У цьому підручнику ви зможете дізнатися, як знайти та замінити текст, текст із форматуванням, спеціальні символи або нерозривні символи в Word.
Припустимо, що ви помічник юриста, і ви щойно закінчили вводити довгий юридичний документ або контракт для свого клієнта, але виявили, що ви неправильно написали ім’я клієнта або неправильну назву компанії кілька разів у своєму документі. І не встигайте вручну знаходити та замінювати кожен екземпляр тексту. Що б ти зробив? Не панікуйте – ви можете легко виправити це за допомогою функції «Знайти та замінити» MS Word.
Знайти та замінити — це одна з найкорисніших функцій Microsoft Word, за допомогою якої можна знайти символ, слово чи фразу в документі та замінити їх. Ви також можете знайти та замінити текст у певному розділі тексту або в цілому документі.
Ви можете не тільки знайти конкретне слово та замінити його іншим словом, але також можете знайти текст на основі його форматування, використання символів підстановки та з відповідним префіксом або суфіксом. Він також дозволяє знаходити та замінювати текст певним форматуванням, недрукованими символами або спеціальними символами. У цій публікації ви дізнаєтеся, як знайти та замінити текст у MS Word.
Знайти текст у Microsoft Word
Для початку давайте подивимося, як знайти текст у Excel за допомогою панелі навігації або інструмента «Знайти та замінити». Потім ми розглянемо, як використовувати інструмент «Знайти та замінити», щоб замінити текст на основі різних параметрів.
Знайти текст
Ви можете використовувати панель навігації для пошуку символу, слова або групи слів. І ви можете отримати доступ до цієї панелі навігації зі стрічки або натиснувши гарячу клавішу Ctrl + F.
Щоб отримати доступ до панелі навігації (команда «Знайти»), спочатку відкрийте Word, у якому потрібно шукати текст. Потім перейдіть на вкладку «Головна» та натисніть кнопку «Знайти» в групі «Редагування» на стрічці. Або ви можете натиснути клавіші швидкого доступу Ctrl + F на клавіатурі.
Це відкриє панель навігації ліворуч від вікна. Введіть текст або фразу, які потрібно знайти, у текстовому полі «Пошук у документі» на панелі навігації та натисніть «Enter». Під час введення інструмент показуватиме всі відповідні збіги. У нашому прикладі ми введемо «Тейт».
Команда «Знайти» шукає весь відповідний текст у документі та виділяє їх жовтим кольором. Панель навігації показує всі екземпляри пошукового слова (Tate) як попередній перегляд результатів
Інструмент не тільки виділяє точні слова, він навіть виділяє частково збігані слова.
Ви можете використовувати стрілки вгору та вниз біля текстового поля, щоб перейти до попереднього або наступного результату пошуку. Або ви можете натиснути один із результатів під полем пошуку, щоб перейти безпосередньо до нього.
Замість пошуку тексту чи фрази у всьому документі, ви також можете шукати великий документ за заголовками. Для цього перейдіть на вкладку «Заголовки» та виберіть заголовок на панелі навігації, щоб переглянути заголовки в документі.
Щоб здійснити пошук сторінок у Word, натисніть вкладку «Сторінки» на панелі навігації та виберіть одне із мініатюр усіх ваших сторінок, які ви хочете побачити. Потім ви можете шукати певний текст на цій сторінці.
Після того, як ви закінчите редагувати документ, закрийте панель навігації, і виділені елементи зникнуть.
Розширений пошук
Якщо ви шукаєте більш конкретні слова або фрази, наприклад, слова з певним шрифтом або стилем, спеціальні символи або лише повні слова, ви можете скористатися функцією розширеного пошуку, щоб відстежити їх. Цей інструмент дозволяє налаштувати пошук за допомогою різних параметрів. Ось як:
Перейдіть на вкладку «Головна», натисніть стрілку вниз біля значка «Знайти» в групі «Редагування» та виберіть «Розширений пошук». Або натисніть Ctrl + H комбінації клавіш, щоб відкрити інструмент «Знайти та замінити».
