Ви надіслали електронний лист, який не повинен був мати? Не варто хвилюватися; Microsoft Outlook збереже вашу схованку.
Ви коли-небудь надсилали комусь неправильний електронний лист і відчували, що настане кінець світу? Або навіть не неправильний, а просто незавершений, і тепер ви думаєте, що будете виглядати повним дурдом перед своїми колегами? Користувачам Microsoft Outlook не потрібно турбуватися про ці махінації.
Microsoft Outlook має функцію відкликання або заміни вашої електронної пошти, і іншій людині ніколи не доведеться дізнаватися про будь-які нещасні випадки з вашого боку. Звісно, є кілька ланцюжків.
Коли ви можете відкликати електронний лист
Функція відкликання або заміни працює лише тоді, коли інша особа не відкривала та не читала вашу електронну пошту. Перегляд електронного листа в області читання не зараховується. І ви можете використовувати його, лише якщо і ви, і одержувач маєте обліковий запис електронної пошти Microsoft 365 або Microsoft Exchange в одній організації. Відкликання/заміна — це функція Microsoft Exchange, і вона недоступна для облікових записів MAPI або POP.
Примітка: Функція відкликання недоступна, якщо ваша організація не ввімкнула її.
Як відкликати електронну пошту
Відкрийте програму Outlook на робочому столі (вона не працюватиме з Outlook онлайн) і увійдіть у свій обліковий запис Microsoft 365. Перш ніж розпочати пошук цієї кнопки «Відкликання», ви можете дізнатися, чи підходить ваш обліковий запис для використання цієї опції, якщо ви не впевнені.
Перейдіть до пункту меню «Файл» і натисніть на нього.
Відкриється інформація облікового запису. Переконайтеся, що тип облікового запису — «Microsoft Exchange», а не MAPI або POP.
Якщо це обліковий запис Microsoft Exchange, і одержувач також працює в одній системі електронної пошти, ви можете почати. Натисніть кнопку «Назад», щоб повернутися до головного вікна та перейти до папки «Надіслані».
Відкрийте пошту, яку хочете відкликати. Двічі клацніть його, щоб відкрити його. Один клік електронного листа, як ми зазвичай робимо, відкриє його в області читання. Ви не можете відкликати електронний лист із панелі читання. Лист відкриється в окремому вікні. На вкладці «Повідомлення» виберіть «Дії», а потім виберіть «Відкликати це повідомлення» зі спадного меню.
Якщо ви не можете знайти опцію «Дії» на вкладці «Повідомлення», розгорніть вікно на весь екран, оскільки деякі параметри зникають у частковому вікні, або перейдіть на вкладку «Файл».
На вкладці «Файл» виберіть «Інформація» у навігаційному меню зліва.
Потім натисніть опцію «Повторно надіслати або відкликати» та виберіть «Відкликати це повідомлення» зі спадного меню.
Після того, як ви клацнете опцію Відкликання (на будь-якій вкладці), відкриється діалогове вікно, у якому ви зможете вибрати, чи хочете ви відкликати лист повністю чи замінити його. Відкликання листа видалить його з папки вхідних одержувача, тоді як опція заміни видалить попередній лист і замінить його новим.
Давайте розглянемо різницю між обома варіантами. Щоб просто відкликати електронний лист, виберіть опцію «Видалити непрочитані копії цього повідомлення».
Перед тим, як відкликати лист, поставте прапорець біля опції «Повідомити, чи вдалось відкликати кожного одержувача». Таким чином ви отримаєте повідомлення, яке повідомить, чи було відкликання успішним. Установіть цей параметр, якщо ви плануєте відкликати чи замінити електронний лист, щоб дізнатися статус відкликання.
Тепер натисніть OK. Це все, що вам потрібно зробити, і повідомлення буде відкликано, якщо одержувач його не прочитав.
Щоб замінити електронний лист, виберіть опцію «Видалити непрочитані копії та замінити новим повідомленням» і натисніть OK.
Outlook відкриє оригінальну електронну пошту у вікні створення. Ви можете відредагувати його, щоб відобразити те, що ви хочете надіслати зараз, і натисніть кнопку «Надіслати». Новий електронний лист замінить попередній лист у папці вхідних одержувача.
Ви отримаєте сповіщення, якщо відкликання повідомлення буде успішним.
Що відбувається на стороні одержувача?
Коли відкликання пройшло успішно: Якщо одержувач не прочитав оригінальне повідомлення, коли ви відкликаєте/заміняєте повідомлення, вихідне повідомлення видаляється та замінюється повідомленням заміни (якщо воно є). Також одержувачу повідомляється, що ви відкликали повідомлення.
Коли відкликання не вдається: І оригінальне повідомлення, і повідомлення про відкликання доступні в папці одержувача. Якщо одержувач відкриє вихідне повідомлення під час обробки запиту на відкликання, одержувачу буде повідомлено, що ви намагалися відкликати повідомлення. Але оригінальне повідомлення все ще доступне в їхній папці.
Незалежно від того, надіслали ви електронний лист із неправильними фактами чи їх недостатньо, Microsoft Outlook стане вашим рятівником. Згадайте повідомлення кількома кліками, і ніхто не стане розумнішим щодо вашої плутанини. Але пам’ятайте, діяти потрібно швидко, оскільки як тільки одержувач прочитає вашу пошту, сенсу не буде.