На ваших зборах створюйте кімнати очікування, щоб вони були в безпеці та не заважали
Зали очікування – це дуже популярна функція екосистеми віртуальних конференцій. Вони захищають ваші зустрічі від будь-яких збоїв у безпеці, наприклад, коли небажані люди впадають і зривають всю зустріч. Ступінь того, наскільки це може бути катастрофічним, стало цілком зрозуміло на початку цього року у формі зумбомбінгів.
Відтоді всі організатори зустрічей, незалежно від того, чи проводять вони професійні зустрічі чи заняття, усвідомили важливість кімнати очікування.
Що таке зала очікування?
Зал очікування в екосистемі віртуальних зустрічей є свого роду буфером. Усі учасники наради проходять це перед тим, як їх допустять до кімнати засідань. Організатор зустрічі повністю контролює, кого допускати до зустрічі. Таким чином, непрохані гості не зможуть просто так зайти на зустріч. Як бачите, вони дуже функціональні і необхідні для захисту ваших зустрічей.
Як використовувати зал очікування в Webex
Користувачі Webex вічно просять на зустріч залу очікування або лобі, де учасники можуть чекати, перш ніж приєднатися до наради. Раніше ви могли мати кімнату очікування в кімнатах особистих зустрічей, але не на запланованих зустрічах. Але Webex Meeting версії 40.9 змінив це.
Як використовувати зал очікування в кімнаті персональних зустрічей
Кожен користувач Webex має особисту кімнату для нарад у Webex, яка має настроюване посилання, термін дії якого ніколи не закінчується. Це унікальне лише для вас і завжди доступне; вам не потрібно попередньо бронювати його, щоб ним скористатися. Усі імпровізовані зустрічі, які ви проводите у Webex, відбуваються в цій персональній кімнаті нарад.
Тепер за замовчуванням на нарадах в особистій кімнаті також немає кімнати очікування. Але ви можете налаштувати параметри, щоб мати їх. Webex має можливість блокувати зустрічі. Коли зустріч заблоковано, усі учасники, які намагаються приєднатися до неї, потрапляють у вестибюль. Тоді господар може впустити їх, якщо захоче.
Щоб заблокувати нараду в персональній кімнаті, перейдіть на панель інструментів зустрічі та натисніть значок «Додаткові параметри» (меню з трьома крапками).
Потім увімкніть перемикач для параметра «Заблокувати зустріч» у меню.
Усім учасникам, які приєднаються після того, як ви заблокуєте зустріч, доведеться чекати у фойє. Ви отримаєте сповіщення на екрані про те, що у вестибюлі чекають учасники. Натисніть його, щоб переглянути список.
Ви можете прийняти їх усіх одним кліком, вибравши їх усіх, або допустити лише тих учасників, яких хочете допустити. Виберіть учасників та натисніть кнопку «Допустити».
Тепер вам доведеться робити це для кожної зустрічі в персональній кімнаті, яку ви хочете заблокувати. Але враховуючи, що ви будете першим на зустрічі, оскільки це експромт, це не така велика проблема. Це рішення ідеально підходить для людей, які не хочуть мати кімнату очікування на кожній зустрічі.
Але для людей, яким потрібна функціональність зали очікування за замовчуванням на всіх зустрічах, є інший спосіб. Налаштування цього маленького параметра автоматично блокує кожну нараду в персональній кімнаті, щойно вона починається.
Перейдіть на веб-сайт webex.com та увійдіть у свій простір для нарад Webex. У навігаційному меню ліворуч натисніть «Налаштування».
Потім перейдіть до «Моя особиста кімната».
Відкриються налаштування особистої кімнати. Прокрутіть униз до налаштування «Автоматичне блокування». Потім поставте прапорець біля нього, щоб вибрати його.
Коли ви виберете його, спадне меню часу стане доступним для натискання. Натисніть на нього та виберіть «0» з параметрів.
Потім натисніть кнопку «Зберегти».
Тепер у всіх ваших особистих кімнатах для переговорів за замовчуванням буде кімната очікування.