Або ви навіть можете запустити інструмент «Знайти та замінити» з панелі навігації, клацнувши піктограму збільшувального скла в текстовому полі «Пошук у документі» та вибравши параметр «Розширений пошук».
З’явиться діалогове вікно «Знайти та замінити». Тут ви можете виконати базовий пошук, але якщо ви хочете налаштувати свій пошук з додатковими параметрами, натисніть кнопку Детальніше >> кнопку.
Коли ви розгорнете кнопку «Більше», ви знайдете більше параметрів, за допомогою яких можна здійснювати більш розширений пошук.
Виберіть один або кілька параметрів у розділі «Параметри пошуку» та натисніть «Знайти далі», щоб переглянути результат.
- Випадок відповідності: Якщо прапорець Відповідати регістру, він шукає текст, який точно відповідає великим і малим літерам, які ви вводите в полі «Знайти».
- Знайти лише цілі слова: Ця опція знаходить текст, який не є частковим або частиною іншого слова, він знаходить лише цілі слова, які точно відповідають.
- Використовуйте символи підстановки: Ця опція є протилежною опції «Знайти лише цілі слова». Підстановочними знаками, які ви можете використовувати, є одиночні (?) і кілька символів (*). Наприклад, коли ви шукаєте «Стіна*», ви отримаєте Стіни, Wallmart або Шпалери тощо.
- Схоже: Ця опція знаходить слова або фрази, які звучать фонетично схожі, наприклад, «очі», коли шукається «лід» або «мураха» для «тітоньки».
- Знайти всі словоформи: Цей варіант знаходить усі варіанти слів (усі форми дієслова). Наприклад, коли ви шукаєте плавати, ви отримаєте плавати, плавати та плавати.
- Префікс відповідності: Це шукає слова з однаковими префіксами. Наприклад, шукайте хайп, і ви можете отримати гіперактивність, гіперчутливість, гіперкритичність.
- Суфікс відповідності: Це шукає слова з однаковими суфіксами. Наприклад, шукайте менше, і ви можете отримати нескінченний, нестаріючий, беззаконний, без зусиль.
- Ігноруйте знаки пунктуації: Цей параметр дозволяє ігнорувати розділові знаки в тексті під час пошуку. Наприклад, знайшовши слово «місіс. Джонса», коли ви шукали «місіс Джонс».
- Ігноруйте пробіли: Цей параметр дозволяє ігнорувати пробіли між ними. Наприклад, пошук слова «Дні хороші», коли ви шукали «Daysaregood».
Ми застосуємо деякі з цих параметрів і подивимося, як це працює на прикладі.
Випадок матчів
Наприклад, скажімо, що ми шукаємо слово «MAGAZINE» великими літерами без увімкненого параметра відповідності. Введіть слово в поле «Знайти що» та натисніть кнопку «Знайти далі».
У спадному меню "Пошук" у розділі "Параметри пошуку" ви вибираєте "Вниз", щоб почати перегляд документа зверху вниз, виберіть "вниз", щоб почати пошук знизу вгору документа, або "Усі", щоб переглянути документ знизу вгору. пошук по всьому документу.
Коли ви натискаєте «Знайти далі», перший екземпляр слова буде виділено сірим кольором. Коли ви знову натискаєте «Знайти далі», він вибирає наступний екземпляр слова. Коли ви кожного разу натискаєте «Знайти далі», воно виділяє відповідне слово по одному.
Якщо ви хочете виділити всі екземпляри слова одночасно, натисніть кнопку «Виділити читання» та виберіть «Виділити все».
Ви отримаєте кілька збігів із словом, виділеним жовтим кольором.
