Робіть автоматичні нотатки на нараді за допомогою функції прямих транскрипцій у Microsoft Teams.
Раніше Microsoft Teams була попереду в орди додатків Workstream Collaboration. Але останнім часом він розсуває свої межі ще далі, щоб залишатися актуальним у мінливі часи. Завдяки різкій зміні всього рівняння, пов’язаного з нашою роботою, і головорезною конкуренцією, Microsoft Teams постійно представляє свою гру A.
Останнім доповненням до арсеналу функцій, які пропонує Teams, є прямі транскрипції зустрічей. Прямі транскрипції доступні під час зустрічі, і вам не потрібно записувати зустріч, щоб створити ці транскрипції.
Транскрипція може значно покращити вашу зустріч. Вони не просто роблять ваші зустрічі більш продуктивними, автоматизуючи для вас нотатки наради. Хоча відсутність необхідності робити нотатки вручну є великим плюсом. Вони також роблять зустрічі більш інклюзивними для учасників, які глухі або погано чують, перебувають у галасливому місці або мають інший рівень володіння мовою.
Чим транскрипція відрізняється від прямих субтитрів?
У Microsoft Teams вже досить давно є функція живих субтитрів. Отже, що такого особливого в транскрипції зустрічей? Найбільша відмінність – доступність.
Транскрипція доступна після зустрічі. І ви можете завантажити та поділитися ними з будь-ким. Саме тому ми назвали їх «автоматизованими нотатками зустрічей». Але Teams не зберігає субтитри.
Крім того, коли ви ввімкнете субтитри, їх бачите лише ви, але транскрипцію бачать усі, хоча користувачі можуть приховати її.
Якщо основна причина, по якій ви хочете ввімкнути транскрипцію, полягає в тому, щоб зробити зустріч більш інклюзивною та доступною, ви можете використовувати або транскрипцію, або субтитри. Але для запису всієї зустрічі найкращим є транскрипція.
Передумови для використання транскрипції в Misrosoft Teams
Існує кілька рядків, доданих до використання транскрипцій у Microsoft Teams. По-перше, він доступний лише для запланованих зустрічей, а не для зустрічей каналу чи «Зустріч зараз». Тож, якщо ваш порядок денний полягає в інклюзивності та кращій зрозумілості під час імпровізованої зустрічі чи зустрічі на каналі, ви можете використовувати прямі субтитри.
Крім того, ця функція доступна лише тоді, коли розмовною мовою є американська англійська. Крім того, його можна використовувати лише з настільного додатка та доступне лише для певних ліцензій. По суті, це означає, що безкоштовні користувачі Microsoft Teams і виключені типи ліцензій не мають доступу до цієї функції.
Організації з такими ліцензіями мають доступ до транскрипцій у Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Користувачі GCC, GCC-High і DoD не мають права використовувати цю функцію.
ІТ-адміністратор також має ввімкнути транскрипцію для організації. Якщо ви не можете знайти варіант для транскрипції, вам доведеться зв’язатися з адміністратором.
Увімкнення транскрипції для вашої організації
Якщо ви ІТ-адміністратор своєї організації, перейдіть до центру адміністрування Teams.
ІТ-адміністратори організації можуть увімкнути транскрипцію для всіх, включивши її в глобальну політику, або окремих людей, маючи різні політики для різних користувачів.
На панелі навігації ліворуч натисніть опцію «Зустрічі».
Під ним розгорнеться кілька варіантів. Виберіть із них «Політика зустрічей».
Щоб увімкнути цю опцію для всієї організації, натисніть опцію або «Глобально (за замовчуванням для всієї організації)».
Прокрутіть униз до розділу «Аудіо та відео». Потім переконайтеся, що опція «Дозволити транскрипцію» увімкнена.
Щоб увімкнути його вибірково, у вас є два варіанти. Ви можете або ввімкнути його для всієї організації, а потім створити спеціальну політику, де параметр для транскрипції не ввімкнено, і призначити політику користувачам, яким ви не хочете мати доступ до цієї функції. Або ви можете піти в протилежному напрямку, де цей параметр не включений глобально, а лише в користувацькій політиці, і ви можете призначити його користувачам, яким ви хочете отримати доступ до функції.
Щоб створити нову політику зустрічей, перейдіть на сторінку «Політика зустрічей» і натисніть кнопку «Додати».
