Легко виділіть (навіть видаліть) повторювані дані в Google Таблиці за допомогою умовного форматування.
Google Таблиці, мабуть, одні з найкращих, коли справа доходить до організації даних у електронній таблиці. Окрім безлічі функцій, які він може запропонувати, Google Таблиці також можна отримати з будь-якого комп’ютера по всьому світу за допомогою облікових даних для входу.
Однією з головних проблем, коли справа доходить до доступу до інформації з аркушів, є «дубльовані дані». Це створює бар’єр у розумінні та повному використанні інформації, наявної на аркуші. Якби ви вручну видалили кожен дублікат запису, у випадку великих електронних таблиць це зайняло б вічність.
Таблиця Google пропонує можливість виділення «Дублікатів даних», щоб уникнути плутанини, що сприяє процесу видалення повторюваних записів. Ви можете виділити повторювані записи в окремій клітинці стовпця або повного рядка.
Виділення повторюваних клітинок у стовпці
Це досить простий метод і його можна досягти за допомогою умовного форматування стовпця.
Виберіть записи в стовпці, до якого потрібно додати умовне форматування, а потім виберіть «Формат» угорі.
Виберіть «Умовне форматування» зі спадного меню.
Якщо до аркуша вже застосовано умовне форматування, натисніть «Додати інше правило» внизу.
Перевірте, чи в опції «Застосувати до діапазону» згадується правильний набір клітинок, який ви вибрали. Потім клацніть поле під «Форматувати клітинки, якщо», щоб вибрати параметр.
Прокрутіть список донизу та виберіть «Спеціальна формула», що є останнім варіантом.
Щоб виділити повторювані клітинки, ми будемо використовувати countif функція. Це перевіряє, чи повторюється будь-який запис більше одного разу, а потім виділяє їх усі.
=countif(Діапазон,Критерії)>1Користувач повинен внести необхідні коригування у формулу відповідно до наявних даних у аркуші. У прикладі, який ми обговорюємо, ми будемо використовувати наступну формулу.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Вставте цю формулу в текстове поле під «Спеціальна формула», виберіть колір для виділеної клітинки за допомогою параметра «Колір заливки», а потім натисніть «Готово».
Повторювані записи були виділені кольором, вибраним під час виконання «Умовного форматування».
Виділення Повний ряд
Коли ви працюєте над великими таблицями з кількома рядками і стовпцями та взаємопов’язаними даними, виділення окремих клітинок не допоможе. У цьому випадку вам доведеться виділити повні рядки, оскільки дублікат клітинки може не відображатися на екрані. Формула для цього дуже схожа на використану вище з деякими незначними змінами.
Цей метод шукатиме дублікати клітинок лише в одному стовпці, але виділяє весь рядок замість окремої клітинки.
Виділіть усі клітинки (рядки та стовпці), до яких потрібно застосувати умовне форматування.
Далі відкрийте «Умовне форматування» з меню «Формат», як ви робили раніше. Видаліть форматування, яке ми зробили раніше, і натисніть «Додати інше правило» внизу. Тепер поставте прапорець «Застосувати до діапазону», якщо він відображає всі виділені вами клітинки. Далі виберіть «Спеціальна формула», а потім введіть таку формулу в поле внизу.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Єдина зміна, внесена у формулу з попереднього випадку, це додавання «$» в «A2», оскільки нам потрібно абсолютне значення для стовпця.
Коли ви закінчите, натисніть «Готово» внизу, щоб застосувати форматування.
Оскільки ми шукали повторювані записи в колонці А, інші не були враховані. Цей метод є лише розширенням методу, який ми обговорювали раніше, де замість клітинки; весь ряд виділено.
Ви також можете перевірити повторювані записи в інших стовпцях, відповідно змінивши формулу.
Видалення повторюваних даних у таблиці Google
Цей метод зручний, коли вам потрібно видалити повторювані записи з аркуша. Видалення кожного з них вручну займе набагато більше часу та зусиль, які можна легко заощадити. Таблиці Google мають вбудовану функцію для визначення та видалення повторюваних даних у електронній таблиці.
Використовуючи функцію «Видалити дублікати», ви можете легко видалити повні ідентичні рядки або окремі клітинки, вибравши відповідні параметри.
Виберіть клітинки, які ви хочете перевірити та видалити повторювані записи, а потім натисніть меню «Дані» вгорі.
Далі виберіть «Видалити дублікати» зі спадного меню.
Поставте/зніміть прапорці перед кожним із параметрів відповідно до ваших уподобань та вимог, а потім натисніть «Видалити дублікати» внизу, щоб видалити їх. Якщо ви хочете перевірити повторювані рядки, поставте прапорець біля пункту «Вибрати всі». Якщо ви хочете виявити повторювані записи в окремих клітинках, установіть прапорець для цього конкретного стовпця.
Google Таблиці повідомлять вам про кількість вилучених записів і кількість, яка залишилася. Нарешті, натисніть «ОК», щоб закрити вікно.
Підсвічування та видалення повторюваних клітинок і рядків тепер не буде великим завданням. Крім того, це гарантує, що ви зможете зосередитися на частині, яка вимагає уваги, а не на повторюваних записах. Повторювані дані призводять не тільки до плутанини та помилок, але й можуть мати серйозні наслідки при роботі з важливими даними.
Ви повинні добре знати різні функції, формули та їх модифікації для виділення повторюваних записів. Коли ви дізнаєтеся про матеріал, ви можете змінити формулу і для інших стовпців, заощадивши значний час.