Сортування даних допомагає впорядкувати або впорядкувати дані у визначеному порядку, щоб швидко знайти значення. У Excel можна сортувати діапазон або таблицю на основі текстів, чисел, дат і часу в одному або кількох стовпцях. Ви також можете сортувати дані за кольором осередку, кольором шрифту або значком спеціального форматування.
Excel має кілька розширених вбудованих параметрів сортування, які допомагають керувати даними. У цій статті ми обговоримо різні методи сортування даних у визначеному порядку, а також різні критерії.
Сортування даних в Excel
Перш ніж сортувати дані, ви повинні вибрати, чи потрібно сортувати весь аркуш чи лише діапазон комірок.
Сортування впорядковує всі дані у вашій електронній таблиці за одним або кількома стовпцями. Ви також можете вибрати сортування лише одного стовпця аркуша. Ви можете сортувати свої дані за текстом, числами, датами та часом.
Ми використаємо наступний приклад, щоб показати вам, як виконувати різні методи сортування в Excel.
Якщо ви хочете швидко відсортувати дані, просто клацніть будь-яку клітинку в стовпці, яку потрібно відсортувати. У наведеному нижче прикладі електронної таблиці ми хочемо відсортувати наші дані за іменами «Rep». Отже, клацніть будь-яку клітинку в стовпці B.
Перейдіть на вкладку «Дані» та натисніть на піктограму сортування «AZ», яка відсортує вашу дату за іменами «Rep».
Тепер ваші дані сортуються за іменами представників. Коли стовпець B відсортовано, рядки, що відповідають кожній клітинці в стовпці B, будуть переміщуватися разом із ним.
Сортування даних лише в одному стовпці
Ви можете сортувати дані в одному стовпці, що не вплине на сусідні стовпці на аркуші. Спочатку виберіть діапазон/стовпець (елемент), який потрібно відсортувати.
Потім перейдіть на вкладку «Дані» та натисніть значок сортування. Excel покаже вам повідомлення «Попередження про сортування». При цьому виберіть опцію «Продовжити з поточним вибором» і натисніть «ОК».
Тепер лише діапазон (стовпець) «Елемент» відсортовано в алфавітному порядку. Пам’ятайте, що сортування лише одного стовпця призведе до невідповідності всього аркуша цьому стовпцю.
Сортування даних за датою/часом
Ви можете сортувати дату, час, номер так само, як сортуєте текст у Excel. Числа можна сортувати від найнижчого до найвищого або від найвищого до найнижчого, а дати та час можна відсортувати від найновішого до найстарішого або від найстарішого до найновішого.
Ви можете вибрати клітинку в стовпці, яку потрібно відсортувати, і клацнути піктограму «AZ» або «ZA» на вкладці групи даних «Сортування та фільтр», щоб відсортувати дані в порядку зростання або спадання. Або натисніть значок «Сортування» поруч із значками швидкого сортування на вкладці «Дані».
Відкриється діалогове вікно Сортування. Відкрийте спадне меню «Сортувати за», це спадне меню відобразить усі заголовки ваших стовпців на аркуші, а оскільки ми хочемо відсортувати наші дані за датою, виберіть параметр «Дата замовлення». Потім виберіть опцію «Від новітнього до найстарішого» у спадному меню «Порядок», щоб відсортувати дані в порядку зростання.
Результат показаний на наступному скріншоті.
Сортування даних за кольором клітинки/коліром шрифту/значком клітинки
Щоб відсортувати дані за кольором осередку, кольором шрифту або значком клітинки, відкрийте діалогове вікно «Сортування», натиснувши піктограму «Сортування» на вкладці «Дані». Потім виберіть потрібний варіант у меню «Сортувати». Тут ми вибираємо «Колір клітинки», щоб відсортувати набір даних.
Далі виберіть колір, який ви хочете бути у верхній частині стовпця. Потім натисніть «ОК».
Ось так буде виглядати таблиця, відсортована за кольором клітинки.
Багаторівневе сортування даних (сортування кількох стовпців)
Багаторівневе сортування дозволяє сортувати дані (таблицю) за значеннями одного стовпця, а потім упорядковувати їх знову за значеннями іншого стовпця(ів).
Наприклад, ми спочатку сортуємо набір даних за назвою «Item», а потім знову сортуємо за «OrderDate». Для цього виберіть будь-яку клітинку в таблиці та натисніть значок «Сортувати» на вкладці «Дані».
У діалоговому вікні «Сортування». Виберіть «Елемент» зі спадного списку «Сортувати за». Потім натисніть «Додати рівень» і виберіть «Дата замовлення» зі спадного списку «Потім». Натисніть «ОК».
Тепер записи сортуються за першим елементом, а потім за датою замовлення.
Сортування в спеціальному порядку
Іноді ви не хочете сортувати за текстом, номером або датою. Іноді потрібно сортувати за чимось іншим, наприклад за місяцями, днями тижня, регіонами чи іншою організаційною системою.
Нехай у вас є наступна таблиця, і ви хочете відсортувати її за пріоритетом замовлень.
Для цього клацніть будь-яку клітинку всередині набору даних і відкрийте діалогове вікно «Сортування» на стрічці Excel.
Потім у спадному меню «Сортувати за» виберіть «Пріоритет»; у спадному меню «Сортувати за» виберіть «Значення клітинок»; і в спадному меню «Порядок» виберіть «Спеціальний список».
Коли ви клацнете опцію «Настроювані списки» у спадному меню, відкриється діалогове вікно «Настроювані списки».
Тут введіть свій спеціальний список у «Записи списку:» і натисніть «Додати». Наприклад, ми додаємо до списку високий, нормальний та низький пріоритети.
Тепер до спеціального списку додано новий порядок сортування. Виберіть список і натисніть «ОК».
Тепер ви можете вибрати власний порядок сортування зі спадного меню «Порядок».
Тепер набір даних відсортований за пріоритетом (високий, нормальний, низький).
Сортування даних у рядку
Замість стовпців ви можете сортувати дані за рядками. Для цього виділіть будь-яку клітинку в рядку та натисніть значок «Сортувати» у групі «Сортувати та фільтрувати» на стрічці.
У діалоговому вікні «Сортування» натисніть кнопку «Параметри».
Виберіть опцію «Сортувати зліва направо» замість «Сортувати зверху вниз» у розділі «Орієнтація» у діалоговому вікні «Параметри сортування». І натисніть «ОК».
Потім у спадному меню «Сортувати за» виберіть рядок, який потрібно відсортувати, і натисніть «ОК».
Як ви можете бачити нижче, набір даних тепер відсортований за значеннями у вибраному рядку.
Тепер, коли ви навчилися сортувати в Excel, ви можете швидко реорганізувати свій аркуш, відсортувавши дані.