Чого найбільше бояться професіонали? Більшість із вас не здогадається, що вони втрачають електронні листи. Люди зазвичай отримують і зберігають усі важливі файли та дані у своїй електронній пошті. Це не тільки тримає їх в одному місці, але й доступ до них можна отримати в будь-який час з будь-якої точки земної кулі.
Коли справа доходить до електронної пошти, перше ім’я, яке спадає на думку, – «Gmail». Більшість користувачів у всьому світі віддають перевагу Gmail перед будь-яким іншим сервісом електронної пошти в Інтернеті. Це можна пояснити тим, що він розроблений Google, простим і зрозумілим інтерфейсом, а також великою кількістю зручних функцій.
Чому потрібно створювати резервні копії електронної пошти
Це перше питання, яке спадає на думку, коли ви чуєте про резервне копіювання електронної пошти, і є цілком правильним питанням, оскільки великий відсоток користувачів вибирають його через недостатню обізнаність. Але ви повинні розуміти, що в сучасному світі кібератаки, злом облікових записів, неправильне використання та втрата даних через Інтернет є поширеними. Якщо у вашій електронній пошті є важливі документи або файли, вам слід створити резервну копію, щоб ви могли легко отримати їх на випадок, якщо ваш обліковий запис зламано, електронні листи видалено помилково або ви просто втратите доступ до облікового запису.
Що ще я можу зробити? Резервне копіювання електронної пошти — це рішення, але ви повинні зосередитися на підвищенні безпеки шляхом збереження надійного пароля. Надійний пароль дуже ефективний, коли справа доходить до запобігання злому іншим користувачам вашого облікового запису та скомпрометації ваших даних. Однак наявність резервної копії не завадило б, це було б додатковим заходом.
Завантажуйте електронні листи окремо з Gmail
Один із найпростіших способів створити резервну копію пошти – завантажити її на комп’ютер. Щоразу, коли ви отримуєте або надсилаєте комусь лист через Gmail, у вас є можливість завантажити його.
Якщо ви не хочете створювати резервні копії всіх своїх електронних листів, а лише кількох певних, можливість завантажити електронні листи окремо з Gmail є чудовим і ефективним варіантом. Однак, якщо ви хочете масово завантажувати електронні листи, ми рекомендуємо вам ознайомитися з іншими методами на цій сторінці.
Коли ви відкриєте лист, ви побачите три крапки у верхньому правому куті, щоб відкрити меню. У контекстному меню ви побачите можливість відповісти, переслати, повідомити про лист, заблокувати відправника та завантажити лист серед багатьох інших.
Після того, як ви натиснете опцію «Завантажити повідомлення», електронний лист буде завантажено до папки «Завантаження» за замовчуванням у вашій системі. Рекомендується зберігати всі завантажені листи в одній папці та класифікувати їх за допомогою підпапок.
Резервне копіювання всіх листів у Gmail за допомогою Google Takeout
Google Takeout дозволяє завантажувати всі дані з вашого облікового запису Google, щоб створити резервну копію або використовувати їх з іншою службою. Він працює майже з усіма сервісами, які пропонує Google. Коли ви використовуєте Google Takeout, він створює резервну копію всіх листів у вашому обліковому записі.
Створення резервної копії за допомогою Google Takeout
Щоб використовувати Google Takeout для створення резервної копії електронних листів у вашому обліковому записі Gmail, відкрийте takeout.google.com у веб-переглядачі на комп’ютері.
Коли ви відкриваєте Google Takeout, усі служби Google вибираються за умовчанням. Оскільки ми зацікавлені у створенні резервної копії лише Gmail, натисніть «Скасувати вибір усіх», щоб спершу зняти галочку з усіх служб.
Після того, як ви скасували вибір, прокрутіть униз і поставте прапорець біля пункту «Пошта».
Тепер ви побачите можливість вибрати дані, для яких потрібно створити резервну копію. Натисніть «Усі дані пошти включено», щоб вибрати/зняти вибір різних параметрів даних.
Якщо ви хочете створити резервну копію всіх листів, поставте прапорець біля пункту «Включати всі повідомлення до пошти». Якщо ви хочете створити резервну копію вибраного матеріалу, зніміть перший прапорець і зробіть потрібний вибір зі списку, а потім натисніть «ОК» внизу.
Після того, як ви закінчите з усіма виборами, прокрутіть униз і натисніть «Наступний крок».
Наступним кроком є вибір частоти, типу файлу та розміру. По-перше, ви повинні вибрати частоту з двох, один або кожні два місяці протягом року. Поставте прапорець біля опції, яку потрібно вибрати.
Наступний розділ стосується типу та розміру файлу. У вас є два варіанти для типу файлу: ZIP або TGZ. Перевага файлів «.zip» полягає в тому, що їх можна легко відкрити на більшості комп’ютерів.
Нарешті, виберіть бажаний розмір файлу зі списку. Якщо розмір резервної копії перевищує вибраний розмір, файл буде розділено на дві частини. Нарешті, натисніть «Створити експорт» внизу.
Процес створення резервної копії займає деякий час, залежно від даних у ваших електронних листах та розміру файлу. Менші файли створюються відносно швидше, ніж великі файли, що може зайняти навіть дні.
Завантаження резервної копії Gmail, створеної google Takeout
Після того як ви надіслали запит на резервне копіювання, ви отримаєте лист від Google із підтвердженням того ж. Крім того, ви отримаєте посилання для завантаження створеної резервної копії в іншому електронному листі, що може зайняти кілька годин залежно від розміру файлу. Посилання для завантаження дійсне протягом 7 днів з дня подання запиту.
