Якщо ви хочете надрукувати поштові етикетки зі списку адрес, який ви ведете в електронній таблиці Excel, ви можете використовувати функцію злиття пошти Microsoft Word
Microsoft Excel є ідеальним місцем для зберігання контактної та адресної інформації клієнтів. Ви можете легко організувати список розсилки/список адрес у Excel. Але друк поштових етикеток, конвертів, вітальних листівок чи чогось іншого може бути важкою роботою.
Скажімо, ви хочете відправити масову розсилку до списку розсилки, який ви ведете в електронній таблиці Excel, найкращий спосіб зробити це – скористатися функцією об’єднання пошти Microsoft Word. Створивши документ злиття в Microsoft Word і зв’язавши його з робочим аркушем Excel, ви можете витягнути дані зі списку Excel у ярлики для друку для розсилки.
Як зробити поштові етикетки в Word з аркуша Excel
За допомогою функції Microsoft Word Mail Merge ви можете створити аркуш поштових етикеток із аркуша Excel, який можна роздрукувати. Якщо ви не знаєте, як масово друкувати етикетки з Excel, прочитайте цей покроковий посібник.
Підготуйте свій список розсилки в Excel
Щоб створити та роздрукувати поштові етикетки, спочатку потрібно правильно налаштувати робочий аркуш. Введіть заголовок стовпця в першу клітинку кожного стовпця та заповніть відповідну інформацію під заголовками цих стовпців. Оскільки ми хочемо створити поштові мітки, створіть стовпець для кожного елемента, який ви хочете додати до міток (наприклад, ім’я, прізвище, адреса тощо).
Наприклад, якщо ви збираєтеся створити поштові мітки з аркуша Excel, він, ймовірно, матиме таку основну контактну інформацію (як заголовки стовпців):
- Ім'я
- Прізвище
- Адреса вулиці
- Місто
- держава
- ЗІП код
Дивіться знімок екрана нижче:
Коли ви вводите дані в Excel, розбивайте інформацію на окремі стовпці. Наприклад, замість того, щоб створювати один стовпець імені, розділіть ім’я на окремі стовпці, такі як назва, ім’я, по батькові, прізвище, що полегшить об’єднання даних з документом Word.
Коли ви вводите дані, переконайтеся, що ваш аркуш не містить порожніх рядків або стовпців. Після завершення введення даних збережіть робочий аркуш.
Назвіть список розсилки
Після створення набору даних дайте ім’я даним, представленим на аркуші. Щоб зробити це,
Виберіть список адрес на аркуші Excel, включаючи заголовки. Далі перейдіть на вкладку «Формули» та натисніть «Визначити назву» у групі «Визначені імена».
Відкриється нове діалогове вікно, введіть ім’я в поле «Ім’я» та натисніть «ОК». Якщо назва містить більше одного слова, додайте між ними символ підкреслення (_) (пробіл або дефіс не допускається).
Підтвердьте формат файлу
Вам потрібно буде підключити документ Word до аркуша Excel, що містить список розсилки, щоб надрукувати ваші етикетки. Якщо ви вперше підключаєте Word до Excel, вам доведеться ввімкнути формат перетворення, який дозволить конвертувати файли між двома програмами Microsoft.
Для цього спочатку відкрийте програму Microsoft Word. Натисніть вкладку «Файл» і виберіть «Параметри» внизу лівої панелі.
Відкриється нове вікно «Параметри Word». При цьому натисніть «Додатково» на лівій панелі та прокрутіть вниз до розділу «Загальні». Установіть прапорець «Підтвердити перетворення формату файлу при відкритті» та натисніть «ОК». Це дозволить вам легко імпортувати дані з Excel.
Налаштуйте документ злиття в Word
Далі вам потрібно налаштувати основний документ мітки в MS Word для поштових міток, які ви хочете додати.
Відкрийте порожній документ Word. Перейдіть до розділу «Розсилки» та натисніть значок «Почати злиття». Потім виберіть опцію «Мітки» зі спадного меню.
Ви також можете вибрати опцію «Покроковий майстер злиття пошти», яка допоможе вам у цьому процесі.
З’явиться діалогове вікно «Параметри етикетки». Тут ви можете вибрати постачальника етикетки та номер продукту. Ми обираємо виробника етикеток 3M як нашого постачальника, тому що це бренд, який ми використовуємо. Але якщо ви використовуєте певного постачальника, напр. Ейвері, тоді ви можете вибрати їх замість цього.
Далі натисніть кнопку «Деталі» у нижньому лівому куті вікна «Параметри мітки», і відкриється нове діалогове вікно. Тут ви можете змінити поля, висоту, ширину, крок і розмір етикетки. Після внесення змін натисніть «ОК».
Тепер сторінка Word буде виглядати так:
Підключіть робочий аркуш до міток Word
Тепер ви налаштували порожні мітки в Microsoft Word для отримання інформації з Excel. Далі ви повинні підключити документ Word до аркуша, що містить ваш список розсилки/адрес, щоб передати дані до ваших міток.
