Ви можете створити спадний список у Google Таблицях, використовуючи список елементів у діапазоні клітинок або вводячи їх вручну.
Розкривний список (також відомий як спадне меню або спадне меню) — це меню, подібне до списку, що дозволяє користувачам вибрати параметр зі списку попередньо визначених параметрів. Розкривний список гарантує, що користувачі вводять у клітинки лише ті значення, які доступні в заданому списку.
Під час спільної роботи в Google Таблицях іноді вам може знадобитися, щоб інші користувачі вводили повторювані значення в стовпець. Щоб уникнути неточності, друкарських помилок і зробити введення даних застібкою, ви можете додати розкривний список, щоб користувачі вводили лише надані значення.
Наприклад, ви створюєте список завдань, які повинна виконувати ваша команда. І ви хочете, щоб ваша команда оновлювала статус кожного завдання: Готово, Очікує, Пріоритетне, Пропущено та Завдання виконується. Для цього ви можете створити спадне меню зі списком статусів завдань, з яких користувач може вибирати замість того, щоб вводити дані вручну.
У цьому підручнику ми розповімо про створення та керування розкривним списком у Google Таблицях.
Створення розкривного списку в Google Таблицях
Розкривне меню — це функція перевірки даних, яка дозволяє користувачам керувати тим, що можна ввести на аркуші. Ви можете швидко створити спадне меню за допомогою діалогового вікна перевірки даних у Google Таблицях.
Існує два способи додати спадне меню в Google Таблиці. Ви можете створити розкривний список зі значеннями в діапазоні комірок або вручну вказати елементи для списку.
Створіть спадне меню, використовуючи діапазон комірок у Google Таблицях
Ви можете створити спадний список у Google Таблицях, використовуючи список елементів, що містяться в діапазоні клітинок.
Спочатку відкрийте електронну таблицю Google і введіть список елементів у діапазон комірок, які ви хочете включити в спадний список. Тут, у цьому прикладі електронної таблиці, ми маємо список назв міст як філій.
Далі виберіть клітинку або діапазон комірок, у яких потрібно створити розкривний список. Це може бути на одному робочому аркуші або окремому аркуші.
Потім натисніть меню «Дані» у верхній частині електронної таблиці та виберіть опцію «Перевірка даних» у спадному меню.
Або клацніть правою кнопкою миші після того, як ви вибрали клітинку(и) та виберіть «Перевірка даних» у нижній частині контекстного меню.
З’явиться діалогове вікно перевірки даних. Тут ви можете визначити та налаштувати свій спадний список з різними налаштуваннями.
Діапазон клітин
Перше поле «Діапазон клітинок» визначає місце, де буде створено спадний список. Оскільки ми вже вибрали діапазон для цього, він автоматично заповнюється.
Ви також можете змінити це, натиснувши «значок таблиці» в полі «Діапазон клітинок» і вибравши діапазон комірок, куди потрібно вставити спадний список.
Критерії
Далі в розділі Критерії є список опцій у спадному меню, і вам знадобляться лише перші два параметри. Ви не можете створити спадне меню з іншими параметрами.
Натисніть спадне меню та виберіть опцію «Список із діапазону», щоб додати діапазон як критерій.
У полі поруч введіть посилання/діапазон клітинки, що містить усі значення, які ви хочете включити до розкривного списку. Замість того, щоб вручну вводити діапазон, просто натисніть на піктограму «Вибрати діапазон даних» (значок таблиці).
З’явиться ще одне спливаюче вікно з назвою Виберіть діапазон даних. Тепер просто виберіть клітинку/діапазон, що містить список елементів, і розташування автоматично додається до діалогового вікна «Вибір діапазону даних». Потім натисніть «ОК». Коли ви вибираєте діапазон з іншого аркуша, ім’я аркуша також включається в розташування списку.
У наведеному вище прикладі список елементів у A2:A13 на аркуші 3 і спадне меню створюється в C2:C17 на аркуші 4.
Показати спадний список у клітинці
Переконайтеся, що прапорець «Показувати спадний список у комірці» увімкнено. Якщо цей параметр не встановлено, ви все одно можете ввести елементи зі списку, двічі клацнувши клітинку, але ви не побачите піктограму спадного меню в клітинці.
Про недійсні дані
Ви також можете вибрати, що станеться, коли хтось введе щось (недійсні дані), чого немає у списку. Ви можете вибрати перемикач «Показати попередження» або «Відхилити введення» для налаштування «Про недійсні дані». Параметр «Показати попередження» приймає введення користувача, але з попередженням, тоді як параметр «Відхилити введення» повністю відхиляє запис.
Зовнішній вигляд
За допомогою параметра «Вигляд» ви можете дати користувачеві підказку про те, як використовувати розкривний список або які значення приймаються в клітинках.
Щоб активувати цю опцію, установіть прапорець «Показати текст довідки щодо перевірки», і прямо під ним з’явиться текстове поле. Введіть інструкції, які потрібно відобразити в текстовому полі.
Після завершення налаштування натисніть кнопку «Зберегти», щоб застосувати зміни.
Як працює спадне меню в Google Таблицях
Тепер спадні списки створюються в комірці C2:C17, і коли ви клацнете на піктограмі спадного меню, він покаже список елементів.
Тепер, якщо користувач вводить значення, якого немає у списку, ця клітинка буде позначена як недійсні дані. Ви можете помітити маркер у верхньому лівому куті клітинки C6. Це тому, що ми вибрали опцію «Показати попередження» у налаштуваннях «Про недійсні дані» у діалоговому вікні Перевірка даних.
