З вашого комп’ютера та хмарних служб сховища, як-от Google Drive і Dropbox
Однією з дивовижних функцій Microsoft Teams є легкість, з якою ви можете ділитися файлами в програмі. Ви можете поділитися з усіма членами вашої команди миттєво або приватно з будь-яким членом команди, щоб продовжувати працювати в повній гармонії. До файлів можна поділитися зі свого комп’ютера або з підтримуваної хмарної служби в Microsoft Teams.
Ще однією вражаючою особливістю Microsoft Teams є те, що вона також дозволяє з такою ж легкістю скасувати спільний доступ до будь-яких раніше наданих файлів. Після видалення файли, до яких не надано доступ, ніхто не зможе переглядати.
Як поділитися файлом з командою
Відкрийте програму Microsoft Teams на робочому столі або веб-переглядачі, перейшовши на teams.microsoft.com. За замовчуванням ви можете поділитися файлами на своєму комп’ютері або в обліковому записі Microsoft OneDrive.
Якщо ви хочете поділитися файлами з інших хмарних служб, таких як Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, вам доведеться додати їх до свого облікового запису Teams. Перейдіть до «Файли» на панелі навігації зліва.
Він покаже всі файли, якими поділилися всі ваші команди. У розділі Cloud Storage вже додано OneDrive. Якщо ви використовуєте OneDrive з обліковим записом Microsoft, який зараз використовується для Teams, весь ваш вміст Диска буде доступним для спільного використання в Teams. Щоб скористатися будь-яким іншим хмарним сервісом, натисніть «Додати хмарне сховище» у нижньому лівому куті екрана.
З’явиться екран із варіантами хмарних сервісів на вибір. Натисніть на послугу, якою ви хочете скористатися. Відкриється вікно входу. Увійдіть у свій обліковий запис. Якщо вхід пройшов успішно (вхід буде успішним, лише якщо той самий обліковий запис електронної пошти використовується як у хмарній службі, так і в Microsoft Teams), буде додано хмарну службу, і всі файли в хмарі стануть доступними для спільного використання.
Тепер перейдіть до «Команди» на панелі навігації ліворуч, виберіть команду, з якою ви хочете поділитися файлом, а потім виберіть канал, на який ви хочете надіслати файл.
У нижній частині екрана перейдіть до поля створення і натисніть значок «Прикріпити» (скріпка).
На екрані з'явиться спливаюче меню. Ви матимете можливість поділитися файлом із файлів, які вже спільно використовували в усіх командах і каналах, OneDrive чи інших службах хмарного сховища, або завантажити його зі свого комп’ютера. Виберіть потрібний варіант, а потім виберіть файл, яким хочете поділитися.
Файл з’явиться у вікні повідомлення. Дочекайтеся його завантаження; під час завантаження внизу буде зелена панель перебігу. Після завантаження файлу натисніть кнопку «Надіслати», щоб поділитися файлом.
Як видалити файл, надісланий команді
Ви також можете скасувати доступ до файлу, яким ви вже поділилися з командою. Відкрийте канал, до якого ви раніше поділилися файлом. Щоб відкрити канал, перейдіть до «Команди» на панелі навігації ліворуч, а потім виберіть канал під назвою команди.
Тепер відкрийте вкладку «Файли» на каналі. Вкладки – це швидкі посилання у верхній частині каналів. На вкладці «Файли» містяться всі файли, доступні на цьому каналі.
Знайдіть у списку файлів файл, який потрібно видалити, і наведіть на нього курсор. Поруч із назвою файлу з’явиться параметр «Показати дію» (значок із трьома крапками). Натисніть на нього. Потім у контекстному меню, що з’явиться, виберіть опцію «Видалити».
На екрані з’явиться діалогове вікно підтвердження. Натисніть «Так», щоб видалити файл.
Файл буде видалено з каналу та зі списку всіх файлів у розділі «Файли» на панелі навігації зліва. Більше ніхто з команди не матиме до нього доступу.
Як надавати приватний доступ до файлів у Microsoft Teams
Файли, якими ви ділитеся на каналі, надаються всім членам цієї команди. Якщо ви не хочете, щоб усі члени команди мали доступ до файлу, ви можете натомість поділитися ним приватно з окремою особою або групою осіб.
На панелі навігації ліворуч натисніть «Чат». Відкрийте чат контакту, якому ви хочете надіслати файл, або натисніть кнопку «Новий чат» угорі, щоб почати чат з новим контактом або створити нову групу. Потім у полі «Написати» натисніть значок «Вкласти» та виберіть файл, яким хочете поділитися. Ви можете надсилати файли лише з OneDrive або свого комп’ютера в приватних чатах.
Під час завантаження файлу під ним відображатиметься зелена панель перебігу. Коли файл буде завантажено у вікно повідомлення, тобто зелена смуга зникне, натисніть кнопку «Надіслати», щоб поділитися файлом.
Як видалити файл, надісланий приватно
Файли, надіслані приватно, можна скасувати з самого чату. Перейдіть до повідомлення з файлом, який ви хочете скасувати, і наведіть на нього курсор. Поверх повідомлення з’явиться рядок реакційних смайлів із значком «Більше параметрів» (меню з трьома крапками) в кінці. Натисніть на нього.
На екрані з'явиться контекстне меню. Виберіть опцію «Видалити». Повідомлення з файлом буде видалено з чату з обох сторін, і одержувач більше не матиме до нього доступу.
Примітка. Ви також можете видалити повідомлення, що містить файл, як ми робили вище для файлів, якими поділилися на каналі, але це призведе до видалення лише повідомлення, а не файлу. Файл все ще буде доступний на вкладці «Файли» та всі файли на панелі навігації зліва.
Висновок
Надання та скасування спільного доступу до файлів з усією командою або лише деякими членами команди в Microsoft Teams легко. А підтримка всіх основних служб хмарного сховища, таких як Dropbox і Google Drive, робить обмін файлами в Microsoft Teams ще зручнішим.