Використовуйте функцію відстеження змін у Excel, щоб знати, хто вніс зміни до книги, зміни, які вони внесли, і чи приймати їх чи ні.
Скажімо, ви попросили когось вичитувати чи співпрацювати з вами над книгою Excel. І ви можете відстежувати зміни, вставки та видалення, які були зроблені в цій спільній книзі. Ви можете зробити це за допомогою функції відстеження змін у Excel, ви можете визначити, хто вніс зміни та які зміни вони внесли до вашого спільного аркуша/книги.
Робочі аркуші Excel не відстежуються за замовчуванням, тому ви не знаєте, які зміни були внесені, хто їх вніс і коли. Але коли функцію відстеження змін увімкнено, Excel окреслить у книзі редакції, зроблені будь-яким користувачем. Це покроковий посібник із відстеження змін у Microsoft Excel.
Як увімкнути відстеження змін в Excel
Після того, як ви завершите введення всіх даних на аркуші, увімкніть функцію «Відстеження змін», перш ніж надати доступ до книги Excel для перегляду. Після завершення перевірки ви можете порівняти свої вихідні дані зі зміненими даними, а потім прийняти чи відхилити їх зміни. Потім ви можете вимкнути відстеження змін.
Пам’ятайте, що це технічно застаріла функція, тому ви не побачите опцію змін відстеження в Excel 2019 і 365. Цю функцію можна знайти лише на вкладці «Огляд» у Excel 2016 і старіших версіях.
Щоб увімкнути відстеження змін у Excel, перейдіть на вкладку «Огляд» і натисніть «Відстежувати зміни». Потім виберіть «Виділити зміни» зі спадного меню.
Відкриється діалогове вікно «Виділити зміни». При цьому встановіть прапорець «Відстежувати зміни під час редагування».
Тепер у нас є три варіанти Коли, Хто і Де. Поле «Коли» дозволяє нам вибрати, з якого моменту ми хочемо відстежувати зміни, вибрати між «З моменту останнього збереження», «Усі», «Ще не перевірено» або «Від дати (конкретна дата)». Тут ми вибираємо «Усі» в полі «Коли».
І ми вибираємо «Всі» в полі «Хто». Ви також можете відстежувати лише зміни, внесені окремими користувачами або всіма, хто має цю опцію.
Якщо ви хочете, щоб зміни відстежувалися на всьому аркуші, просто залиште цей прапорець знятим. поставте прапорець «Виділити зміни на екрані» та натисніть кнопку «ОК».
Або, якщо ви хочете відстежувати зміни лише в якійсь частині аркуша, ви можете вказати діапазон комірок. Клацніть поле «Де» та виберіть діапазон комірок на робочому аркуші. Потім натисніть «ОК».
Натисніть «ОК», щоб зберегти книгу.
Далі на вкладці «Перегляд» виберіть параметр «Поділитися книгою».
У діалоговому вікні «Надати доступ до книги» переконайтеся, що прапорець «Використовувати старі спільні книги замість нового досвіду співавторства» встановлено. Потім натисніть «ОК».
Нарешті, виберіть «Захистити спільну книгу» на вкладці «Огляд». Відкриється діалогове вікно Захист спільної книги. У діалоговому вікні «Захист спільної книги» поставте прапорець «Спільний доступ із змінами відстеження», щоб ніхто не міг видалити історію відстеження. Потім натисніть «ОК».
Після цього збережіть файл і поділіться своєю електронною таблицею своїм співробітникам для перегляду.
Як переглянути та прийняти чи відхилити зміни
Після того, як усі ваші співробітники переглянули вашу книгу та внесли деякі зміни, ви можете прийняти чи відхилити ці зміни.
Тепер, якщо в електронну таблицю буде внесено будь-які зміни, це буде показано кольоровою рамкою клітинки та невеликим трикутником у верхньому лівому куті комірки.
Щоб перевірити деталі, просто наведіть курсор на клітинку з маленьким трикутником у верхньому лівому куті. Відобразиться поле для коментарів із зазначенням змін, які були внесені, хто їх вніс і коли вони були внесені. Якщо кілька рецензентів внесли зміни до вашого робочого аркуша, кожному рецензенту буде призначено інший колір поля.
Перейдіть на вкладку «Огляд» і виберіть «Відстеження змін» у групі «Зміни». Цього разу виберіть опцію «Прийняти або відхилити зміни» зі спадного меню.
У діалоговому вікні «Виберіть зміни для прийняття або відхилення» натисніть «ОК», щоб продовжити.
Потім відкриється діалогове вікно «Прийняти або відхилити зміни», тут ви можете прийняти зміни одну за одною або прийняти/відхилити всі зміни відразу. Тут перша зміна, знайдена на аркуші, з’явиться першою. У нашому випадку перша була виявлена зміна: значення комірки B11 змінилося з 16,99 до 17,99. Щойно ви приймете або відхилите його, наступна зміна завантажиться далі.
Після натискання кнопки «Прийняти», внесені зміни будуть застосовані до вашого робочого аркуша. Якщо ви «Відхилити» його, зміна буде скасована.
Створення окремого файлу для списку історії змін
Замість того, щоб переглядати зміни на одному аркуші, ви також можете переглянути список змін на окремому аркуші під назвою «Історія». У аркуші історії буде перераховано кожну деталь про внесені зміни.
Щоб переглянути історію, виберіть «Відстежувати зміни» на вкладці «Огляд» і натисніть «Виділити зміни» у спадному меню.
У діалоговому вікні «Виділити зміни» обов’язково поставте прапорець «Список змін на новому аркуші» внизу, перш ніж натиснути «ОК».
Це створить новий аркуш під назвою «Історія», в якому буде перераховано всі деталі про зміни, внесені в робочу книгу.
Просто збережіть файл ще раз, щоб видалити аркуш історії з книги.
Як вимкнути відстеження змін в Excel
Після завершення перевірки ви можете вимкнути функцію зміни відстеження в книзі. Це видалить усі відстежувані деталі (висвітлення клітинок) і припинить відстеження будь-яких подальших змін у вашій книзі.
Перш ніж вимкнути зміни відстеження, спочатку потрібно зняти захист з книги. Для цього просто натисніть опцію «Зняти захист спільної книги» на вкладці «Перегляд».
Щоб вимкнути зміни відстеження, перейдіть на вкладку «Перегляд» і виберіть «Відстежувати зміни» > «Виділити зміни».
У діалоговому вікні «Виділити зміни» зніміть прапорець «Відстежувати зміни під час редагування», а потім натисніть «ОК».
Функція відстеження змін у Excel тепер вимкнена.