Але якби ми шукали одне й те саме слово (з великої літери) з увімкненим регістром відповідності, ми не отримали б результатів. Оскільки інструмент шукає лише слово, яке точно відповідає великим літерам, які ми ввели раніше.
Знайти всі словоформи
В іншому прикладі, якщо ми шукали слово «write» з увімкненим параметром «Знайти всі словоформи (англійською)», ми отримаємо всі варіанти слова.
Word знайде всі дієслівні форми слова, як показано нижче.
Розширений пошук із форматуванням
Ви також можете шукати певне слово чи фразу із застосуванням певного форматування.
Щоб знайти слова з форматуванням, спочатку введіть слово у полі «Знайти», а потім натисніть кнопку «Формат», що розкривається, внизу діалогового вікна «Знайти та замінити». Потім виберіть формат, у якому потрібно шукати слово.
Ви навіть можете знайти слова з певним форматом шрифту, абзаци з певним вирівнюванням і форматом, вкладки, слова певною мовою, текстовий фрейм, стиль і виділення.
Ми збираємося шукати слово з певним форматом шрифту, тому вибираємо «Шрифт». У вікні «Знайти шрифт» вкажіть формат, як показано нижче, і натисніть «ОК».
Вибраний формат «Шрифт: (за замовчуванням) STXingkai, курсив» з’явиться під текстовим полем «Знайти що» у діалоговому вікні «Знайти та замінити». Тепер натисніть «Виділити все», щоб знайти відповідні слова у цьому форматі.
Як бачите, інструмент виділяє лише слова з певним форматом шрифту, але не виділяє одне й те саме слово в іншому форматі шрифту.
Щоб очистити форматування для пошуку, натисніть кнопку «Без форматування» внизу діалогового вікна «Знайти та замінити».
Знайти текст лише за допомогою форматування
Ви навіть можете знайти тексти лише за допомогою форматування. Вам навіть не потрібно вводити слово чи фразу, ви можете просто вказати єдиний формат тексту.
І інструмент знайде вам усі слова чи фрази у відповідному форматі.
Інструмент «Знайти та замінити» також дає змогу знаходити нерозривні символи/спеціальні символи або слова зі спеціальними символами, вибираючи символ(и) зі спадної кнопки «Спеціальні» внизу діалогового вікна «Знайти та замінити».
Знайти та замінити текст у MS Word
Наразі ви дізналися, як знайти текст і як знайти текст за допомогою розширених параметрів, тепер давайте подивимося, як замінити знайдений текст.
Функція «Замінити» дозволяє вам знайти слово чи групу слів і замінити їх чимось іншим або знайти слово на основі форматування тексту та замінити його іншим текстом, або знайти конкретне слово та замінити його форматування, або знайти та замінити символи з іншими спеціальними символами або словами.
Знайти та замінити текст
Щоб знайти та замінити конкретне слово чи фразу іншим, перейдіть до групи «Редагування» на вкладці «Головна» та натисніть команду «Замінити». Крім того, ви також можете натиснути комбінацію клавіш Ctrl + H.
Це відкриє діалогове вікно Знайти та замінити. У діалоговому вікні «Знайти та замінити» заповніть два поля:
- Введіть текст, який потрібно шукати, у полі «Знайти що:».
- Введіть текст, яким потрібно його замінити, у полі «Замінити на:».
Після того, як ви введете необхідні тексти, ви можете натиснути кнопку «Замінити», щоб замінити текст один за іншим, або «Замінити всі», щоб замінити всі екземпляри слова одночасно.
Заміна всього тексту разом може призвести до помилок у вашому документі, якщо ви не будете обережні. Наприклад, якщо ви замінюєте всі слова «Він» на «Вона», це також може замінити слова Head на Shead, help with Shelp, heat на Sheat тощо. Тому іноді краще замінювати їх по одному.