Дайте назву політиці та налаштуйте її так, як вам потрібно. Натисніть кнопку «Зберегти».
Щоб призначити політику користувачам, виберіть її та натисніть кнопку «Керувати користувачами».
Праворуч з’явиться панель. Знайдіть користувачів, яким хочете призначити політику, і натисніть кнопку «Застосувати».
Ви також можете призначити політики будь-якій групі користувачів у вашій організації.
Використання функції транскрипції в нарадах
Використання цієї функції на зустрічах — це прогулянка парком. Але пам’ятайте, що транскрибувати можна лише заплановані зустрічі. Почніть або приєднайтеся до запланованої зустрічі з події календаря.
Організатор зустрічі та люди з одного орендаря можуть почати транскрипцію. Гості, люди з іншого орендаря та анонімні користувачі (люди, які не хочуть, щоб їх ідентифікували в транскрипціях) не можуть почати транскрипцію під час зустрічі.
Щоб розпочати транскрипцію, перейдіть до «Додаткові дії» на панелі інструментів зустрічі.
Потім виберіть «Почати транскрипцію» з параметрів.
Ви побачите сповіщення про те, що транскрипція почалася, і ви повинні повідомити всіх, що вони транскрибуються. Але інші учасники також побачать повідомлення про те, що зустріч транскрибується. Тим не менш, ви повинні повідомити всіх, як люб’язність для учасників, які приєдналися з телефону.
Праворуч з’явиться панель транскрипції. Стенограма також міститиме ім’я користувача та значок профілю учасника, а також мітку часу.
Усі учасники зустрічі можуть будь-коли показати або приховати панель стенограми. Натисніть кнопку «Закрити» на панелі, щоб приховати її.
Ви також можете перейти до меню «Більше дій» і вибрати звідти «Сховати розшифровку».
Щоб показати панель, виберіть «Показати стенограму» в меню «Додаткові дії».
Організатор зустрічі та доповідачі можуть зупинити транскрипцію та перезапустити її в будь-який момент під час зустрічі. Щоб зупинити транскрипцію, перейдіть до меню «Додаткові дії» та виберіть «Зупинити транскрипцію».
Усі отримають сповіщення про те, що ви припинили транскрибувати. Транскрипція автоматично зупиниться, коли всі залишать зустріч.
Завантаження та обмін транскрипціями
Стенограми зустрічі доступні для автоматичного завантаження після зустрічі в календарній події. Перейдіть до «Календаря» на панелі навігації зліва.
Потім відкрийте подію для запланованої зустрічі.
Сторінка зустрічі матиме додаткову вкладку вгорі: «Записи та стенограми».
Повна розшифровка буде доступна для перегляду там. Щоб завантажити його, натисніть кнопку завантаження.
Ви можете завантажити розшифровку як файл .vtt (популярний формат для розшифровок) або файл .docx (документ Word).
Транскрипції доступні для завантаження з облікових записів учасника, доки організатор зустрічі не видалить їх.
Мобільні учасники не можуть бачити транскрипцію в мобільному додатку. Щоб зробити його доступним для мобільних учасників, завантажте файл і завантажте його в чат. Перейдіть до чату зустрічі та натисніть кнопку «Вкласти», щоб завантажити файл.
Мобільні учасники потім можуть знайти файл у своєму чаті.
Приховування своєї особистості в транскрипціях
Команди можуть ідентифікувати особу, яка виступає, а транскрипція зустрічі автоматично включає ім’я користувача та ім’я особи. Якщо ви хочете залишитися анонімним у транскрипції, ви можете приховати свою особу. Але це потрібно зробити перед зустріччю.
Натисніть піктограму «Налаштування та інше» (меню з трьома крапками) біля значка вашого профілю в рядку заголовка. Потім виберіть у меню «Налаштування».
Відкриються налаштування. У навігаційному меню ліворуч перейдіть до «Підписи та стенограми».
Потім вимкніть перемикач «Автоматично ідентифікувати мене в субтитрах і стенограмах».
Транскрипція — це чудова функція, і Microsoft Teams, безумовно, робить їх простими у використанні. Тож наступного разу, коли ви захочете робити нотатки наради або хочете зробити вміст зустрічі доступним для всіх, ви можете записати всю зустріч.