Коли ви отримаєте електронний лист, відкрийте його та натисніть кнопку «Завантажити». Також перевірте, скільки файлів було створено та розмір кожного для подальшого використання.
Після натискання кнопки «Завантажити» вам буде запропоновано підтвердити свою особу, ввівши пароль Google. Після завершення завантажте файли на свій комп’ютер. Файли мають формат «.zip», оскільки це налаштування за замовчуванням, і ми не змінювали його раніше.
Також ніколи не завантажуйте файли на загальнодоступні комп’ютери або системи, якими ви ділитеся з іншими, оскільки дані можуть бути використані неправомірно.
Пересилайте електронні листи, резервні копії яких ви хочете створити в Gmail
Це ще один простий спосіб створення резервної копії, де ви можете ввімкнути пересилання електронної пошти на іншу адресу. Одним з основних недоліків є те, що ви можете ввімкнути пересилання лише для вхідних листів, а не тих, які ви надсилаєте. Крім того, ви можете створити резервну копію лише для листів, які ви отримуєте після налаштування функції пересилання. Ніколи не додавайте чужу адресу електронної пошти як адресу для пересилання, оскільки дані можуть бути скомпрометовані.
Додавання ідентифікатора електронної пошти для пересилання листів
Щоб увімкнути пересилання електронної пошти, відкрийте Gmail і натисніть «Налаштування» у верхньому правому куті.
Коли ви натискаєте «Налаштування», відкриється вікно «Швидкі налаштування», яке містить основні налаштування для налаштування перегляду та інших параметрів. Щоб відкрити повні налаштування Gmail, натисніть «Переглянути всі налаштування».
Тепер ви побачите різні вкладки вгорі, перейдіть до «Пересилання та POP/IMAP».
У розділі «Пересилання та POP/IMOP» ви зможете налаштувати параметри пересилання. Щоб увімкнути пересилання, натисніть «Додати адресу пересилання», перший варіант угорі, поруч із розділом «Пересилання».
Тепер у вас є поле для введення адреси електронної пошти, на яку ви хочете переслати всі листи, а потім натисніть «Далі» внизу.
Тепер відкриється нове вікно, де ви повинні підтвердити ідентифікатор електронної пошти, натиснувши «Продовжити».
Далі натисніть «ОК» у вікні підтвердження, що з’явиться, щоб підтвердити зміну.
Підтвердження запиту на пересилання
Коли ви додаєте ідентифікатор електронної пошти для пересилання листів, на адресу пересилання надсилається підтвердження. Для підтвердження є два варіанти: скориставшись кодом підтвердження або натиснувши посилання в листі.
Після натискання на посилання підтвердження відкриється нова сторінка. Натисніть «Підтвердити», щоб дозволити отримувати електронні листи від вашого основного ідентифікатора.
Зміна налаштувань пересилання електронної пошти
Відкрийте обліковий запис Gmail, резервну копію якого ви хочете створити, і перейдіть до розділу «Пересилання та POP/IMAP», як ми робили раніше. Тепер поставте прапорець біля пункту «Переслати копію…» і виберіть опцію «Зберігати копію Gmail у папці «Вхідні», як показано на зображенні нижче. Це забезпечить пересилання та збереження ваших листів у папці "Вхідні" вашого основного облікового запису.
Після внесення змін прокрутіть униз і натисніть «Зберегти зміни», щоб застосувати їх.
Резервне копіювання електронних листів у Gmail за допомогою сторонніх програм
Ми вже бачили деякі зразкові методи резервного копіювання електронних листів у Gmail, але ми ще не обговорювали сторонні програми, які приходять на допомогу. Оскільки електронні листи стають основним способом професійного спілкування та обміну файлами, потреба у резервному копіванні зараз є як ніколи.
Щоб скористатися цим сегментом, було запущено багато програм спеціально для створення електронної пошти та інших резервних копій для користувачів. В Інтернеті є кілька дійсно чудових програм із захоплюючими функціями, які не тільки створюють резервну копію, але й вимагають набагато менше уваги та участі з вашого боку.
Важлива примітка: Використання сторонніх служб означає, що ви дозволяєте комусь іншому мати доступ до ваших електронних листів, оскільки вони допомагають створювати резервні копії ваших даних. Ми настійно не радимо використовувати будь-які сторонні служби (незалежно від того, наскільки вони безпечні), якщо вони вам абсолютно не потрібні та повністю не усвідомлюєте масштаби ризиків, які вони можуть спричинити.
UpSafe
UpSafe допомагає користувачам створювати резервні копії своїх даних Google і електронної пошти. Це один з найпопулярніших додатків у сегменті, однак у нього відсутня функція встановлення частоти, що означає, що вам доведеться щоразу пам’ятати про резервне копіювання.
SysTools Резервне копіювання Gmail
Це ще одна чудова програма, яка пропонує набагато більше налаштувань, коли справа доходить до типу файлу резервної копії, а також дозволяє додавати кілька облікових записів Gmail для резервного копіювання.
Gmvault
Це, мабуть, одне з найбільш надійних додатків, не тільки через безліч налаштувань і функцій, але також через невеликий розмір і простий інтерфейс. Крім того, ви можете встановити частоту для автоматичного резервного копіювання та розслабитися.
Тепер, коли ми обговорили більшість методів резервного копіювання електронної пошти, ви відчуєте, що знайомі та орієнтовані з концепцією. Крім того, як обговорювалося раніше, створення резервної копії має бути єдиним підходом. Надійний пароль значно зводить до мінімуму ймовірність злому.