Натисніть «Знайти далі», щоб знайти перший екземпляр тексту, виділений сірим, і знову натисніть «Знайти далі», щоб перейти до наступного екземпляра.Перегляньте кожен екземпляр і натисніть «Замінити», щоб змінити поточний виділений текст.
Ви можете клацнути рядок заголовка діалогового вікна «Знайти та замінити» та перетягнути його, щоб побачити результати за ним.
Коли ви закінчите, натисніть кнопку «Закрити», щоб закрити діалогове вікно.
Примітка: Якщо залишити поле «Замінити на» порожнім, пошуковий текст у полі «Знайти що» буде видалено з документа.
Розширений пошук і заміна тексту
Якщо ви хочете замінити більш конкретні слова, наприклад слова, розділовими знаками, великими літерами, певним шрифтом або стилем або навіть спеціальними символами, ви можете скористатися розширеними параметрами пошуку інструмента «Знайти та замінити».
Щоб отримати доступ до розширених параметрів пошуку та заміни, натисніть кнопку «Більше >>» внизу діалогового вікна.
Тут у вас є різні варіанти пошуку та заміни, які можна використовувати, щоб звузити пошук.
Як ми обговорювали раніше в розділі «Розширений пошук», ви вже знаєте, для чого використовується кожен із параметрів у розділі «Параметри пошуку».
Виберіть один або кілька параметрів у параметрах пошуку та натисніть «Знайти далі», щоб знайти відповідні слова, або натисніть «Замінити», щоб замінити один екземпляр за раз, або натисніть «Замінити всі», щоб обміняти кожен екземпляр одночасно.
приклад:
Як ми вже згадували раніше, цей інструмент знаходить комбінації символів даного слова, навіть у складі інших слів.
Наприклад, коли ми шукаємо в документі слово «Тейт», він знаходить цю комбінацію символів навіть як частину інших слів, як-от «Сполучені Штати».
І це не ідеально, коли ми замінюємо ці слова. Крім того, якщо ви знайдете сотні збігів, замінити слова одне за одним буде потрібно вічно.
Щоб виправити це, поставте прапорець «Знайти лише цілі слова», щоб знайти слова, які не є частковими або частинами інших слів, він знаходить лише цілі слова, які точно відповідають. Тут ми також перевірили параметр «Відповідати регістру», щоб переконатися, що він точно відповідає великим і малим літерам. Потім натисніть «Замінити» або «Замінити все», щоб замінити слова.
Ви можете використовувати решту наведених вище параметрів аналогічним чином, щоб налаштувати пошук для пошуку конкретних слів.
Знайдіть текст і замініть форматування
Ви також можете знайти конкретне слово і замінити його тим же словом, але з певним форматуванням, або замінити його іншим словом за допомогою форматування.
Наприклад, ми хочемо знайти та замінити все слово «Lytle» певним форматом шрифту. Щоб замінити форматування, введіть слово, яке ви хочете знайти, у полі «Знайти» та виберіть параметр «Знайти лише цілі слова», щоб шукати лише це слово. Потім натисніть кнопку «Формат» у нижній частині діалогового вікна та виберіть «Шрифт».
Ви можете замінити слова іншими параметрами форматування, такими як стиль, абзац, рамка тощо.
У діалоговому вікні «Замінити шрифт» виберіть потрібний стиль формату, наприклад шрифт, стиль шрифту, колір шрифту тощо. У нашому випадку ми вибираємо шрифт «Elephant» і стиль «Italic». Потім натисніть «ОК», щоб застосувати.
У діалоговому вікні «Знайти та замінити» ви можете побачити, що вибране форматування встановлено для «Замінити на:». Оскільки ми замінюємо лише форматування слова, залиште поле «Замінити на:» порожнім. Потім натисніть кнопку «Замінити» або «Замінити все», щоб замінити форматування.
Після натискання кнопки «Замінити все» з’явиться вікно з повідомленням, скільки було зроблено замін (у нашому випадку 222).
Як бачите, усі екземпляри слова «Lytle» замінено на вказане форматування.
