ті, які передбачені в попередньо створених діях. Його можна використовувати для виконання різноманітних складних дій, включаючи запуск програм, відкриття діалогових вікон, введення даних та багато іншого.

Ви можете використовувати диктофон для робочого столу, щоб записувати кожен крок (наприклад, клацання мишею, натискання кнопок, натискання клавіш, вибір параметрів тощо), які ви виконуєте, щоб виконати завдання, і повторювати ці кроки, коли це необхідно.

Наприклад, припустімо, що ви хотіли б починати свій день із певної музики щодня. Ви можете автоматизувати цей процес, замість того, щоб щоразу переходити до файлів і відтворювати пісню вручну. Ось як ви це робите.

У Power Automate Desktop (PAD) натисніть «Новий потік», щоб створити новий робочий процес.

Потім дайте назву потоку та натисніть «Створити».

У вікні редактора потоків натисніть кнопку «Редактор робочого столу» у верхній центрі вікна.

У вікні Desktop Recorder натисніть кнопку «Запис».

Тепер вам просто потрібно виконати кроки (один за одним), які ви хочете, щоб цей процес потоку виконував. Під час виконання цих кроків Power Automate розпізнає їх і запише саме ці кроки.

Після натискання кнопки «Запис» згорніть запис на робочому столі.

Потім почне виконувати дії, які потрібно записати на настільному диктофоні.

Кожне клацання лівою кнопкою миші, клацання правою кнопкою миші, прокручування, натискання кнопок, і кожна дія буде точно записано. Тому виконуйте дії обережно під час запису.

Наприклад, наступні знімки екрана показують, як ми переходимо до пісні на нашому локальному диску. Коли ми відкриваємо провідник файлів і переходимо по локальному диску, PAD виділяє елементи червоним прямокутником. Коли ви переміщаєте курсор на елемент або вибираєте елемент, PAD виділить цей елемент і повідомить вам, що це за елемент, як показано нижче.

Потім ми двічі клацаємо пісню (наприклад, Feeling Good Ніни Сімоне), щоб відтворити музику.

Потім ми згортаємо музичний плеєр і закриваємо провідник файлів.

Нарешті, коли ви закінчите записувати свої дії, знову відкрийте згорнутий диктофон робочого столу та натисніть «Готово», щоб зупинити запис.

Ви побачите список кроків, які ви зробили для виконання завдання в розділі «Основний». Тепер натисніть наЗначок «Зберегти», щоб зберегти цей запис.

Збереження запису займе від кількох секунд до хвилин. Після збереження ви отримаєте сповіщення про те, що потік успішно збережено. Натисніть «ОК», щоб закрити підказку.

Тепер ви можете натиснути значок «Виконати», щоб відтворити записаний потік. Він виконає точні дії, які ви записали за допомогою настільного диктофона.

Тепер одним клацанням миші можна швидко виконати довге повторюване завдання та заощадити час.

Крім того, якщо вас перервали під час запису процесу, ви можете натиснути «Пауза», щоб зупинити процес запису, і знову натиснути «Запис», щоб відновити запис.

Або, якщо ви записали неправильний крок або щось пропустили, ви завжди можете натиснути значок «Скинути», щоб скинути весь процес і почати все спочатку.

Створіть потік за допомогою Web Recorder

Ви можете використовувати дії «Веб» і «Веб-автоматизація» в редакторі потоків, щоб створити прості процеси веб-автоматізації. Але якщо ви хочете побудувати більш складні процеси веб-потоку (наприклад, заповнення онлайн-форми), ви можете використовувати веб-рекордер для запису потоку. Для цього спочатку потрібно налаштувати Web Recorder.

Налаштування Web Recorder

Щоб створити процес веб-потоку, натисніть значок «Веб-рекордер» у редакторі потоку.

У наступному вікні виберіть веб-браузер, який ви хочете використовувати, а потім натисніть «Далі».

Це відкриє Web Recorder і вибраний браузер з офіційним сайтом Microsoft.

І Web Recorder попросить вас встановити «розширення Power Automate Desktop» у вибраному браузері. Щоб встановити браузер, натисніть кнопку «Отримати розширення».