Примітка: Щоб мати можливість приймати людей із вестибюля на заблоковану нараду, ви повинні використовувати настільну програму Webex Meetings, настільну програму Webex Teams або зареєстровану в хмарі кімнату чи настільний пристрій Cisco Webex. Інакше ви не зможете впустити людей, не розблокувавши зустріч.
Як використовувати зал очікування для запланованих зустрічей
Для запланованих зустрічей наявність кімнати очікування особливо важливо. Якщо інші учасники прибувають раніше господаря, вони повинні бути в залі очікування, звідки господар може їх впустити.
Але раніше ви не могли мати цю функцію зали очікування під час запланованої зустрічі на Webex. Усі учасники, які прибули раніше, ніж організатор, взагалі не могли приєднатися до зустрічі, якщо зустріч була заблокована. Їм довелося оновитися та спробувати знову приєднатися до зустрічі після прибуття господаря. Як ви можете собі уявити, це зовсім не інтуїтивно. Як учасник дізнається про прибуття господаря на зустріч?
Але починаючи з Webex 40.9 ви можете мати кімнату очікування для гостей під час запланованих зустрічей. Гості – це користувачі, які або не ввійшли у свої облікові записи Webex, або зовнішні користувачі, які не мають облікового запису Webex на вашому сайті. Тож будь-які гості, які прийдуть раніше господаря, повинні будуть чекати в кімнаті переговорів. Але будь-які члени організації, які прибудуть раніше приймаючої сторони, зможуть приєднатися безпосередньо.
Перейдіть на веб-сайт webex.com та увійдіть у свою кімнату для зустрічей. Потім перейдіть до «Зустрічі» з навігаційного меню ліворуч.
Натисніть кнопку «Запланувати», щоб запланувати нову зустріч.
Або ви також можете редагувати раніше заплановану зустріч з новими налаштуваннями. Відкрийте зустріч і натисніть кнопку «Редагувати».
Потім, після того, як ви запланували зустріч, прокрутіть униз і натисніть «Показати додаткові параметри».
Під ним розгорнуться кілька варіантів. Натисніть «Параметри планування».
У параметрах планування перейдіть до «Розблоковані зустрічі». За замовчуванням для цієї опції встановлено значення «Гості можуть приєднатися до зустрічі». Натисніть перемикач «Гості чекають у вестибюлі, поки господар не прийме їх», щоб вибрати його.
Тепер, як і в налаштуваннях вашої персональної кімнати нарад, ви побачите опцію «Автоматичне блокування». Ви можете задатися питанням, чому ви просто не можете заблокувати зустріч, щоб увімкнути кімнату очікування, як у особистих кімнатах для нарад.
Просто заблокувати зустріч без увімкнення попереднього налаштування не створить кімнату очікування для гостей, які прибудуть раніше господаря. Натомість вони безпосередньо входили на зустріч. Тому ввімкнути попередній варіант дуже важливо. Але також важливо пам’ятати, що це створює кімнату очікування лише до тих пір, поки ви не приєднаєтеся до зустрічі. Щоб створити кімнату очікування після, потрібно заблокувати зустріч.
Тепер ви можете ввімкнути «Автоматичне блокування» під час планування зустрічі або заблокувати зустріч на панелі інструментів наради після того, як ви приєдналися до зустрічі; це повністю залежить від вас. Після того, як зустріч заблоковано, усі учасники, гості та члени організації мають пройти через зал очікування.
Нарешті, натисніть кнопку «Зберегти» або «Запланувати».
Для запланованих зустрічей немає загального варіанту, який створюватиме кімнату очікування для кожної зустрічі. Вам доведеться виконувати ці дії для кожної запланованої зустрічі.
Зали очікування у віртуальній зустрічі надзвичайно важливі, щоб уникнути будь-яких невдач. І хоча ви можете мати кімнату очікування на нарадах Webex, механіка не така проста та зрозуміла. Але як тільки ви дізнаєтеся, як це зробити, ви зможете переконатися, що ваші зустрічі безпечні, наскільки вони повинні бути.