Знайдіть текст із певним форматуванням та замініть
Якщо ви хочете знайти текст, який має певний стиль форматування, і замінити його іншим текстом, не змінюючи форматування або з іншим форматуванням, ви можете зробити це, застосувавши це форматування до слова «Знайти». Ось як ви це робите:
Наприклад, ми хочемо знайти та замінити текст «Leatherman», який має особливе форматування (шрифт: староанглійський текст MT, стиль: курсив, колір: синій, акцент 5), текстом «лінкольн» (без зміни форматування ).
Спочатку введіть текст, який ви хочете шукати (у нашому випадку Leatherman), у полі «Знайти що». Потім натисніть кнопку «Формат» і виберіть потрібні параметри (Шрифт).
У діалоговому вікні «Знайти шрифт» виберіть потрібне форматування, за допомогою якого ми будемо знаходити текст. У нашому прикладі текст «Leatherman» має форматування «Шрифт: староанглійський текст MT, стиль: курсив і колір: синій, акцент 5». Після вибору параметрів натисніть «ОК».
Тепер вибрані параметри форматування мають з’явитися під текстовим полем «Знайти що» у полі «Знайти та замінити».
Далі введіть текст, яким ви хочете його замінити (Lincon), у полі «Замінити на:» і натисніть «Замінити все». Ви також можете додати форматування до тексту заміни, якщо хочете.
Після того, як ви натиснете «Замінити все», усі екземпляри будуть замінені, а підказка покаже, скільки було зроблено замін.
Як ви можете бачити, усі екземпляри «Leatherman» із форматуванням замінені на «Lincoln» без зміни форматування.
Знайдіть і замініть спеціальні символи/недруковані символи
Функція пошуку та заміни також може допомогти вам знайти спеціальні символи та замінити їх іншими спеціальними символами, такими як ®, é, ä або будь-яким іншим символом, переліченим у діалоговому вікні «Символ». Ви також можете знайти та замінити недруковані символи, такі як ручні розриви рядків, символи табуляції, знаки абзацу тощо. Ви навіть можете замінити спеціальні символи текстом і навпаки.
Наприклад, якщо ви хочете знайти та замінити слово «protege» на «protégé», введіть «protege» у полі «Знайти», а введіть «protégé» у полі «Замінити на». Потім натисніть «Замінити» або «Замінити все», щоб замінити їх.
Як бачимо, знайдені тексти замінюються текстом заміни зі спеціальними символами.
Іноді потрібно замінити вручну розриви рядків (символи, що не друкуються) на позначки абзацу, у таких випадках потрібно вставити відповідний код символу в поля «знайти» та «замінити на».
Наприклад, ми хочемо замінити всі ручні розриви рядків у документах на позначки абзацу. Код символу для ручного розриву рядка та позначки абзацу — «^l» і «^p» відповідно. Ви можете ввести код або, якщо ви не знаєте код, скористайтеся кнопкою «Спеціальний», щоб вставити код.
Щоб вставити нерозривні символи, спочатку виберіть текстове поле, куди потрібно вставити. Потім натисніть кнопку «Спеціальний» у нижній частині діалогового вікна «Знайти та замінити» та виберіть елемент зі списку.І інструмент автоматично вставить відповідний код символу в текстове поле.
У прикладі ми вибираємо «Ручний розрив рядка» для поля «Знайти що».
І «Позначка абзацу» для «Замінити на».
Потім натисніть «Знайти далі», щоб побачити, де розташовані розриви рядків. Тепер натисніть «Замінити все», щоб замінити всі ручні розриви рядків у документах.
Як ви можете бачити нижче, ручні розриви рядків замінюються позначками абзацу.
Подібним чином ви також можете замінити нерозривні символи/спеціальні символи текстом і навпаки.
Це все, що вам потрібно знати про пошук і заміну тексту в Microsoft Word.