Перейдіть на вкладку «Поштові розсилки» в документі Word і виберіть опцію «Вибрати одержувачів». У спадному меню натисніть опцію «Використовувати існуючий список».
Перейдіть до електронної таблиці Excel зі списком розсилки у вікні Вибір джерела даних, виберіть файл і натисніть «Відкрити».
Якщо ви бачите діалогове вікно підтвердження джерела даних, виберіть «Файли бази даних OLE DB» і натисніть кнопку «ОК».
З’явиться ще одне спливаюче вікно з назвою «Вибрати таблицю». Якщо ви назвали свій список адрес (Customer_Mailing_List), виберіть його та натисніть «ОК». Якщо ні, виберіть робочий аркуш, що містить ваш список, і натисніть «ОК».
Як бачите, документ word тепер заповнений адресними мітками, на яких написано «Наступний запис».
Редагувати список одержувачів для злиття
Натисніть опцію «Редагувати список одержувачів» на вкладці «Відправки».
З’явиться вікно «Одержувачі злиття» зі списком усіх одержувачів із вашого списку адрес. Усі будуть вибрані за замовчуванням. Тут ви можете сортувати, фільтрувати, додавати або видаляти одержувачів зі свого списку.
Зніміть прапорці біля імен одержувачів, яких ви не хочете включати у свої мітки.
Додайте поля злиття
Тепер вам потрібно додати поля об’єднання пошти до документа, перш ніж завершити злиття. Коли ви додаєте поля злиття до своїх міток, ці поля стануть заповнювачами для заголовків стовпців у вашому аркуші. Після злиття заповнювачі будуть замінені даними зі списку розсилки Excel.
Щоб додати поля об’єднання пошти, клацніть «Блок адреси» у групі «Поля запису та вставки» на вкладці «Пошта».
Тут ви можете вказати відповідний формат для відображення імені одержувача на етикетці. Ви побачите попередній перегляд вибраного шаблону адреси в розділі «Попередній перегляд». Натисніть «ОК», щоб додати поля.
Якщо частини вашого адресного блоку відсутні або не відповідають вибраному формату адреси, це означає, що заголовки стовпців вашого списку адрес у Excel відрізняються від полів об’єднання пошти Word за замовчуванням. Натисніть кнопку «Збіг полів», щоб зіставити правильні поля з полями, необхідними для блоку адреси.
У вікні «Поля відповідності» перевірте, чи відповідають необхідні поля для блоку адреси стовпцю у вашій книзі. Якщо ні, натисніть кнопку спадного меню поруч із потрібним полем і порівняйте його із заголовком стовпця у файлі Excel. Коли ви закінчите, натисніть «ОК».
Тепер «AddressBlock» з’явиться в першій мітці вашого документа.
Далі вам потрібно скопіювати формат етикетки та макет першої етикетки (<>) до решти міток у документі Word. Для цього натисніть «Оновити мітки» на панелі «Написати та вставити» на вкладці «Відправки».
Виконайте злиття пошти
Перш ніж об’єднати документ Word і файл Excel, давайте подивимося, як виглядатимуть готові написи.
Щоб переглянути результати, виберіть опцію «Попередній перегляд результатів» на верхній панелі.
Тепер ви можете виконати фактичне злиття пошти.
Ви можете відформатувати поточну мітку попереднього перегляду на вкладці «Головна». Ви навіть можете змінити тип шрифту, розмір шрифту, колір шрифту тощо на свій смак. Після того, як ви завершите форматування попередньо переглянутої мітки, натисніть «Оновити мітки» на вкладці Розсилки, щоб застосувати форматування до всіх міток.
Щоб виконати об’єднання, перейдіть на вкладку «Поштові розсилки», натисніть опцію «Завершити та об’єднати» в групі «Готово». Виберіть опцію «Редагувати окремі документи» зі спадного меню.
З’явиться невелике спливаюче вікно під назвою «Об’єднати в новий документ». При цьому виберіть «Усі» в розділі «Об’єднати записи» та натисніть «ОК», щоб завершити.
Тепер інформація з вашого списку адрес буде перенесена на ваші мітки, і з’явиться новий документ з поштовими мітками зі списку адрес Excel. Тепер ви можете редагувати, форматувати, друкувати та зберігати цей документ із етикеткою, як і будь-який інший документ Word.
Бонусна порада: Додати межі до ярликів
Важко вирізати етикетки без рамок. Щоб додати межі, натисніть значок плюса (+) у верхній лівій частині тексту.
Тепер усі мітки в документі вибрано, клацніть піктограму «Межа» у плаваючому меню та виберіть «Усі кордони» з параметрів.
Відразу ви побачите межі між різними мітками.
Все, що залишилося зробити, це роздрукувати свої етикетки, розрізати їх, наклеїти на листи та надіслати листи.