Якщо ви вибрали Microsoft Edge, відобразиться сторінка нижче, натисніть кнопку «Отримати», щоб встановити розширення

Якщо ви вибрали Google Chrome, вам відобразиться цей веб-сайт надбудови, натисніть кнопку «Додати до Chrome».

Потім у верхньому правому куті браузера з’явиться підказка про встановлення цього розширення чи ні. Натисніть кнопку «Додати розширення», щоб встановити розширення.

Після цього з’явиться повідомлення про те, що розширення встановлено у браузері. Веб-сайт надбудови буде виглядати по-різному для кожного браузера.

Потім ви можете почати процес веб-запису, щоб створити робочий процес.

Використання Web Recorder у Power Automate

Наприклад, припустімо, що у вас є багато форм заяв на навчання в коледжі, які потрібно заповнити онлайн. Зазвичай вам потрібно запустити браузер, відкрити веб-сайт і самостійно ввести всі деталі. Для цього потрібно кілька натискань клавіш, клацань мишею та прокручування. І це трудомісткий процес. Тепер за допомогою Power Automate ви можете записати цей процес і імітувати весь цей процес одним клацанням миші. Ось як ви це робите:

Відкрийте робочий стіл Power Automate, натисніть значок «Веб-рекордер».

Це зображення має порожній атрибут alt; його ім'я файлу allthings.how-how-to-use-power-automate-in-windows-11-image-47.png

Потім вкажіть браузер, виберіть вкладку в браузері, де ви хочете автоматизувати процес. Ця веб-сторінка має бути попередньо завантажена у браузер. Тільки після цього ви можете вибрати його з параметра «Вибрати вкладку». Для цього прикладу ми вибираємо вкладку онлайн-форми заявки.

У діалоговому вікні Web Recorder натисніть кнопку «Запис».

Це запустить браузер з вибраною вкладкою.

Потім, коли ви вводите деталі, вибираєте параметри або натискаєте кнопки, веб-рекордер виділяє елементи в червоному полі, як показано нижче (це означає, що веб-рекордер записує цю дію).

Після завершення введення даних натисніть «Надіслати» або «Далі».

Потім поверніться до Web Recorder, і ви побачите список усіх дій (введення тексту, клацання мишкою тощо), які ви виконували на цій веб-сторінці. Натисніть «Готово», щоб зупинити та завершити запис.

Це поверне вас до редактора Flow. Там ви побачите список дій (у цьому записі всього 41 дія).

Натисніть значок «Зберегти», щоб зберегти запис.

Потім ви отримаєте повідомлення про те, що ваш запис збережено.

Пам’ятайте, що запис працюватиме лише на одній сторінці за раз. Якщо ви перейдете на наступну сторінку або клацнете посилання, щоб відкрити іншу сторінку, запис зупиниться. Якщо у вас багато дій або якщо ви хочете додати іншу веб-сторінку, ви можете створити підпотік.

Натисніть кнопку спадного меню «Підпотоки» біля вкладки «Головна» та натисніть кнопку «Новий підпотік».

Дайте назву підпотоку та натисніть кнопку «Зберегти» у діалоговому вікні «Додати підпотік».

Потім перейдіть на вкладку підпотоку та додайте дії через записи за допомогою параметра Веб-рекордер або за допомогою попередньо визначених дій на лівій панелі.

Після того, як ви завершите додавання всіх дій, збережіть потік. Тепер ви можете будь-коли натиснути значок «Виконати», щоб відтворити/автоматизувати весь процес.

Коли ви натискаєте кнопку «Виконати», Power Automate запустить браузер, перейде на веб-сайт і автоматично почне повторювати дії одну за одною. Тут, у цьому прикладі, PAD заповнює деталі форми одну за одною, як ми вводили раніше. Під час відтворення записаної дії ви побачите, що ця дія виділена жовтим, як показано нижче.

І всі записані дії будуть точно відтворені.

Процеси автоматизації, які ми показали тут у цій статті, були простими. Але Power Automate Desktop може автоматизувати майже все в середовищі Windows. Він пропонує величезний набір інструментів для побудови більш складних і детальних робочих процесів.

Ось так, люди.