А коли ви наведете курсор на маркер, ви побачите попередження.
Ось як ви створюєте динамічний спадний список у Google Таблицях.
Створіть спадне меню, вводячи вручну елементи в Google Таблицях
Якщо ви хочете створити статичний спадний список, але у вас немає списку елементів у діапазоні клітинок електронної таблиці, ви можете вручну вказати елементи в діалоговому вікні перевірки даних.
Цей метод може бути корисним, якщо ви хочете створити простий розкривний список із такими елементами, як «Так» і «Ні», «Схвалено та відхилено», «В наявності та розпродано» тощо. Ось як це зробити:
Виберіть клітинку або групу комірок, для яких потрібно додати спадний список.
Перейдіть на вкладку «Дані» в меню та виберіть опцію «Перевірка даних».
У спливаючому вікні Перевірка даних переконайтеся, що в полі «Діапазон клітинок» вибрано правильну клітинку або діапазон.
У спадному меню Критерії цього разу потрібно вибрати «Список елементів».
У полі поруч з ним вручну введіть потрібні елементи у спадному списку та не забудьте відокремити кожен елемент комою без пробілу. У нашому прикладі ми хочемо відобразити стать, тому вводимо «Чоловічий, жіночий і не вказано».
Ви можете додати пробіл всередині назви елемента, але не між елементами. Елементи можуть мати тексти, дати, числа, формули та прапорці.
Переконайтеся, що параметр «Показувати спадний список у клітинці» позначено. Оскільки це статичний список, і ми не хочемо вводити будь-які інші дані в клітинку, ми вибрали параметр «Відхилити введення».
Після внесення змін натисніть «Зберегти», щоб застосувати.
Тепер у кожній клітинці вибраного діапазону створюється статичний спадний список. Клацніть на піктограмі спадного меню або двічі клацніть клітинку або натисніть «Enter» у комірці, щоб вибрати елемент.
Якщо користувач вводить значення, якого немає у списку, перевірка даних відхиляє введені дані та показує повідомлення про помилку. Це пов’язано з тим, що ми вибрали параметр «Відхилити введення» для параметра «Про недійсні дані» у перевірці даних.
Помилка повідомить користувача про те, що він ввів недійсні дані в конкретній комірці, і йому потрібно ввести одне із зазначених значень.
Редагувати розкривний список у Google Таблицях
Можливо, ви захочете додати нові елементи, змінити елементи або видалити елементи з уже створеного розкривного списку. Також можна додати новий список елементів до вже існуючого розкривного списку.
Перейдіть до діапазону комірок або аркуша з клітинками, який містить список елементів, які ви використовували для розкривного списку. Внесіть потрібні зміни до вмісту цих комірок. Ви можете додавати нові елементи, редагувати вже існуючі елементи та видаляти елементи з цих осередків.
Це оригінальний список, який ми використовували для створення спадного меню раніше:
Тепер ми внесли кілька змін у список. Ми додали новий елемент Стокгольм, видалили Відень і змінили Нью-Йорк на Нью-Джерсі.
Ви також можете редагувати введені вручну елементи в діалоговому вікні Перевірка даних.
Після того, як ми відредагуємо список елементів, розкривний список буде автоматично оновлено. Але деякі з раніше введених записів за допомогою оригінального спадного меню позначено як недійсні. Оскільки ці значення редагуються в списку, вони позначаються як недійсні.
Тепер, коли ви клацнете на спадному меню, ви отримаєте нещодавно оновлений спадний список.
Примітка: Якщо ви додаєте або видаляєте елементи зі списку, не забудьте змінити вибір діапазону в критеріях перевірки даних, щоб усі елементи відображалися належним чином у спадному списку.
Скопіюйте розкривний список у Google Таблицях
Замість того, щоб створювати той самий розкривний список на кількох аркушах, ви можете швидко скопіювати спадний список з однієї клітинки в кілька клітинок на одному або кількох аркушах.
Ви можете використовувати простий метод копіювання та вставки, щоб швидко скопіювати спадний список.
Для цього виділіть клітинку зі спадним списком, клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Копіювати» або натисніть «Ctrl + C». Потім виділіть клітинку або діапазон клітинок, куди потрібно вставити розкривний список, клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Вставити» або натисніть «Ctrl + V», щоб вставити спадне меню.
Але цей метод також копіює форматування осередків (колір, стиль, межі тощо), а також запис розкривного списку.
Щоб уникнути цього, потрібно використовувати спеціальну функцію пасти. Ось як ви це робите.
Спочатку виділіть і скопіюйте клітинку (Ctrl + C) зі спадним списком. Потім виберіть клітинку/діапазон, у який потрібно скопіювати розкривний список. Клацніть правою кнопкою миші вибрані клітинки, розгорніть параметр «Спеціальна вставка» та виберіть параметр «Вставити лише перевірку даних».
Це скопіює розкривний список у потрібне місце.
Видалити розкривний список в Google Таблицях
Якщо вам більше не потрібно спадне меню, і ви хочете видалити їх, ви можете легко зробити це кількома клацаннями миші.
Щоб видалити розкривний список, виділіть клітинку або клітинки, з яких потрібно видалити розкривний список. Потім натисніть меню «Дані» та виберіть «Перевірка даних».
Тепер натисніть кнопку «Видалити перевірку» внизу діалогового вікна перевірки даних і натисніть «Зберегти».
Це воно. Ваші спадні списки видаляються. Але вони залишать вам дані, які ми ввели за допомогою цих спадних списків.
